Prélèvements sur salaire

Qu’est-ce que les retenues sur salaire ?

 

EN BREF : Les retenues sur salaire désignent les montants prélevés sur le salaire brut d’un salarié avant le versement de son salaire net. Ces retenues peuvent être classées en deux grandes catégories : les retenues obligatoires, qui comprennent notamment l’impôt sur le revenu, les cotisations sociales et les cotisations de retraite exigées par la loi, et les retenues volontaires, qui peuvent concerner des cotisations supplémentaires à un régime de retraite ou des primes d’assurance auxquelles le salarié a consenti par écrit. Ensemble, ces retenues permettent de calculer la différence entre ce qu’un salarié gagne avant retenues et ce qu’il perçoit effectivement.

 

Comment fonctionnent les retenues sur salaire

 

Chaque fois qu’un employeur effectue le calcul des salaires, le salaire brut indiqué dans le contrat de travail ne correspond pas au montant qui est versé sur le compte bancaire de l’employé. Avant le versement, plusieurs retenues sont effectuées. Certaines sont obligatoires et sont directement versées aux administrations publiques ou aux caisses de sécurité sociale. D’autres font l’objet d’un accord entre l’employeur et l’employé et sont versées à des prestataires tiers, tels que des fonds de pension ou des compagnies d’assurance. Le montant restant après toutes ces retenues est appelé « salaire net ».

Voici comment se déroule généralement le processus de paie : tout d’abord, le salaire brut est calculé sur la base du salaire convenu ou en multipliant les heures travaillées par le taux horaire, auquel s’ajoutent les éventuels suppléments tels que les heures supplémentaires ou les primes. Ensuite, les retenues obligatoires sont calculées en appliquant les taux légaux en vigueur à la base salariale concernée. Viennent ensuite les retenues volontaires que le salarié a autorisées. Toutes ces retenues sont alors déduites du salaire brut pour obtenir le salaire net. Enfin, le salaire net est versé à l’employé, tandis que les montants retenus sont envoyés aux autorités ou prestataires concernés dans les délais impartis.

Salaire brut et salaire net

 

Le salaire brut désigne le montant total perçu par un salarié au cours d’une période de paie, avant toute retenue. Ce montant comprend le salaire de base, les heures supplémentaires, les primes, les commissions, les indemnités et le 13e mois. En revanche, le salaire net, souvent appelé « salaire net », correspond au montant qui est effectivement versé sur le compte bancaire du salarié après que toutes les retenues obligatoires et facultatives ont été effectuées. La différence entre le salaire brut et le salaire net met en évidence l’ensemble des retenues sur salaire pour cette période.

Éléments à prendre en compte concernant les périodes de paie

 

Les retenues sur salaire sont calculées séparément pour chaque période de paie. La fréquence du cycle de paie – qu’il soit hebdomadaire, bihebdomadaire, bimensuel ou mensuel – influe sur la manière dont ces retenues s’inscrivent dans les plafonds annuels. Prenons l’exemple de la cotisation à l’assurance-chômage suisse (ALV) : elle ne s’applique qu’aux revenus bruts ne dépassant pas 148 200 CHF par an. Si un employeur effectue le traitement des salaires sur une base mensuelle, il doit surveiller les revenus cumulés depuis le début de l’année de chaque employé afin de s’assurer qu’il cesse de prélever les cotisations ALV une fois ce plafond annuel atteint. S’il ne le fait pas, cela peut entraîner un prélèvement excédentaire, qui devra être corrigé et remboursé à l’employé.

Retenues sur le salaire des salariés et cotisations patronales

 

Un point essentiel à comprendre en matière de comptabilité salariale est la différence entre les retenues sur le salaire brut d’un salarié et les cotisations versées par l’employeur en plus de ce salaire brut. En Suisse, par exemple, les cotisations sociales AVS/AI/APG sont réparties à parts égales : 5,30 % sont prélevés sur le salaire brut du salarié, et l’employeur verse également 5,30 % supplémentaires dans le cadre de ses charges salariales. Alors que la retenue sur le salaire de l’employé réduit son salaire net, la cotisation de l’employeur n’apparaît pas sur la fiche de paie en tant que retenue ; il s’agit simplement d’un coût que l’entreprise doit prendre en charge. Il est essentiel de bien comprendre cette distinction pour modéliser avec précision le coût total de l’emploi.

 

 

Principaux types de retenues sur salaire

 

Les retenues sur salaire peuvent être classées en deux grandes catégories : les retenues obligatoires et les retenues volontaires. Chacune de ces catégories peut comporter des spécificités différentes selon le pays, la région, le secteur d’activité et le contrat de travail individuel.

Retenues obligatoires

 

Les retenues obligatoires sont incontournables et ne peuvent faire l’objet d’aucune négociation. Les employeurs ont l’obligation légale de calculer ces retenues avec précision, de les prélever sur le salaire brut et de les verser aux autorités compétentes dans les délais fixés par la loi. Les salariés n’ont pas la possibilité de s’y soustraire. Voici un aperçu des principaux types de retenues obligatoires :

• Retenue à la source : les employeurs calculent et retiennent l’impôt sur le revenu dû par les salariés pour chaque période de paie, en appliquant les taux d’imposition applicables ou, en Suisse, les barèmes cantonaux de l’impôt à la source pour les travailleurs étrangers.
• Assurance sociale (AVS/AI/APG en Suisse) : il s’agit des cotisations versées au régime national d’assurance vieillesse, invalidité et indemnités journalières. En Suisse, le taux total à la charge du salarié et de l’employeur s’élève à 10,60 %, réparti à parts égales (5,30 % chacun), sans plafond de revenu annuel.
• Assurance-chômage (ALV en Suisse) : il s’agit de cotisations versées à la caisse d’assurance-chômage. L’employé et l’employeur versent chacun 1,10 % du salaire brut sur les revenus ne dépassant pas 148 200 CHF par an (2024). De plus, une cotisation de solidarité de 0,50 % s’applique aux revenus de l’employé qui dépassent ce plafond.
• Retraite professionnelle (LPP en Suisse) : les cotisations à la caisse de pension du deuxième pilier sont obligatoires pour les salariés dont le salaire annuel est supérieur à 22 050 CHF (2024). Les taux de cotisation peuvent varier en fonction de l’âge du salarié et des règles spécifiques de la caisse, et l’employeur doit au minimum verser une cotisation équivalente à celle du salarié.
• Assurance accidents (LAA en Suisse) : les salariés prennent en charge les primes relatives à l’assurance accidents non professionnels (ANP), tandis que l’employeur prend en charge les primes de l’assurance accidents professionnels (AAP). Les taux de ces primes sont fixés par l’assureur et doivent être approuvés par l’Autorité fédérale de surveillance des marchés financiers.
• Saisies sur salaire : il s’agit de retenues ordonnées par un tribunal ou une autorité compétente afin de régler des dettes, des pensions alimentaires ou d’autres obligations légales. Elles sont obligatoires, que le salarié y consente ou non.

Retenues volontaires

 

Les retenues volontaires ne peuvent être effectuées qu’avec le consentement écrit explicite du salarié. Elles ne peuvent être mises en place ou maintenues sans qu’un accord signé ait été conclu. Voici quelques exemples courants de retenues volontaires :

• Épargne-retraite complémentaire (pilier 3a en Suisse) : il s’agit de cotisations versées sur un compte de retraite privé qui bénéficient d’avantages fiscaux. Les salariés peuvent demander à leur employeur de prélever ces cotisations directement sur leur salaire.
• Cotisations d’assurance maladie complémentaire : si l’employeur propose une assurance maladie collective ou participe à son financement, la part de la cotisation à la charge du salarié peut être déduite de sa fiche de paie.
• Primes d’assurance vie et invalidité : cette couverture complète les prestations minimales prévues par la LAA et est souscrite par l’employeur.
• Tickets-restaurant et transport subventionné : si l’employeur offre ces avantages, il peut en faire supporter une partie du coût à l’employé.
• Cotisations syndicales : si le salarié est membre d’un syndicat et a accepté que ses cotisations soient prélevées sur son salaire.
• Dons caritatifs prélevés sur le salaire : ce système permet de prélever régulièrement des dons destinés à des associations caritatives choisies sur le salaire net de l’employé et de les verser à ces associations par l’intermédiaire de l’employeur.

Déductions avant impôt et déductions après impôt

 

Le moment où une déduction est appliquée – avant ou après le calcul de l’impôt sur le revenu – peut avoir une incidence significative sur la dette fiscale nette d’un salarié. Les déductions avant impôt, telles que les cotisations de retraite et certaines cotisations sociales, réduisent le revenu imposable, ce qui diminue d’autant l’impôt sur le revenu dû. En revanche, les déductions après impôt, comme la plupart des primes d’assurance facultatives et les dons caritatifs, s’appliquent à un revenu déjà imposé, ce qui signifie qu’elles n’ont pas d’incidence sur la dette fiscale. En Suisse, par exemple, les cotisations de prévoyance LPP sont déduites avant le calcul de l’impôt sur le revenu, ce qui contribue à réduire le revenu imposable. De même, les cotisations au pilier 3a peuvent également réduire le revenu imposable tant au niveau cantonal que fédéral lorsqu’elles sont déclarées dans la déclaration d’impôt annuelle.

 

Formules de retenue sur salaire

 

Chaque retenue figurant sur un bulletin de paie est calculée à l’aide d’une formule spécifique, basée sur une assiette salariale donnée. Les formules présentées ci-dessous reflètent les pratiques suisses en matière de paie ainsi que les taux de cotisation légaux pour 2024. En maîtrisant ces formules, les équipes chargées de la paie peuvent garantir l’exactitude des calculs, et les employés peuvent interpréter leurs bulletins de paie en toute confiance.

 

Formules de calcul du salaire net de base

 

Formule 1 : salaire net Salaire net = Salaire brut – Retenues obligatoires – Retenues volontaires Il s’agit de la formule de base du calcul de la paie. Tous les montants figurant sur la fiche de paie découlent de cette relation. Le salaire net est le montant versé sur le compte bancaire du salarié.

Formule 2 : Rémunération brute Salaire brut = Salaire de base + Heures supplémentaires + Primes + Indemnités + Douzième mois Le salaire brut sert de base à tous les calculs de retenues. Il comprend l’ensemble des rémunérations imposables perçues au cours de la période de paie, avant toute retenue.

Formule 3 : Coût total de la main-d’œuvre Coût total de la main-d’œuvre = Salaire brut + Total des cotisations patronales Il s’agit là du coût réel de l’emploi du point de vue de l’employeur. Ce coût dépasse la rémunération brute d’un montant correspondant à la somme de toutes les cotisations sociales à la charge de l’employeur, qui s’ajoutent au salaire de l’employé sans en être déduites.

 

Formules de retenues obligatoires en Suisse (taux 2024)

 

Formule 4 : Cotisations salariales AVS/AI/APG AVS/AI/APG (salarié) = salaire brut × 5,30 % Pas de plafond de rémunération annuelle. Ce taux s’applique à la rémunération brute totale, y compris les primes et le 13e mois. L’employeur verse une cotisation équivalente de 5,30 % en plus de la rémunération brute. Taux combiné = 10,60 %.

Formule 5 : Cotisation salariale à l’assurance chômage (ALV) ALV (salarié) = MIN(salaire brut, 12 350 CHF/mois) × 1,10 % Plafond annuel des revenus = 148 200 CHF (12 350 CHF par mois en 2024). La déduction cesse dès que ce plafond est atteint au cours de l’année. Une surtaxe de solidarité de 0,50 % s’applique au salarié uniquement sur les revenus dépassant ce plafond.

Formule 6 : Cotisation salariale au régime de retraite professionnelle BVG Salaire assuré LPP = Salaire annuel brut – Déduction de coordination LPP (25 725 CHF/an) Cotisation LPP (salarié) = (Salaire assuré LPP / 12) × Taux d’épargne correspondant à la tranche d’âge Taux d’épargne par tranche d’âge (2024) : 25-34 ans = 7 %, 35-44 ans = 10 %, 45-54 ans = 15 %, 55-65 ans = 18 %. L’employeur doit verser une cotisation d’un montant au moins égal à celui de l’employé. Les primes de risque supplémentaires (invalidité, décès) sont fixées de manière indépendante par chaque caisse de retraite.

Formulaire 7 : Assurance accidents non professionnels de la NBU (salariés) NBU (salarié) = Salaire brut × Taux de cotisation NBU (propre à l’assureur, généralement compris entre 0,5 % et 1,5 %) Le taux de cotisation NBU est fixé par l’assureur et approuvé par l’Autorité fédérale de surveillance des marchés financiers. Il est entièrement à la charge du salarié et apparaît sous forme de retenue sur la fiche de paie. Les taux varient en fonction de l’assureur et de la classification de risque de l’employeur.

Formulaire 8 : Retenue à la source pour les salariés étrangers Quellensteuer = Gross Monthly Income x Applicable Cantonal Tariff Rate Le code tarifaire est attribué en fonction du canton de travail, de l’état civil (A = célibataire, B = marié, C = couple à double revenu, etc.), du nombre d’enfants à charge et de l’appartenance fiscale. Le taux est relevé dans le barème cantonal correspondant. Exemple : canton de Zurich, barème B0N, revenu mensuel brut de 10 833 CHF, taux approximatif de 10,5 % = 1 137,50 CHF retenus.

Formule 9 : Supplément de solidarité ALV (au-delà du plafond de revenus) Form 9: ALV Solidarity Surcharge (above the income threshold) Cette mesure s’applique uniquement à l’employé et ne concerne que les revenus dépassant le plafond annuel. Il n’y a pas de contribution de contrepartie de la part de l’employeur. La surtaxe est prélevée en plus de la cotisation standard de 1,10 % à l’ALV sur les revenus ne dépassant pas le plafond.

 

Formules de retenue volontaire

 

Formule 10 : Cotisation au pilier 3a (Suisse) Pillar 3a Max (salariés) = 7 056 CHF par an (2024) / Mensuel = 588 CHF Le montant maximal annuel des cotisations au pilier 3a pour les salariés affiliés à une caisse de pension s’élève à 7 056 CHF (2024). Pour les personnes non affiliées à une caisse de pension, la limite est fixée à 20 % du revenu net provenant d’une activité lucrative, dans la limite de 35 280 CHF. Les cotisations réduisent le revenu imposable au niveau cantonal et fédéral lorsqu’elles sont déclarées dans la déclaration d’impôt annuelle.

Formule 11 : Montant maximal de la saisie sur salaire (Suisse) Montant saisissable = salaire net – minimum vital (Existenzminimum) Le droit suisse en matière de poursuite et de faillite fixe un revenu minimum garanti (Existenzminimum ou betreibungsrechtliches Existenzminimum) en fonction de la composition du ménage et des frais fixes. Seul le montant dépassant ce minimum peut faire l’objet d’une saisie. Le revenu minimum est calculé par l’office des poursuites (Betreibungsamt) du canton concerné.

 

Exemple de calcul de retenue

 

Le tableau ci-dessous présente toutes les formules de retenue utilisées pour le calcul de la paie mensuelle d’un salarié en Suisse dont le salaire de base est de 10 000 CHF. Ce salarié est soumis à l’impôt à la source (barème B0N, canton de Zurich), appartient à la tranche d’âge de 35 à 44 ans au regard de la LPP et bénéficie de deux retenues volontaires. Tous les taux sont basés sur les chiffres légaux suisses pour 2024.

Worked Example: Swiss Monthly Payroll (CHF, 2024 rates)	Employee (CHF)	Employer (CHF)
SALAIRE BRUT
Base monthly salary	10,000.00
13th month accrual (1/12 x 10,000)	833.33
TOTAL GROSS PAY	10,833.33
MANDATORY DEDUCTIONS
AHV/IV/EO (5.30% x 10,833.33)	– 574.17	574.17
ALV unemployment (1.10% x 10,833.33)	– 119.17	119.17
BVG pension (employee share, age 35-44, ~10%)	– 469.00	469.00
NBU non-occ. accident insurance (~0.50%)	– 54.17
Quellensteuer (tariff B0N, Canton ZH ~10.5%)	– 1,137.50
TOTAL MANDATORY DEDUCTIONS	– 2,354.01	1,162.34
RETENUES OBLIGATOIRES (LÉGALES)
Pillar 3a contribution (employee-directed)	– 300.00
Supplementary health insurance top-up	– 80.00
TOTAL VOLUNTARY DEDUCTIONS	– 380.00
NET PAY (bank transfer to employee)	8,099.32
EMPLOYER CONTRIBUTIONS (additional cost on top of gross)
AHV/IV/EO (5.30%)		574.17
ALV (1.10%)		119.17
BVG pension (employer share)		469.00
SUVA occupational accident insurance		108.33
FAK family allowances (Canton ZH ~2.0%)		216.67
TOTAL EMPLOYER COST		1,487.34
TOTAL EMPLOYMENT COST (Gross + Employer contrib.)	10,833.33	12,320.67

Remarque concernant la LPP : salaire mensuel assuré au titre de la LPP = (120 000 CHF bruts annuels – 25 725 CHF de déduction de coordination) / 12 = 7 856,25 CHF. Avec un taux d’épargne de 10 % pour la tranche d’âge 35-44 ans, la cotisation d’épargne s’élève à 785,63 CHF/mois avant ajout des primes de risque. Le montant de 469 CHF indiqué ci-dessus est une illustration simplifiée. Les montants réels dépendent des règles spécifiques de la caisse de pension et de la répartition entre les composantes d’épargne et de risque.

 

Pourquoi les retenues sur salaire sont importantes pour les RH et les employeurs

 

La gestion rigoureuse des retenues sur salaire est une responsabilité cruciale tant pour les équipes des ressources humaines que pour celles des finances. Des erreurs dans le calcul des retenues, des retards dans les versements ou une classification erronée des employés peuvent entraîner de graves problèmes financiers et juridiques.

Sanctions financières en cas de non-respect

 

En Suisse, tant l’Administration fédérale des contributions que les autorités fiscales cantonales sont habilitées à infliger des amendes et des intérêts en cas de non-paiement ou de versement tardif des retenues à la source et des cotisations sociales. La caisse de compensation AVS, appelée « Ausgleichskasse », est chargée de contrôler les employeurs et peut exiger le paiement rétroactif de toute cotisation sous-déclarée. Si un employeur ne se conforme pas à ses obligations de manière répétée ou le fait intentionnellement, les sanctions peuvent atteindre, voire dépasser, le montant impayé. Pour les employeurs exerçant leurs activités dans plusieurs cantons, la situation se complique encore davantage, car l’autorité fiscale de chaque canton peut mener ses propres contrôles de manière indépendante.

Confiance et fidélisation des employés

 

Les erreurs de paie peuvent avoir un impact réel sur le montant que les employés perçoivent réellement. Si une retenue erronée fait que quelqu’un se retrouve avec un salaire net inférieur à ce qu’il devrait toucher, cela peut rapidement nuire à la confiance, surtout si l’erreur n’est pas détectée et corrigée avant le prochain jour de paie. Fournir des bulletins de paie toujours précis et transparents, détaillant chaque retenue ainsi que son taux et sa justification légale, contribue à renforcer la confiance dans le processus de paie de l’employeur et réduit le nombre de questions qui finissent par être adressées aux RH.

Complexité transfrontalière et intercantonale

 

Si vous êtes un employeur suisse dont le personnel travaille dans différents cantons, vous devrez effectuer des calculs distincts de l’impôt à la source pour chaque employé, en fonction de son lieu de travail et de son lieu de résidence. Chacun des 26 cantons suisses dispose de ses propres barèmes d’impôt à la source, et les taux d’imposition peuvent varier considérablement, même pour des employés percevant le même revenu. Pour les employeurs dont les employés sont mobiles à l’international ou font la navette transfrontalière (Grenzganger), la situation se complique encore davantage en raison de la convention de double imposition, qui définit quel pays est habilité à imposer le revenu et à quel taux.

 

Les retenues sur salaire dans différents pays

 

Si le principe de base des retenues sur salaire reste le même partout, les types de retenues, les taux appliqués et les obligations administratives peuvent varier considérablement d’un pays à l’autre. Cet aperçu met en avant les principaux marchés qui revêtent une importance particulière pour les entreprises opérant à l’international.

Suisse : le système des trois piliers

 

Le système de protection sociale suisse repose sur trois piliers principaux, chacun ayant ses propres implications en matière de charges sociales. Le premier pilier (AVS/AI/APG) est une assurance publique obligatoire qui couvre la vieillesse, l’invalidité et l’indemnisation du revenu. L’employeur et l’employé cotisent à parts égales à un taux de 5,30 %, et il n’y a pas de plafond de rémunération. Le deuxième pilier (LPP) est une prévoyance professionnelle obligatoire pour les salariés gagnant plus de 22 050 CHF par an (à partir de 2024). Les cotisations sont ici partagées entre l’employeur et le salarié, et elles ont tendance à augmenter avec l’âge des salariés. Enfin, le pilier 3a propose une épargne-retraite privée facultative avec des avantages fiscaux, que les salariés peuvent gérer via leur paie, bien que les employeurs soient uniquement chargés de faciliter la déduction, et non de cotiser.

Outre ces trois piliers, les retenues sur salaire en Suisse comprennent également l’assurance-chômage (ALV), l’assurance-accidents (ANP) et l’impôt à la source (Quellensteuer) pour les salariés étrangers éligibles. Les cotisations aux allocations familiales (FAK) sont à la charge exclusive de l’employeur et n’apparaissent pas comme des retenues pour les salariés. La combinaison de ces différents éléments, chacun ayant ses propres taux, bases de calcul et délais de paiement, rend la gestion de la paie en Suisse particulièrement complexe pour les employeurs internationaux.

Deduction Type	Employee Rate (2024)	Employer Rate (2024)	Annual Earnings Cap
AHV/IV/EO (state insurance)	5.30%	5.30%	None
ALV (unemployment)	1.10%	1.10%	CHF 148,200
ALV solidarity surcharge	0.50%	None	Above cap only
BVG (occupational pension)	Age-dependent: 7%-18%	At least equal to employee	BVG coordination deducted first
NBU accident insurance	Insurer rate (~0.5%-1.5%)	None (employee bears)	None
BU occupational accident	None	Insurer rate (employer bears)	None
FAK family allowances	None	~1.5%-3.0% (canton-dependent)	None
Quellensteuer (source tax)	Cantonal tariff (varies)	None	Varies by tariff

 

Allemagne

 

Les retenues sur salaire en Allemagne comprennent l’impôt sur le salaire (Lohnsteuer), qui est prélevé en fonction de la classe d’imposition du salarié ; il existe six classes qui tiennent compte de l’état civil et de la situation familiale. Le cas échéant, il y a également l’impôt ecclésiastique (Kirchensteuer). En outre, il existe quatre types d’assurance sociale : l’assurance maladie obligatoire (Krankenversicherung) avec un taux de base d’environ 14,6 % réparti à parts égales, l’assurance dépendance (Pflegeversicherung) à 3,4 % (avec un taux légèrement plus élevé pour les personnes sans enfants), l’assurance retraite obligatoire (Rentenversicherung) à 18,6 % répartie à parts égales, et l’assurance chômage (Arbeitslosenversicherung) à 2,6 % également répartie à parts égales. Chacune de ces branches a son propre plafond de rémunération, qui est actualisé chaque année.

 

Royaume-Uni

 

En ce qui concerne les retenues sur salaire au Royaume-Uni, il convient de garder à l’esprit quelques éléments clés. Tout d’abord, l’impôt sur le revenu est prélevé via le système PAYE, qui utilise le code fiscal de l’employé. Viennent ensuite les cotisations d’assurance nationale, fixées à 8 % pour les revenus compris entre le seuil primaire de 12 570 GBP par an (pour 2024/25) et le plafond de 50 270 GBP par an. Si vos revenus dépassent ce seuil, le taux tombe à 2 %. Les employeurs ont également leur part à payer, avec des cotisations d’assurance nationale à un taux de 13,8 % pour les revenus supérieurs au seuil secondaire. De plus, des cotisations de retraite à adhésion automatique sont prélevées, avec un minimum de 5 % pour l’employé et de 3 % pour l’employeur, sur la base des revenus éligibles.

 

États-Unis

 

En ce qui concerne les retenues obligatoires aux États-Unis, plusieurs éléments clés entrent en jeu. Tout d’abord, il y a la retenue à la source de l’impôt fédéral sur le revenu, dont le montant est déterminé par les choix indiqués par le salarié sur son formulaire W-4. Vient ensuite la cotisation de sécurité sociale, qui s’élève à 6,2 % sur les revenus inférieurs ou égaux à 168 600 $ pour l’année 2024. Vient ensuite la cotisation Medicare, au taux de 1,45 %, sans plafond ; de plus, si vous gagnez plus de 200 000 $, une surtaxe supplémentaire de 0,9 % s’applique. N’oubliez pas l’impôt sur le revenu de l’État, qui varie considérablement ; certains États n’ont pas d’impôt sur le revenu du tout, tandis que d’autres ont des taux progressifs et leurs propres barèmes de retenue à la source. En outre, les retenues volontaires pour des éléments tels que l’assurance maladie, les régimes dentaires et les cotisations 401(k) peuvent souvent être déduites avant imposition, grâce aux règles du plan cafétéria de la section 125.

 

Prélèvements sur salaire vs retenues à la source

 

Les termes « retenues sur salaire » et « prélèvements sur salaire » sont souvent utilisés comme s’ils avaient la même signification, mais ils désignent en réalité des concepts apparentés qui ne sont pas tout à fait identiques. Il est important de bien comprendre cette différence pour assurer une gestion efficace de la paie, une communication claire avec les employés et une déclaration réglementaire précise.

Feature	Payroll Deductions	Payroll Withholdings
Scope	Broad: all amounts subtracted from gross pay	Narrow: specifically tax amounts held back for a government authority
Mandatory vs. voluntary	Includes both mandatory and voluntary items	Generally mandatory and legally required
Beneficiary	May benefit the employee directly (e.g., pension savings)	Funds remitted to a government body
Tax timing	Can be pre-tax or post-tax depending on type	Almost always applied before income tax finalisation
Employee authority	Voluntary deductions require written employee consent	Withholdings are dictated by law; employee cannot opt out
Examples	BVG pension, health insurance top-up, union dues, Quellensteuer	Quellensteuer, AHV/IV/EO employee share, ALV
Payslip presentation	All deductions shown as individual line items	Tax withholdings typically grouped or shown separately from social contributions

En termes simples, toutes les retenues à la source sont considérées comme des déductions, mais toutes les déductions ne constituent pas nécessairement des retenues à la source. Par exemple, la Quellensteuer est à la fois une déduction et une retenue à la source. En revanche, une cotisation au pilier 3a prélevée sur le salaire est une déduction, mais elle n’entre pas dans la catégorie des retenues à la source. Il est important que les services de paie suisses s’assurent que leurs modèles de fiches de paie distinguent clairement ces deux catégories afin de rester en conformité avec la réglementation suisse en matière de fiches de paie, telle que définie à l’article 323b du Code des obligations.

 

Bonnes pratiques pour la gestion des retenues sur salaire

 

Tenir un registre centralisé des retenues

Veillez à consigner chaque type de retenue applicable à chaque employé. Cela implique de noter la base légale, le taux applicable ou le montant fixe, la date d’entrée en vigueur, ainsi que la date et le destinataire des versements. Ce registre est indispensable pour disposer d’une piste d’audit claire permettant d’expliquer les retenues aux employés, aux contrôleurs de l’AVS ou aux autorités fiscales cantonales. De plus, il constitue votre référence pour rapprocher les retenues figurant sur les fiches de salaire avec les montants versés chaque mois à chaque autorité.

Obtenir une autorisation écrite pour toutes les retenues volontaires

Avant de mettre en place toute retenue volontaire, veillez à obtenir un formulaire d’autorisation signé par l’employé. Ce formulaire doit clairement indiquer le type de retenue, le montant ou le taux, la fréquence des prélèvements et le destinataire des versements. Se fier à des accords verbaux ne suffit pas et peut vous exposer à des risques si l’employé conteste ultérieurement la retenue. Conservez ces autorisations écrites en lieu sûr, mettez-les à jour chaque fois que les conditions changent et veillez à les annuler rapidement si un employé décide de mettre fin à une retenue volontaire ou quitte l’entreprise.

Mettre à jour tous les taux et seuils au début de chaque année civile

Chaque année, les taux des assurances sociales suisses, les seuils LPP, les déductions de coordination, les plafonds de revenu AC, les barèmes cantonaux de l’impôt à la source et les plafonds de cotisation du pilier 3a sont tous révisés. Il est essentiel d’appliquer ces nouveaux taux dès le 1er janvier dans le cadre du processus de clôture de paie de fin d’année. Si vous n’appliquez pas les taux actualisés dès le premier cycle de paie de la nouvelle année, vous risquez de vous retrouver avec des sur- ou sous-prélèvements cumulés pour chaque période de paie suivante. Cela doit non seulement être corrigé, mais pourrait également entraîner des intérêts et des pénalités si cela affecte les versements aux autorités.

Rapprocher les retenues avant le versement à chaque cycle de paie

Avant de verser les montants retenus aux autorités compétentes ou aux prestataires concernés, il est essentiel d’établir un rapport de rapprochement. Ce rapport doit comparer les retenues calculées pour chaque salarié au cours de la période de paie en cours avec les montants attendus, tels qu’ils ressortent du registre des retenues et des taux applicables. Si vous constatez des écarts, veillez à les examiner avant la date limite de versement. Adopter une approche proactive en matière de rapprochement permet d’éviter que les erreurs ne s’accumulent au fil du temps et fournit une preuve documentée de votre diligence en cas d’audit.

Fournir des bulletins de paie clairs et détaillés pour chaque retenue

Conformément à la législation suisse, les employeurs sont tenus de fournir un bulletin de paie écrit à chaque versement de salaire, comme le prévoit l’article 323b du Code des obligations. Chaque retenue doit être clairement indiquée sur une ligne distincte, en précisant le type de retenue, le taux ou le montant appliqué, ainsi que la base salariale utilisée. La clarté des bulletins de paie permet non seulement de réduire le nombre de demandes de renseignements de la part des employés, mais aussi de leur donner les moyens de vérifier eux-mêmes leurs retenues. De plus, cela démontre que l’employeur respecte ses obligations en matière de fiches de paie, ce qui peut s’avérer crucial en cas de litige social ou de contrôle réglementaire.

 

Comment Applic8 gère les retenues sur salaire

 

La plateforme As1 d’Applic8 gère les retenues sur salaire en les regroupant au sein d’un cadre global normalisé, indépendamment de la législation locale ou du prestataire de services de paie utilisé.

 

• Global Compensation Tree (GCT) : cette technologie exclusive fait office de « plan comptable global » pour la gestion de la paie. Elle permet aux entreprises de classer et de regrouper les différents codes de retenues provenant de divers pays au sein d’une structure unique et uniforme, offrant ainsi une visibilité totale.
• Moteur basé sur des règles : la plateforme intègre un moteur de calcul automatisé comprenant plus de 60 fonctions spécialisées en matière de paie. Ce moteur automatise les retenues et les cotisations complexes, garantissant ainsi qu’elles respectent la logique propre à chaque pays.
• Consolidation des montants bruts et nets : As1 automatise la collecte des résultats bruts et nets provenant de plus de 50 prestataires de paie locaux différents. Cela permet au système d’intégrer et de stocker toutes les données relatives aux retenues dans une base de données unique et unifiée, garantissant ainsi la précision des rapports et de la comptabilité globale.
• Conformité spécifique à la Suisse : pour la gestion de la paie en Suisse, le système prend en charge de manière native les cadres réglementaires obligatoires complexes du pays, notamment l’AVS/AHV (sécurité sociale), la LPP/BVG (prévoyance professionnelle), la LAA/UVG (assurance-accidents) et la LAMal/KVG (assurance-maladie).
• Calculs de salaire brut : la plateforme permet d’effectuer des calculs de salaire brut : l’utilisateur saisit un montant net souhaité et le système détermine automatiquement le salaire brut correspondant en calculant a posteriori les retenues nécessaires.
• Validation et transparence : toutes les retenues font l’objet d’une validation automatisée fondée sur des règles afin de garantir le respect des règles métier de l’entreprise. Ces montants sont ensuite clairement indiqués sur des bulletins de paie multilingues à l’effigie de l’entreprise, accompagnés d’un détail complet du calcul du brut au net à l’intention du salarié.
• Intégration comptable : une fois les retenues finalisées, la plateforme génère automatiquement les écritures de paie et les imputations de coûts au grand livre pour les systèmes financiers de l’entreprise.

Foire aux questions sur les retenues sur salaire

 

Comment les retenues sur salaire sont-elles calculées ?

 

Les retenues obligatoires sont calculées en appliquant un taux fixé par la loi à la base salariale applicable. Par exemple, les cotisations AVS/AI/APG sont calculées à hauteur de 5,30 % du salaire brut total, sans plafond. L’assurance-chômage AC est fixée à 1,10 % du salaire brut, mais uniquement jusqu’à concurrence de 148 200 CHF par an. Quant aux cotisations de prévoyance LPP, elles sont basées sur le salaire assuré LPP, qui correspond au salaire annuel brut moins la déduction de coordination LPP de 25 725 CHF pour 2024, en utilisant le taux d’épargne correspondant à la tranche d’âge. L’impôt à la source est déterminé en appliquant le taux cantonal au revenu mensuel brut. Quant aux retenues volontaires, il peut s’agir de montants fixes ou de pourcentages approuvés par l’employé. Toutes ces retenues sont ensuite déduites du salaire brut pour obtenir le salaire net.

 

Quelle est la différence entre une retenue sur salaire et une cotisation prélevée sur le salaire ?

 

Une retenue sur salaire correspond au montant prélevé sur le salaire brut de l’employé avant le calcul du salaire net, ce qui réduit de fait le montant net perçu. En revanche, une cotisation salariale est un montant supplémentaire que l’employeur verse en plus du salaire brut, ce qui alourdit le coût global de l’emploi. En Suisse, l’employeur et l’employé cotisent tous deux à l’AVS/AI/APG et à l’AC au même taux, mais seule la part de l’employé apparaît sur la fiche de paie sous forme de retenue. La part de l’employeur représente un coût supplémentaire pour l’entreprise et figure dans les rapports sur les charges salariales de l’employeur, et non sur la fiche de paie de l’employé.

 

Les retenues sur salaire sont-elles identiques dans tous les cantons suisses ?

 

En ce qui concerne les cotisations aux assurances sociales fédérales telles que l’AVS/AI/APG, l’AC et la LPP, elles sont uniformes dans les 26 cantons et s’appliquent selon les taux nationaux. Mais qu’en est-il des taux de l’impôt à la source (Quellensteuer) ? Ceux-ci peuvent varier considérablement d’un canton à l’autre. Chaque canton dispose de ses propres barèmes, et le taux applicable à un employé dépend de plusieurs facteurs, notamment son lieu de travail, son état civil, le nombre d’enfants qu’il a, son niveau de revenu et son affiliation fiscale. Si un employeur a des employés dans différents cantons, il doit calculer la Quellensteuer différemment pour chacun d’entre eux. De plus, les cotisations aux allocations familiales varient également d’un canton à l’autre, les taux FAK se situant entre environ 1,5 % et 3,0 % du salaire brut, selon le canton.

 

Un salarié peut-il refuser les retenues sur salaire ?

 

Malheureusement, les retenues obligatoires ne peuvent pas être supprimées. Elles sont imposées par la loi ; les employeurs sont donc tenus de les prélever et de les verser, quel que soit l’accord de l’employé. En revanche, les retenues volontaires peuvent être annulées par l’employé au moyen d’un avis écrit, mais celui-ci doit tenir compte des clauses contractuelles, telles que les périodes minimales d’engagement pour les polices d’assurance. Une fois qu’un employé a soumis par écrit une demande d’annulation d’une retenue volontaire, l’employeur est tenu de traiter cette annulation lors du prochain cycle de paie. S’il continue à prélever des retenues après l’annulation par l’employé, cela serait considéré comme une retenue illégale sur le salaire.

 

Que se passe-t-il si les retenues sur salaire sont mal calculées ?

 

Si les montants obligatoires sont sous-prélèvementés, cela signifie que l’employeur n’a pas versé la totalité de la somme à l’autorité compétente. L’employeur est le premier responsable du déficit, y compris des intérêts et des pénalités imposés par la caisse de compensation AVS ou l’administration fiscale cantonale. À l’inverse, un surprélèvement signifie que le salarié perçoit un salaire net inférieur à ce qu’il aurait dû recevoir. Le montant excédentaire doit être remboursé à l’employé, généralement lors du cycle de paie suivant. Des erreurs persistantes, qu’il s’agisse de sous-prélèvements ou de surprélèvements, peuvent entraîner un contrôle de l’employeur et, en cas de non-respect intentionnel, engager la responsabilité personnelle du responsable de la paie ou des dirigeants de l’entreprise.