Qu’est-ce qu’un employeur officiel (EOR) ?
Un « employeur officiel » (EOR) est une organisation tierce qui devient l’employeur légal d’un salarié pour le compte d’une entreprise cliente. L’EOR gère les contrats de travail, la paie, les cotisations sociales et la conformité réglementaire dans le pays du salarié. C’est l’entreprise cliente qui dirige le travail. Cela permet de recruter à l’international sans avoir à créer d’entité juridique locale.
Comment fonctionne un « employeur de référence » ?
- Un accord d’« Employer of Record » (EOR) implique trois parties : le travailleur, l’EOR et l’entreprise cliente. L’EOR signe le contrat de travail avec le salarié conformément à la législation du pays de ce dernier et est enregistré auprès des autorités fiscales et de sécurité sociale locales en tant qu’employeur légal. L’entreprise cliente conclut un contrat de services commerciaux distinct avec l’EOR et définit les activités quotidiennes, les normes de performance et les résultats attendus du salarié. L’EOR facture à l’entreprise cliente le coût brut de l’emploi, majoré de frais de service.
- Le modèle EOR apporte une réponse à un défi majeur du recrutement international : embaucher un collaborateur dans un pays où l’entreprise qui recrute ne dispose d’aucune entité juridique. Sans entité locale, une entreprise ne peut légalement gérer la paie, verser les cotisations sociales ni signer un contrat de travail exécutoire au regard du droit du travail local. L’enregistrement en tant qu’employeur local dont dispose l’EOR lève cet obstacle, permettant ainsi à l’entreprise cliente de commencer à embaucher du personnel dans un nouveau pays en quelques jours, au lieu des mois nécessaires à la création d’une filiale à l’étranger.
Quelle est l’importance de l’employeur légal mentionné sur votre contrat de travail ?
L’employeur légal mentionné dans votre contrat de travail est important, car il détermine quelle entité est légalement responsable de vos droits en matière d’emploi, des obligations liées à la paie et du respect de la législation locale du travail. Dans le cadre d’un accord d’« employeur officiel » (Employer of Record, EOR), l’EOR est l’employeur légal officiel enregistré auprès des autorités gouvernementales et réglementaires du pays du salarié.
En tant qu’employeur légal, l’EOR est chargé d’établir le contrat de travail, de veiller au respect des obligations légales, de gérer la paie, de s’occuper des cotisations fiscales et sociales, et d’assurer les avantages et protections prévus par la loi. L’entreprise cliente gère les activités quotidiennes et les performances du salarié, mais ne devient pas l’employeur légal.
Cette distinction apporte de la clarté à toutes les parties. Le salarié sait quelle entité est responsable du respect de ses droits en matière d’emploi, tandis que l’entreprise cliente peut recruter à l’international sans avoir à créer d’entité juridique locale ni à assumer directement les obligations liées à l’emploi dans cette juridiction.
Comment un employeur officiel gère-t-il la gestion des salaires, les impôts et le respect des obligations en matière de sécurité sociale ?
L’EOR se charge de la gestion de la paie du salarié à chaque période de paie : il calcule le salaire brut, applique toutes les retenues légales, y compris l’impôt sur le revenu et les cotisations sociales, établit un bulletin de paie conforme à la réglementation locale et verse le salaire net sur le compte bancaire du salarié. L’EOR reverse l’ensemble des cotisations sociales patronales et salariales ainsi que les retenues fiscales aux autorités compétentes dans les délais légaux applicables. L’entreprise cliente reçoit une facture unique et consolidée, ce qui lui évite d’avoir à gérer de multiples inscriptions locales et obligations déclaratives auprès de différentes autorités.
En Suisse, cela implique notamment de s’inscrire auprès de la caisse cantonale de compensation pour les cotisations AVS/AI/APG et AC, d’adhérer à une caisse de pension LPP, de souscrire auprès d’un assureur accidents agréé par la SUVA et de s’enregistrer auprès de l’administration fiscale cantonale pour le prélèvement à la source (Quellensteuer) des travailleurs étrangers éligibles. Chacune de ces inscriptions s’accompagne d’une procédure de mise en place initiale, d’obligations de déclaration régulières et d’exigences de rapprochement annuel, dont la gestion incombe entièrement à l’EOR.
Avantages sociaux, congés et droits légaux
L’EOR est chargé de garantir à l’employé l’ensemble des droits légaux prévus dans son pays. Cela comprend le congé annuel minimum rémunéré (quatre semaines par an en Suisse, conformément à l’article 329a du Code des obligations), l’indemnité de maladie, le congé parental, l’assurance accidents du travail, ainsi que toutes les prestations complémentaires obligatoires prévues par les conventions collectives applicables. Lorsqu’un travailleur prend un congé légal, l’EOR gère les démarches administratives, demande le remboursement des frais légaux auprès de l’autorité compétente et veille au maintien de la protection de l’emploi pendant toute la durée du congé.
Comment fonctionne la structure à deux parties dans le cadre d’un accord d’« employeur officiel » ?
Bien que l’EOR soit l’employeur légal, l’entreprise cliente conserve le contrôle opérationnel total sur le salarié. Le client fixe les objectifs, attribue les tâches, détermine les méthodes de travail dans les limites légales et gère les performances au quotidien. Cette double structure est légalement reconnue dans la plupart des juridictions, à condition que l’EOR s’acquitte véritablement de ses obligations d’employeur plutôt que de fonctionner comme un simple intermédiaire administratif passif. Si une autorité constate que l’EOR est un montage fictif destiné à contourner le droit du travail local, l’entreprise cliente peut être considérée comme le véritable employeur, ce qui l’expose à toutes les responsabilités que ce montage visait à éviter.
Formules de calcul des coûts de l’EOR et analyse du seuil de rentabilité
Il est essentiel pour les équipes financières chargées d’évaluer les options de recrutement à l’international de bien comprendre la structure des coûts d’un contrat EOR. Les formules suivantes permettent aux entreprises de calculer le coût total lié à l’embauche d’un salarié via un contrat EOR et de déterminer à partir de quel nombre d’effectifs la création d’une entité locale devient plus rentable.
Formules de calcul des coûts de l’EOR
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Formule 1 : Coût mensuel total de l’EOR par employé
| Coût mensuel total de l’EOR = Salaire mensuel brut + Cotisations sociales à la charge de l’employeur + Provision pour le 13e mois + Frais de service de l’EOR
Cotisations sociales patronales en Suisse = AVS/AI/APG 5,30 % + AC 1,10 % + part patronale LPP (env. 8 %) + SUVA/AI + CAF (env. 3,5 %) = environ 18 % à 20 % du salaire brut. Les frais de service liés à l’EOR varient généralement entre 8 % et 15 % du salaire brut, selon le pays et le prestataire. Exemple : 10 000 CHF bruts + 1 900 CHF de cotisations + 833 CHF (13e mois) + 1 000 CHF de frais = 13 733 CHF par mois. |
Permet d’estimer le coût mensuel total lié à l’emploi d’un salarié par l’intermédiaire d’un « Employer of Record » (EOR). Ce montant comprend le salaire brut du salarié, les cotisations sociales obligatoires à la charge de l’employeur, une provision mensuelle pour le 13e mois (le cas échéant) et les frais de service facturés par l’EOR pour la gestion de la paie, la conformité réglementaire et l’administration du contrat de travail.
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Formule 2 : Multiplicateur du coût total de l’emploi EOR
| Multiplicateur des coûts EOR = (Salaire brut + Cotisations patronales + 13e mois) / Salaire brut
Ce ratio indique de combien le salaire brut est multiplié par les charges patronales avant les frais d’EOR. En Suisse : (10 000 + 1 900 + 833) / 10 000 = 1,27x. En ajoutant les frais EOR (estimés à 10 %) : 1,37x. Chaque franc suisse de salaire brut coûte environ 1,37 franc suisse en dépenses EOR totales pour un travailleur suisse. |
Cet indicateur montre de combien le coût total de l’emploi pour l’employeur dépasse le salaire brut du salarié avant prise en compte des frais de service de l’EOR. Il permet d’estimer le coût réel de l’emploi d’un salarié en tenant compte des cotisations patronales obligatoires et de la constitution du 13e mois. L’intégration des frais de service de l’EOR fournit le multiplicateur de coût global nécessaire à l’établissement du budget et aux comparaisons de coûts.
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Formule 3 : Coût annuel de l’EOR par rapport au coût de l’entité
| Annual EOR Cost = (Gross Annual Salary x EOR Cost Multiplier) + EOR Annual Service Fee Annual Entity Cost = Gross Annual Salary x Employment Cost Multiplier + Fixed Entity Overhead
Les frais généraux fixes d’une entité comprennent les frais de constitution (amortis), la comptabilité et l’audit annuels, le siège social, les frais liés à la direction et les frais administratifs internes. En Suisse, les frais généraux fixes d’une entité varient généralement entre 30 000 et 50 000 CHF par an pour une entité de taille minimale. Utilisez cette formule pour déterminer quel modèle est le plus économique pour un effectif donné. |
Compare le coût annuel lié à l’emploi de salariés par l’intermédiaire d’un « employeur de référence » (EOR) à celui lié à l’embauche via une entité juridique établie localement. Alors que le modèle EOR inclut des frais de service, le modèle de l’entité juridique ajoute des coûts d’exploitation fixes tels que la création de la société, la comptabilité, la mise en conformité et l’administration. Cela permet d’identifier l’option la plus rentable à mesure que les effectifs augmentent.
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Formule 4 : EOR par rapport à l’effectif d’équilibre de l’entité
| Effectif d’équilibre = Frais généraux annuels fixes de l’entité / (Coût EOR par employé et par an)
À partir de cet effectif, le coût des frais liés à l’EOR équivaut aux frais généraux fixes liés à la gestion d’une entité locale. En dessous de ce seuil, l’EOR est plus économique. Au-delà, l’entité est plus économique. Exemple : frais généraux fixes de l’entité 41 000 CHF / frais EOR par employé 12 000 CHF/an = 3,4 employés. Dès que l’effectif en Suisse dépasse environ 10 à 15 employés, les coûts de l’entité par travailleur deviennent généralement inférieurs aux frais EOR courants. |
Permet d’estimer le nombre d’employés à partir duquel il devient plus rentable de conserver une entité juridique locale plutôt que de recourir à un « Employer of Record » (EOR). En dessous du seuil de rentabilité, l’EOR constitue généralement l’option la moins coûteuse, car elle permet d’éviter les coûts fixes liés à l’entité. Au-delà de ce seuil, la répartition des frais généraux fixes de l’entité sur un plus grand nombre d’employés rend généralement le modèle de l’entité plus économique.
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Formule 5 : Seuil de risque lié à l’établissement stable (à titre indicatif)
| Le risque lié au PE augmente lorsque : la durée est supérieure à 12 mois ET que les travailleurs génèrent des revenus imputables à l’entreprise cliente
La plupart des conventions fiscales suisses et de l’OCDE prévoient un critère de durée de 12 mois pour déterminer l’existence d’un établissement stable. Si les travailleurs en EOR exercent des activités génératrices de revenus (ventes, développement commercial, exécution de contrats), les conseillers fiscaux de l’entreprise cliente doivent évaluer le risque d’établissement stable dès que la mission dépasse une durée de 6 à 12 mois. Il ne s’agit pas d’une formule précise, mais d’un seuil de risque qui devrait déclencher un examen fiscal formel. |
Il ne s’agit pas d’une formule mathématique stricte, mais d’un indicateur de risque utilisé dans le cadre de la conformité fiscale internationale. Conformément aux principes fiscaux communs alignés sur ceux de l’OCDE et à de nombreuses interprétations des conventions fiscales suisses, une activité soutenue dans le temps, associée à des fonctions génératrices de revenus, peut exposer l’entreprise cliente au risque de voir se constituer un « établissement stable ». Lorsque la durée des missions avoisine les 6 à 12 mois, en particulier dans le cadre de fonctions à caractère commercial, cela déclenche généralement un examen fiscal formel visant à déterminer si le client peut être considéré comme ayant une présence imposable dans cette juridiction.
Comparaison des coûts entre l’EOR et l’entité
Le tableau ci-dessous présente une comparaison des coûts pour la première année entre l’embauche d’un salarié en Suisse par l’intermédiaire d’un « Employer of Record » (EOR) et l’emploi du même salarié par le biais d’une entité juridique suisse nouvellement créée. Cette comparaison se base sur un salaire de base mensuel de 10 000 CHF et inclut les cotisations patronales obligatoires, les coûts habituels liés à l’emploi ainsi que les frais administratifs supplémentaires associés à chaque approche. Tous les calculs sont basés sur les taux légaux suisses en vigueur en 2024 et sur les coûts estimés du marché pour les services EOR et la gestion de l’entité.
| Cost Component (1 employee, CHF 10,000/month base) | Via EOR (Year 1, CHF) | Own Entity (Year 1, CHF) |
| EMPLOYMENT COSTS | ||
| Gross annual salary (12 months) | 120,000 | 120,000 |
| 13th month payment | 10,000 | 10,000 |
| AHV/IV/EO employer (5.30%) | 6,890 | 6,890 |
| ALV employer (1.10%) | 1,430 | 1,430 |
| BVG pension employer share (est. 8%) | 10,400 | 10,400 |
| SUVA + FAK (est. 3.5%) | 4,550 | 4,550 |
| TOTAL EMPLOYMENT COST | 153,270 | 153,270 |
| EOR SERVICE FEE vs. ENTITY OVERHEAD | ||
| EOR service fee (est. 8-12% of gross salary) | 10,800 | |
| Legal entity setup (legal, notary, registration) | 12,000 | |
| Annual accounting, audit, and tax compliance | 15,000 | |
| Registered office and directorship | 8,000 | |
| HR admin and payroll system internal costs | 6,000 | |
| TOTAL OVERHEAD | 10,800 | 41,000 |
| TOTAL YEAR 1 COST | 164,070 | 194,270 |
| Cost difference (EOR saving in Year 1) | CHF 30,200 lower | |
| Break-even point (EOR vs. own entity) | Approximately 10-15 employees | |
Le tableau ci-dessous compare le coût total, sur la première année, de l’emploi d’un travailleur suisse percevant un salaire de base de 10 000 CHF par mois, selon qu’il est employé par l’intermédiaire d’un prestataire de services de gestion des ressources humaines (EOR) ou par une entité juridique suisse nouvellement créée. Tous les chiffres sont calculés sur la base des taux légaux suisses en vigueur en 2024.
Pourquoi un EOR est-il important pour les entreprises en pleine croissance ?
Le modèle EOR s’est considérablement développé au cours de la dernière décennie, les entreprises ayant adopté le travail à distance et les équipes dispersées, et cherchant à accéder à des talents internationaux sans avoir à supporter le temps et les coûts liés à la création de sociétés à l’étranger. Pour les équipes des ressources humaines, des finances et du service juridique, il est essentiel de comprendre quand et pourquoi un prestataire EOR apporte une réelle valeur ajoutée.
Comment un EOR permet-il d’accélérer le recrutement ?
Un « employeur officiel » (EOR) évite d’avoir à créer une entité locale en s’appuyant sur son infrastructure juridique existante et son statut d’employeur enregistré. Cela permet aux entreprises de recruter des salariés dans un nouveau pays en quelques jours seulement. Dans ce modèle, l’EOR fait office d’employeur légal, tandis que l’entreprise cliente conserve le contrôle total sur les responsabilités quotidiennes du salarié et la gestion de ses performances.
Comment un prestataire de services de recrutement (EOR) permet-il de réduire les risques liés à la conformité en matière d’emploi de travailleurs étrangers ?
Le respect du droit du travail dans une juridiction étrangère exige une connaissance actualisée de la législation locale, de la jurisprudence, des conventions collectives et des pratiques réglementaires. Tout manquement expose l’entreprise à des poursuites devant les tribunaux du travail, à des sanctions réglementaires et à une atteinte à sa réputation. Un prestataire de services d’emploi (EOR) spécialisé dans un pays donné dispose de ces connaissances et les applique à chaque relation de travail qu’il gère, transférant ainsi une part importante du risque lié à la conformité de l’entreprise cliente vers l’EOR. Ce transfert de risque n’est toutefois efficace que si l’entreprise cliente choisit un EOR disposant d’une véritable expertise opérationnelle dans la juridiction concernée et procède à une vérification préalable appropriée.
Dans quels cas le recours à un prestataire de services d’externalisation (EOR) est-il plus rentable pour les petites équipes internationales ?
Les frais généraux fixes d’une entité juridique étrangère (comptabilité, audit, siège social, administration) s’élèvent généralement entre 30 000 et 50 000 CHF par an en Suisse pour une entité de taille minimale. Pour une entreprise comptant moins de dix employés en Suisse, ce coût fixe par employé dépasse largement les frais liés au service EOR. Le modèle EOR est économiquement plus avantageux pour les petites équipes, car il transforme les frais généraux fixes de l’entité en un coût variable par employé qui évolue linéairement avec les effectifs.
Comment fonctionne un EOR en Suisse et dans d’autres pays ?
Le modèle EOR fonctionne différemment selon les pays, en fonction de la législation locale du travail, des systèmes de sécurité sociale et des exigences réglementaires. La Suisse présente un ensemble de caractéristiques spécifiques qui rendent les services EOR à la fois précieux et complexes sur le plan opérationnel.
Quelles sont les considérations relatives à l’EOR au regard du droit du travail suisse et des conventions collectives de travail (CCT) ?
En Suisse, le droit du travail est principalement régi par le Code suisse des obligations (Obligationenrecht), qui fixe des normes minimales en matière de contrats de travail, de délais de préavis (un mois la première année, deux mois de la deuxième à la neuvième année, trois mois à partir de la dixième année), de droit aux congés (au moins quatre semaines par an) et de droits en matière de résiliation. De nombreux secteurs sont couverts par des conventions collectives de travail (Gesamtarbeitsvertrage, ou GAV) spécifiques à chaque secteur, qui peuvent imposer des salaires minimaux plus élevés, des droits à des congés supplémentaires ou des avantages sociaux obligatoires. Un EOR opérant en Suisse doit déterminer si une GAV s’applique au poste du travailleur et en appliquer les conditions.
Les obligations en matière d’assurances sociales suisses qu’un EOR doit gérer comprennent l’affiliation à l’AVS/AI/APG auprès de la caisse de compensation cantonale (5,30 % à la charge du salarié et 5,30 % à la charge de l’employeur sur l’ensemble du salaire brut, sans plafond), l’assurance-chômage ALV (1,10 % chacun jusqu’à 148 200 CHF de revenu annuel, plus une surtaxe de solidarité de 0,50 % à la charge du salarié au-delà du plafond), l’affiliation à la LPP pour les employés gagnant plus de 22’050 CHF par an (2024), l’assurance-accidents SUVA (accidents professionnels à la charge de l’employeur ; accidents non professionnels à la charge de l’employé), et les cotisations aux allocations familiales FAK aux taux cantonaux d’environ 1,5 % à 3,0 % du salaire brut.
Pour les travailleurs étrangers ne disposant pas d’un permis d’établissement C suisse, l’employeur doit prélever l’impôt à la source (Quellensteuer) au taux cantonal applicable, en fonction du canton de travail du salarié, de son état civil, du nombre d’enfants à charge et de son revenu brut mensuel. L’EOR verse cette somme mensuellement à l’administration fiscale cantonale. Pour les travailleurs dont le revenu brut annuel dépasse 120 000 CHF (2024), une taxation ordinaire complémentaire s’applique en fin d’année ; l’EOR doit en informer le travailleur et s’assurer que l’attestation de salaire annuelle est exacte.
| Country | Key EOR Compliance Obligations | Typical Hire Time via EOR | Own Entity Required by Client |
| Switzerland | AHV/IV/EO, ALV, BVG, SUVA, FAK, Quellensteuer, GAV compliance | 3 to 5 business days | No |
| Germany | Krankenversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung, Pflegeversicherung, Lohnsteuer, works council rules | 3 to 7 business days | No |
| United Kingdom | Employer NICs (13.8%), PAYE, auto-enrolment pension, statutory pay rights | 2 to 5 business days | No |
| France | URSSAF contributions, complex collective agreements, works council threshold rules | 5 to 10 business days | No |
| United States | FICA, FUTA, state UI, state employment law variation across 50 states | 1 to 5 business days | No |
| Netherlands | Social contributions, 30% ruling eligibility for expats, works council | 3 to 7 business days | No |
| Singapore | CPF contributions (Central Provident Fund), Employment Act compliance | 2 to 5 business days | No |
| Australia | Superannuation (11% employer, 2024), Fair Work Act, payroll tax (state level) | 3 to 7 business days | No |
EOR et PEO : principales différences
Les termes « employeur officiel » (EOR) et « organisation professionnelle d’emploi » (PEO) sont souvent utilisés de manière interchangeable, mais désignent en réalité des modèles de services très différents. Il est important de bien comprendre cette distinction pour choisir la structure la plus adaptée lors d’un recrutement à l’échelle nationale ou internationale.
| Feature | Employer of Record (EOR) | Professional Employer Organisation (PEO) |
| Legal employer | EOR is the sole legal employer on record | Co-employment: client and PEO share employer status |
| Client entity requirement | Client needs no local legal entity | Client must typically have a local legal entity |
| Primary use case | Hiring in countries where client has no entity | HR and payroll outsourcing where client already has an entity |
| Employment contract | Signed between EOR and worker under local law | Signed between client and worker; PEO co-employs |
| Compliance responsibility | EOR bears primary compliance responsibility | Shared between client and PEO |
| Geographic scope | Cross-border, international markets | Typically domestic or within a defined region |
| Regulatory recognition | Recognised in most jurisdictions worldwide | PEO model not legally recognised in all countries |
| Termination authority | EOR manages termination under local law | Client typically retains primary termination authority |
| Switzerland context | EOR is the legally robust structure; widely used | Co-employment concept not a formally recognised legal structure under Swiss law |
| Cost structure | Variable: per-employee service fee | Variable or fixed fee; often includes HR platform access |
La distinction pratique la plus importante concerne l’exigence relative à l’entité. Un PEO part du principe que le client dispose déjà d’une présence juridique dans le pays. Un EOR permet en revanche de recruter même en l’absence totale d’entité. En Suisse, le droit du travail suisse reconnaissant un seul employeur par salarié, les montages EOR dans lesquels l’EOR est clairement le seul employeur légal sont juridiquement plus solides que les structures de co-emploi. Les autorités et les tribunaux suisses ne disposent pas d’un corpus juridique développé reconnaissant le co-emploi de la même manière que les juridictions américaines.
Bonnes pratiques pour l’utilisation d’un EOR
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Réalisation d’une vérification préalable d’un prestataire de services EOR
Les prestataires de services EOR ne disposent pas tous du même niveau d’expertise juridique locale, de la même stabilité financière ni de la même rigueur en matière de conformité. Avant de faire appel à un prestataire EOR, les entreprises doivent s’assurer qu’il dispose d’enregistrements d’employeur valides dans chaque pays où il emploiera des salariés, que ses contrats de travail ont été examinés par un conseiller juridique local qualifié et qu’il souscrit une assurance responsabilité civile de l’employeur appropriée.
Les entreprises doivent également s’assurer que le prestataire de services EOR dispose d’une expérience avérée en matière de gestion des questions liées à l’emploi, notamment les licenciements et les litiges du travail, au sein des juridictions concernées. De plus, le prestataire doit disposer d’une stabilité financière suffisante pour honorer ses obligations en matière de paie, indépendamment du calendrier de paiement de l’entreprise cliente. Dans le cadre du processus de diligence raisonnable, les entreprises doivent demander des exemples de contrats de travail, de fiches de paie, de documents attestant de la conformité et de références provenant de clients existants.
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Définition des responsabilités dans un contrat d’EOR
Le contrat de services commerciaux conclu entre l’entreprise cliente et le prestataire EOR doit définir clairement les responsabilités de chaque partie. Le contrat doit préciser quelle partie approuve les modifications salariales et la rémunération variable, qui gère les plans d’amélioration des performances et les procédures de licenciement, comment sont répartis les coûts liés aux congés légaux, quel préavis le client doit respecter avant de mettre fin à la relation commerciale, et comment sera gérée la situation professionnelle du salarié en cas de résiliation du contrat EOR. Un manque de clarté sur ces points est l’une des causes les plus fréquentes de litiges et de coûts imprévus. Le contrat doit également indiquer clairement la loi applicable et le mécanisme de résolution des litiges.
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Communiquer la structure de l’EOR aux salariés
Les salariés embauchés dans le cadre d’un dispositif EOR peuvent être désorientés si l’employeur légal figurant sur leur fiche de paie leur est inconnu et que leur responsable hiérarchique travaille pour une autre organisation. Pour éviter toute confusion, les entreprises doivent fournir une explication écrite claire au moment de l’offre d’emploi, précisant le rôle du prestataire EOR, les interlocuteurs à contacter pour les questions relatives à la paie et aux ressources humaines, ainsi que le fonctionnement concret du contrat de travail. Les salariés doivent être explicitement informés que leurs droits du travail prévus par la législation locale restent pleinement protégés et ne sont ni réduits ni affectés par la structure EOR.
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Suivi des risques liés aux établissements stables
Les entreprises doivent surveiller attentivement le risque lié à l’établissement stable (ES) lorsqu’elles recourent à un modèle EOR. Si les collaborateurs EOR exercent, dans leur pays d’affectation, des activités générant des revenus imputables à l’entreprise cliente — telles que des ventes, des négociations de contrats ou le développement commercial —, celle-ci risque de créer involontairement un établissement stable imposable, même sans avoir constitué d’entité locale officielle.
Les conseillers fiscaux doivent évaluer le risque de présence permanente (PE) lorsqu’une mission EOR individuelle dépasse six mois ou lorsque le nombre total de travailleurs EOR dans un pays dépasse celui d’une petite équipe. Le moment où ce risque de PE apparaît dépend de la convention fiscale applicable et de la nature des activités des travailleurs.
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Passage d’une société EOR à une entité locale
Une formule EOR s’avère généralement plus rentable pour les entreprises comptant moins de dix à quinze salariés dans un pays donné. À mesure que les effectifs augmentent, la création d’une entité locale devient souvent plus rentable par salarié et offre à l’entreprise un meilleur contrôle sur les relations de travail, les régimes d’avantages sociaux et l’image de marque de l’employeur.
Les entreprises doivent planifier cette transition à l’avance en définissant clairement les seuils d’effectifs à atteindre et en prévoyant un délai suffisant pour la mise en place de l’entité, ce qui prend généralement entre trois et six mois dans de nombreuses juridictions. Le transfert des contrats de travail du prestataire EOR vers la nouvelle entité locale doit être soigneusement coordonné afin de minimiser les perturbations et de garantir la continuité de l’emploi des salariés.
Comment Applic8 gère-t-il les services EOR ?
As1 s’intègre à n’importe quel prestataire ou fournisseur externe de services de paie, y compris les dispositifs d’« employeur de référence » (EOR). Plutôt que d’agir elle-même en tant que prestataire EOR, Applic8 positionne As1 comme une couche de coordination centrale qui rassemble plusieurs prestataires de services de paie et de gestion des effectifs au sein d’une plateforme unique et unifiée. Cela permet aux organisations de gérer diverses structures d’emploi et de paie, y compris les dispositifs EOR, via un système centralisé de coordination mondiale de la paie.
Unified Integration Platform
La plateforme As1 est conçue comme une passerelle non intrusive qui s’interface avec n’importe quel prestataire ou système de gestion de la paie existant utilisé par un client. Elle s’est déjà intégrée à plus de 50 grands prestataires de gestion de la paie, tant locaux qu’internationaux, permettant ainsi aux multinationales de gérer l’ensemble de leur environnement de paie de manière « unifiée », quel que soit le modèle de service sous-jacent (par exemple, gestion locale de la paie ou EOR).
Normalization Using the Global Compensation Tree (GCT)
L’un des principaux défis liés à l’utilisation de différentes solutions EOR réside dans le manque de cohérence des données. La technologie exclusive « Global Compensation Tree » d’Applic8 permet d’harmoniser et de regrouper les résultats bruts et nets provenant de n’importe quel fournisseur. Cela permet aux entreprises de :
- Comparez ce qui est comparable entre différents pays et différents prestataires.
- Maintenir une structure harmonisée pour le reporting et l’analyse, même lorsque les données proviennent de devises ou d’environnements réglementaires différents.
Orchestration et validation automatisées des opérations préalables au paiement des salaires
Pour les clients faisant appel à plusieurs prestataires, Applic8 automatise le flux de données entre les systèmes internes du client et ses prestataires externes de gestion de la paie. Il utilise un générateur de workflows « low-code » pour :
- Transformer et valider automatiquement les opérations de paie afin de s’assurer qu’elles respectent les règles métier de l’entreprise avant leur transmission au prestataire.
- Réduire la collecte et la préparation manuelles des données, qui mobilisent généralement entre 40 et 60 % des ressources consacrées à la gestion de la paie.
Strategic Flexibility and Data Sovereignty
Applic8 offre une « flexibilité stratégique », ce qui signifie que les clients peuvent choisir les meilleures solutions disponibles (comme un prestataire EOR dans un pays et un prestataire local dans un autre) sans contraintes d’intégration. Cette approche présente plusieurs avantages :
- Éviter la dépendance vis-à-vis d’un fournisseur : il est facile de changer de prestataire local ou d’EOR dans n’importe quel pays sans perturber les opérations mondiales ni perdre l’accès aux données historiques.
- Propriété des données : As1 constitue une source unique et permanente de données fiables, garantissant ainsi à l’entreprise la « propriété » de l’intégralité de son historique de paie, même en cas de changement de prestataire.
Outsourcing de la paie en Suisse
Bien qu’Applic8 propose principalement des solutions technologiques destinées à l’intégration à l’échelle mondiale, l’entreprise offre également des services d’externalisation de la gestion de la paie en Suisse pour les organisations opérant dans ce pays. Ce service s’appuie sur ses 25 ans d’expertise locale et sur sa certification Swissdec pour gérer les complexités spécifiques du cadre réglementaire suisse.
Foire aux questions sur l’employeur officiel
En quoi consiste exactement le rôle d’un employeur officiel ?
Une société de portage salarial (EOR) signe le contrat de travail avec le salarié, gère la paie dans le pays du salarié, prélève et verse l’impôt sur le revenu et les cotisations sociales, fournit les avantages sociaux prévus par la loi, notamment les congés et l’assurance accidents, gère l’administration des ressources humaines et s’occupe des aspects juridiques liés au droit du travail en cas de licenciement. L’EOR est enregistré auprès des autorités fiscales et de sécurité sociale locales en tant qu’employeur. L’entreprise cliente dirige les activités quotidiennes et le rendement du travailleur dans le cadre d’un accord commercial distinct conclu avec l’EOR. L’EOR ne dirige pas le travail mais assume toutes les obligations légales de l’employeur en vertu du droit du travail local.
Quelle est la différence entre un EOR et un PEO ?
Une société EOR est l’unique employeur légal du salarié et peut exercer ses activités dans des pays où le client ne dispose d’aucune entité. Une société PEO conclut un accord de co-emploi qui exige généralement que le client dispose d’une entité juridique existante dans le pays. Le modèle EOR est utilisé pour l’expansion internationale sur de nouveaux marchés où l’entreprise n’est pas encore implantée. Le modèle PEO est utilisé pour l’externalisation des ressources humaines et de la paie sur les marchés où l’entreprise est déjà présente. En Suisse, l’EOR est le modèle juridiquement le plus solide, car le droit du travail suisse reconnaît un seul employeur pour chaque travailleur et ne dispose pas d’un cadre de co-emploi développé équivalent à ceux que l’on trouve dans les juridictions nord-américaines.
Un accord EOR est-il légal en Suisse ?
Oui. Le recours à un «Employer of Record» (EOR) pour engager des travailleurs en Suisse est un dispositif légalement reconnu et largement utilisé par les entreprises étrangères qui souhaitent embaucher des employés résidant en Suisse sans créer de société en Suisse. L’EOR doit être un employeur suisse dûment enregistré, respectant le Code suisse des obligations, les conventions collectives de travail applicables et l’ensemble du système suisse d’assurance sociale, y compris l’AVS/AI/APG, l’AC, la LPP et la SUVA. Le travailleur bénéficie des mêmes protections légales que tout autre employé suisse. Ce dispositif ne constitue pas une forme de travail temporaire ; le travailleur est un employé permanent de l’EOR pendant toute la durée de la mission commerciale.
En combien de temps une société de travail temporaire peut-elle embaucher un salarié en Suisse ?
Une société de recrutement externe (EOR) déjà enregistrée en Suisse peut généralement mener à bien le processus d’embauche d’un nouveau collaborateur dans un délai de trois à cinq jours ouvrables à compter de la réception des informations requises sur le travailleur, des conditions de l’offre signées et des documents relatifs au permis de travail. En comparaison, la création d’une GmbH ou d’une AG suisse à partir de zéro nécessite entre trois et six mois, auxquels s’ajoute le temps nécessaire pour s’enregistrer auprès de la caisse cantonale d’indemnisation, de la caisse de pension LPP et de l’assureur accidents. L’avantage de rapidité de l’EOR découle entièrement de son infrastructure d’employeur déjà en place en Suisse.
Qu’advient-il du salarié si l’entreprise cliente met fin au contrat de portage salarial ?
Si l’entreprise cliente résilie son contrat commercial avec l’EOR, le contrat de travail du salarié ne prend pas automatiquement fin. L’EOR reste l’employeur légal et doit respecter le droit suisse en matière de résiliation, en accordant le délai de préavis prévu par le Code des obligations : un mois la première année, deux mois de la deuxième à la neuvième année, et trois mois à partir de la dixième année, des délais plus longs pouvant s’appliquer en vertu des conventions collectives en vigueur. L’indemnité de licenciement n’est pas obligatoire en Suisse, sauf dans des circonstances spécifiques telles que les licenciements collectifs. Les coûts liés à l’indemnité de préavis et aux éventuels droits légaux sont généralement pris en charge par l’entreprise cliente en vertu du contrat commercial.
