Paiements transfrontaliers

Que sont les paiements transfrontaliers ?

 

Les paiements transfrontaliers sont des transferts financiers dans lesquels l’expéditeur et le destinataire se trouvent dans des pays différents. Dans le cadre de la gestion de la paie, ils interviennent lorsqu’un employeur verse des rémunérations à des salariés, des prestataires ou des fournisseurs situés dans un pays étranger. Ils impliquent une conversion de devises, le recours à des réseaux de banques correspondantes, le respect des réglementations et un risque de change, autant d’éléments qui augmentent les coûts, allongent les délais et accroissent la complexité par rapport aux virements nationaux.

 

Comment fonctionnent les paiements transfrontaliers ?

 

Un paiement transfrontalier permet de transférer des fonds entre des comptes bancaires situés dans différents pays. Dans le cadre de la gestion mondiale de la paie, les cas de figure les plus courants sont ceux où un employeur situé dans un pays verse les salaires à des salariés dans un autre pays, et ceux où une multinationale finance la paie dans plusieurs pays à partir d’un compte de trésorerie central.

La plupart des paiements transfrontaliers transitent par le réseau SWIFT (Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication), un système de messagerie qui permet aux banques de communiquer des instructions en toute sécurité. SWIFT ne détient ni ne transfère de fonds lui-même. Il relaie les instructions de paiement entre les banques correspondantes, dont chacune détient des comptes auprès de la banque suivante dans la chaîne. Le paiement est réglé étape par étape, chaque banque correspondante déduisant ses frais avant de transférer le solde.

 

La chaîne des banques correspondantes

 

Lorsqu’un employeur suisse effectue un virement de salaire sur le compte en dollars américains d’un salarié aux États-Unis, la transaction se déroule généralement comme suit : la banque suisse débite le compte en francs suisses de l’employeur et convertit le montant en dollars américains à son taux de change ; elle envoie ensuite un message SWIFT à sa banque correspondante aux États-Unis ; la banque correspondante crédite la banque destinataire ; la banque destinataire crédite le compte du salarié. Chaque étape de cette chaîne entraîne des frais et peut allonger le délai de traitement d’une journée. Dans certains cas, l’employé reçoit un montant inférieur au montant initial en dollars américains, car les banques intermédiaires prélèvent des frais sur le montant principal.

 

Conversion des devises et écart de change

 

Tout paiement transfrontalier dans une devise différente implique une conversion de devises. Le taux appliqué n’est presque jamais le cours moyen du marché (celui affiché par les services d’informations financières). Les banques et les prestataires de paiement appliquent une marge au-dessus et en dessous du cours moyen du marché et empochent la différence. Pour un virement bancaire classique, cette marge varie généralement entre 1,5 % et 3,0 % du montant de la transaction. Sur un versement de salaire de 50 000 CHF, une marge de 2 % coûte 1 000 CHF, souvent sans que ces frais soient explicitement mentionnés.

Le coût total d’un paiement transfrontalier comporte donc deux éléments : les frais explicites (frais de virement) et les coûts implicites (écart de change). Les employeurs qui se concentrent uniquement sur les frais de virement et négligent l’écart de change sous-estiment considérablement le coût réel de leur masse salariale internationale.

 

Canaux de paiement et systèmes de règlement

 

Les différents pays exploitent des systèmes de règlement interbancaire variés, qui présentent des caractéristiques différentes en termes de rapidité et de coûts.

• SWIFT : norme mondiale de messagerie pour les virements transfrontaliers. Règlement sous 1 à 5 jours ouvrés. Coûteux pour les petits montants ; principalement utilisé pour les paiements importants des entreprises.
• SEPA (Espace unique de paiement en euros) : couvre 36 pays européens pour les paiements libellés en euros. Rapidité et coûts équivalents à ceux des opérations nationales au sein de la zone. La Suisse a rejoint le système SEPA pour les virements et les prélèvements en tant que participant non membre de l’UE. Les virements SEPA en francs suisses sont disponibles pour les paiements intra-suisses, mais les virements SEPA libellés en euros depuis la Suisse vers les pays de la zone euro sont désormais possibles par l’intermédiaire des banques suisses participantes.
• TARGET2 : le système de règlement brut en temps réel de la Banque centrale européenne destiné aux paiements de montant élevé en euros entre les banques centrales de la zone euro et les banques commerciales. Il est utilisé pour le règlement interbancaire, et non pour le paiement direct des salaires.
• Réseaux de paiement locaux plus rapides : de nombreux pays disposent de leurs propres systèmes de paiement nationaux quasi instantanés. La Suisse utilise le SIC (Swiss Interbank Clearing) pour les transactions en CHF, dont le règlement s’effectue en quelques secondes. Le Royaume-Uni dispose du Faster Payments Service. Les États-Unis disposent du RTP (Real-Time Payments) via The Clearing House et FedNow. Ces systèmes ne traitent pas directement les paiements transfrontaliers, mais peuvent servir de mécanisme de livraison « dernier kilomètre » une fois que les fonds sont arrivés dans le pays.

 

Volet réglementaire et conformité

 

Les paiements transfrontaliers entraînent pour la banque émettrice des obligations en matière de lutte contre le blanchiment d’argent (AML) et de connaissance du client (KYC). Les paiements dépassant certains seuils obligent la banque à collecter et à vérifier des informations concernant l’objet du paiement, l’identité du bénéficiaire et l’origine des fonds. En Suisse, la loi sur la lutte contre le blanchiment d’argent (LBA) impose aux banques et aux prestataires de services de paiement d’appliquer des mesures de diligence proportionnelles au profil de risque de la transaction. L’Autorité fédérale de surveillance des marchés financiers (FINMA) veille au respect de ces obligations.

En ce qui concerne plus particulièrement le versement des salaires, l’employeur doit être en mesure de prouver que chaque virement international correspond au paiement légitime du salaire d’un salarié identifié, avec lequel il existe une relation de travail attestée par des documents. Ces documents étayent les mesures de vigilance en matière de lutte contre le blanchiment d’argent et sont requis dans le cadre de tout contrôle de conformité.

 

 

Formules de paiement transfrontalières et modèle de coûts

 

Ces formules permettent de quantifier le coût réel des paiements internationaux, aident les équipes de trésorerie à comparer les différents circuits de paiement et permettent d’étayer la décision de passer des virements bancaires à des méthodes de paiement groupé plus efficaces.

 

Formules relatives aux coûts et aux taux de change

 

• Formule 1 : le coût réel d’un paiement transfrontalier

• Formule 2 : Coût annuel de la masse salariale transfrontalière

• Formule 3 : Montant perçu (du point de vue du salarié)

Cette formule permet de calculer les économies réalisées en recourant à des paiements groupés plutôt qu’à des virements individuels. Elle montre comment le regroupement de plusieurs paiements en un seul lot permet de réduire les frais et les coûts de change, grâce à une meilleure efficacité de conversion et à la diminution des frais liés aux transactions répétées.

 

Comparaison des coûts de change par mode de paiement

 

Le tableau ci-dessous compare le coût réel d’un virement de 50 000 CHF vers un seul destinataire via différents moyens de paiement. Tous les chiffres sont donnés à titre indicatif pour 2024.

Key insight: for payroll payments above CHF 10,000 per recipient, the FX spread accounts for over 90% of the total transfer cost. Optimizing the FX rate has far more impact than negotiating wire fees.

 

Pourquoi les paiements transfrontaliers sont-ils importants pour les équipes financières ?

 

Les paiements transfrontaliers des salaires ont une incidence sur trois aspects de la performance financière : les coûts, la prévisibilité des flux de trésorerie et les risques liés à la conformité.

 

Impact direct sur les coûts

 

Les paiements de salaires à l’international via les canaux bancaires traditionnels s’avèrent coûteux à grande échelle. Une entreprise qui verse chaque mois le salaire de 200 employés répartis dans 10 pays par virement bancaire peut dépenser entre 150 000 et 250 000 CHF par an en écarts de change et en frais de virement, dont la majeure partie n’apparaît pas dans la comptabilité car l’écart de change est intégré au taux de change plutôt que d’être comptabilisé comme des frais. Les équipes financières qui comparent le taux moyen du marché au taux appliqué pour chaque versement de paie constatent généralement que 1 % à 3 % du montant total de la masse salariale est perdu chaque année en frais de change.

 

Cash Flow and Liquidity Risk

 

Lorsque les versements de salaires sont effectués à des dates différentes selon les pays, le service de trésorerie doit financer chaque paiement séparément. Les fluctuations des taux de change entre la date de financement et la date de paiement ont une incidence sur le coût en CHF de chaque cycle de paie. Une variation de 1 % du taux CHF/USD sur une masse salariale mensuelle de 500 000 USD ajoute ou retire 5 000 CHF de la sortie de trésorerie sans que la rémunération des salariés ne soit modifiée. Les entreprises qui regroupent et préfinancent leur masse salariale internationale à un taux fixe en début de mois éliminent ce risque de change intramensuel.

 

Conformité et piste d’audit

 

Les employeurs suisses qui versent des rémunérations à des salariés situés à l’étranger doivent conserver des documents prouvant que chaque paiement correspond à un versement salarial légitime destiné à un salarié identifié. Conformément à la réglementation suisse en matière de lutte contre le blanchiment d’argent, la banque ou le prestataire de services de paiement effectuant le virement doit être en mesure d’identifier l’objet et le bénéficiaire du virement. Si un paiement est signalé pour un contrôle anti-blanchiment et que l’employeur n’est pas en mesure de fournir rapidement les documents de paie correspondants, le paiement peut être retardé. Or, en matière de paie, un retard n’est pas envisageable. Le recours à un prestataire de services de paie qui génère automatiquement les documents requis permet d’éviter ce risque.

 

Paiements transfrontaliers en Suisse et entre pays

 

La Suisse occupe une place particulière dans le domaine des paiements transfrontaliers, à la fois en tant que place financière majeure et en tant que pays non membre de l’UE utilisant une monnaie (le CHF) qui ne fait pas partie de la zone euro. Cette situation implique des considérations spécifiques en matière de paiement pour les employeurs suisses.

 

Suisse

 

La Suisse utilise le franc suisse (CHF). Bien qu’elle soit géographiquement entourée de pays de la zone euro et qu’elle participe au SEPA pour certains types de paiements, la Suisse ne fait pas partie de la zone euro. Les paiements en CHF au sein de la Suisse sont réglés via le SIC (Swiss Interbank Clearing), géré par la Banque nationale suisse, selon un système de règlement brut en temps réel. Le système SIC traite les paiements nationaux en CHF en quelques secondes. Les paiements en euros entre les banques suisses et celles de la zone euro nécessitent une conversion de devise et transitent par SWIFT ou par virement SEPA si la banque émettrice participe au SEPA.

Les banques suisses sont soumises à la réglementation de la FINMA et doivent se conformer à la loi sur la lutte contre le blanchiment d’argent (LBA) ainsi qu’à la loi fédérale sur la lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme. Le seuil à partir duquel une diligence renforcée s’applique aux transactions en espèces est fixé à 25 000 CHF, mais pour les virements électroniques, les obligations en matière de lutte contre le blanchiment d’argent s’appliquent dès le premier franc. Les normes de paiement suisses (SPS) publiées par SIX Group définissent les formats techniques des paiements nationaux et transfrontaliers traités via l’infrastructure suisse, y compris les instructions de virement ISO 20022 pain.001.

En matière de paie, les employeurs suisses qui versent des salaires en CHF à des salariés titulaires de comptes bancaires en Suisse utilisent des virements SIC nationaux. Les paiements destinés à des salariés titulaires de comptes dans des pays de la zone euro nécessitent une conversion en EUR et un acheminement via SEPA ou SWIFT. Les paiements destinés à des salariés aux États-Unis, au Royaume-Uni, en Asie-Pacifique ou sur d’autres marchés nécessitent des virements SWIFT, avec les frais de conversion de devises correspondants.

 

La norme ISO 20022 et l’avenir des paiements transfrontaliers

 

La norme ISO 20022 est la nouvelle norme mondiale en matière de messagerie financière qui remplace les anciens formats de messages SWIFT MT. Elle contient des données plus riches, notamment une adresse structurée complète, un identifiant d’entité juridique (LEI) et des codes de motif, ce qui réduit les rejets de paiement et permet un filtrage anti-blanchiment plus rapide. SWIFT a rendu obligatoire la migration des messages MT vers les messages MX (ISO 20022) pour les paiements transfrontaliers. La période de migration s’étend de novembre 2022 à novembre 2025. Les banques suisses, sous l’impulsion de SIX Group, ont été parmi les premières à adopter cette norme. Les employeurs utilisant des plateformes de gestion de la paie qui génèrent des fichiers de paiement conformes à la norme ISO 20022 bénéficieront d’un traitement plus rapide et d’une réduction des exceptions de paiement à mesure que le réseau mondial achèvera la migration.

 

Paiements transfrontaliers et virements nationaux

 

Comprendre les différences concrètes entre les paiements nationaux et transfrontaliers aide les équipes chargées de la trésorerie et de la paie à définir des attentes réalistes en matière de délais, de coûts et d’efforts de mise en conformité.

 

Bonnes pratiques en matière de paiements transfrontaliers

 

• Paiements cumulés par devise avant conversion

 

Ne convertissez et n’envoyez jamais les paiements individuellement, un par un. Commencez plutôt par additionner tous les paiements dans chaque devise, convertissez le montant total en une seule fois, puis répartissez-le entre les différents destinataires. Une seule conversion d’un montant important s’effectue à un taux plus avantageux que 50 petites conversions, et vous ne payez qu’un seul frais de virement au lieu de 50. Pour une masse salariale internationale de 50 personnes, cette seule mesure permet généralement de réduire les coûts de change de 60 % à 80 %.

 

• Définir le taux de change avant le traitement de la paie

 

Utilisez des contrats à terme ou des blocages de taux le jour même pour fixer le taux de conversion au plus tard à la date de calcul de la paie. Cela permet d’éliminer le risque qu’une fluctuation du taux entre le calcul et le paiement modifie le coût en CHF du cycle de paie. Les équipes financières qui calculent la paie à un certain taux et effectuent le paiement deux jours plus tard à un taux différent constateront que les coûts réels diffèrent de l’écriture comptable relative à la paie, ce qui entraîne un travail de rapprochement et des écarts de change dans les comptes.

 

• Comprendre les différences concrètes entre les paiements nationaux et transfrontaliers aide les équipes chargées de la trésorerie et de la paie à définir des attentes réalistes en matière de délais, de coûts et d’efforts de mise en conformité.

 

Les échecs de paiement dus à des IBAN incorrects, à des codes SWIFT BIC erronés ou à des numéros de routage manquants constituent la cause la plus fréquente de retards dans le versement des salaires à l’international. Vérifiez chaque nouveau compte bancaire avant le premier paiement et revérifiez-le lorsqu’un salarié signale un changement. De nombreuses plateformes de paiement proposent des services de validation des comptes bancaires qui permettent de vérifier que le compte existe bel et bien et qu’il est correctement formaté pour le pays de destination avant l’envoi du fichier de paiement. Un paiement échoué qui doit être annulé puis réémis peut prendre entre 5 et 10 jours ouvrés à résoudre.

 

• Utiliser les fichiers de paiement ISO 20022

 

Structurez vos fichiers de paiement au format ISO 20022 pain.001. Il s’agit de la norme exigée par SIX Group pour les paiements suisses et de plus en plus requise par les banques à l’échelle mondiale à mesure que la migration de SWIFT MT vers MX progresse. Les fichiers ISO 20022 contiennent davantage de données, réduisent les taux de rejet, permettent le suivi en temps réel des paiements transfrontaliers via SWIFT gpi et prennent en charge le filtrage automatisé anti-blanchiment au niveau des banques destinataires. Une plateforme de paie qui génère des fichiers de paiement conformes évite à l’équipe de trésorerie d’avoir à corriger manuellement et à renvoyer les paiements rejetés.

 

• Tenir à jour un registre des paiements prêt pour un audit

 

Pour chaque paiement transfrontalier de salaires, conservez : le calcul de paie indiquant le salaire brut, les retenues et le salaire net par salarié ; le fichier d’instructions de paiement envoyé à la banque ; la confirmation d’exécution de la banque, y compris le taux de change appliqué ; et la référence de transaction SWIFT (UETR pour les paiements ISO 20022). En vertu de la réglementation suisse en matière de lutte contre le blanchiment d’argent et à des fins de contrôle fiscal dans le pays de destination, cette chaîne documentaire constitue la preuve requise pour démontrer que chaque paiement correspond à un versement de salaire légitime. Conservez ces documents pendant la durée minimale légale applicable dans chaque juridiction concernée.

 

Comment Applic8 gère-t-il les paiements transfrontaliers ?

 

As1 intègre le calcul des salaires à l’exécution des paiements ; ainsi, les montants nets calculés lors du cycle de paie sont directement transférés dans le fichier de paiement, sans qu’il soit nécessaire de les saisir à nouveau manuellement. Les fichiers de paiement sont générés au format ISO 20022 pain.001, compatible avec l’infrastructure bancaire suisse et les réseaux de paiement internationaux.

Pour les employeurs suisses qui rémunèrent leurs salariés en plusieurs devises, As1 regroupe tous les paiements par devise avant de générer l’instruction de conversion ; ainsi, une seule conversion de change est effectuée par paire de devises, et non plus une par salarié. Le taux de change appliqué est enregistré pour chaque paiement et automatiquement rapproché de l’écriture comptable relative à la paie, ce qui élimine l’écart de change qui survient lorsque les taux varient entre le moment du calcul et celui de l’exécution.

La validation des codes IBAN et SWIFT BIC s’effectue automatiquement lors de la saisie du compte bancaire d’un nouveau salarié. Si le format n’est pas valide pour le pays de destination, le système signale l’erreur avant l’envoi du fichier de paiement, ce qui évite tout échec de paiement. Le suivi du statut des paiements est disponible dans le tableau de bord de la plateforme. Le suivi SWIFT gpi est intégré pour les virements transfrontaliers, ce qui permet à l’équipe chargée de la paie de confirmer la réception sans avoir à contacter la banque.

Toutes les confirmations de paiement, les taux de change appliqués et les références SWIFT sont enregistrés en lien avec le cycle de paie dans As1, ce qui permet de constituer la chaîne documentaire prête pour un audit, requise par la réglementation suisse en matière de lutte contre le blanchiment d’argent et par les exigences de conformité fiscale du pays de destination.

 

 

Foire aux questions sur les paiements transfrontaliers

 

Comment sont calculés les frais liés aux paiements transfrontaliers ?

 

Le coût d’un paiement transfrontalier comporte deux éléments. Les frais de virement correspondent à un montant fixe par transaction, généralement compris entre 5 et 50 CHF pour les virements bancaires d’entreprise. L’écart de change correspond à la différence entre le taux de change moyen du marché et le taux effectivement appliqué par la banque ou le prestataire de paiement, exprimée en pourcentage de la valeur de la transaction. Pour la plupart des paiements internationaux liés à la paie, l’écart de change constitue le principal poste de coût, allant de 0,1 % pour les plateformes spécialisées dans les paiements groupés à 3 % pour les virements bancaires traditionnels. Sur un montant de 50 000 CHF, un écart de 2 % représente un coût de 1 000 CHF, ce qui dépasse largement les frais de virement habituels. Utilisez la formule 1 : Coût réel = Frais de virement + (Montant du paiement × % d’écart de change) pour calculer le coût réel de tout paiement transfrontalier.

 

Quelle est la différence entre un paiement SWIFT et un virement SEPA ?

 

SWIFT est un réseau mondial de messagerie utilisé pour les virements transfrontaliers, quelle que soit la devise, entre les banques du monde entier. Ces opérations prennent généralement entre 1 et 5 jours ouvrés et entraînent des frais de banque correspondante ainsi qu’une conversion de devises. Le SEPA (Espace unique de paiement en euros) est un système de paiement régional couvrant 36 pays européens et réservé aux virements libellés en euros. Les virements SEPA sont réglés en un jour ouvré à un coût quasi nul, à l’instar d’un virement national au sein de l’Europe. La Suisse participe aux virements et prélèvements SEPA par l’intermédiaire des banques suisses adhérentes pour les paiements libellés en euros. Pour les paiements de salaires en CHF versés en euros depuis la Suisse à des salariés de la zone euro, la conversion en euros et l’envoi via le SEPA sont généralement plus rapides et moins coûteux qu’un virement SWIFT.

 

Les paiements transfrontaliers de salaires nécessitent-ils des mesures de conformité particulières en Suisse ?

 

Oui. Les employeurs suisses effectuant des virements internationaux liés à la paie doivent se conformer à la loi sur la lutte contre le blanchiment d’argent (LBA), qui impose à la banque ou au prestataire de services de paiement d’identifier l’objet du paiement et son destinataire. En matière de paie, l’employeur doit conserver une chaîne de documentation reliant chaque paiement au calcul de paie correspondant, au contrat de travail et au compte bancaire identifié du salarié. La FINMA veille au respect de ces dispositions. Les paiements qui ne peuvent être justifiés comme des versements de salaire légitimes peuvent être retardés en vue d’un contrôle anti-blanchiment. Les plateformes de gestion des salaires telles qu’As1 génèrent simultanément le fichier de paiement et la documentation, de sorte que les justificatifs anti-blanchiment sont disponibles instantanément en cas de demande.

 

Combien de temps faut-il pour que les paiements de salaires transfrontaliers parviennent aux salariés ?

 

Le délai de règlement dépend du canal de paiement et de l’itinéraire emprunté. Paiements de CHF vers l’EUR via SEPA : 1 jour ouvré. Paiements de CHF vers la GBP ou de CHF vers l’USD via SWIFT : 1 à 3 jours ouvrés. Paiements de CHF vers les devises des marchés émergents via SWIFT avec plusieurs banques correspondantes : 2 à 5 jours ouvrés. Le suivi SWIFT gpi (Global Payments Innovation), désormais obligatoire pour les banques membres de SWIFT, offre une visibilité en temps réel sur la position exacte d’un paiement dans la chaîne. Les employeurs doivent prévoir un délai de traitement de 2 jours ouvrés dans leur calendrier de paie pour les paiements SWIFT afin de garantir que les salariés soient payés à la date de paie convenue.

 

Que se passe-t-il en cas d’échec d’un virement transfrontalier lié au paiement des salaires ?

 

Les virements internationaux ayant échoué doivent être annulés et réémis, un processus qui prend entre 5 et 10 jours ouvrés et qui entraîne des frais de la part de chaque banque intervenant dans la chaîne. Les causes courantes d’échec sont un IBAN incorrect, un code SWIFT BIC erroné, l’absence d’adresse du bénéficiaire ou un blocage lié à la lutte contre le blanchiment d’argent (AML) au niveau de la banque destinataire. Pour éviter ces échecs : vérifiez les coordonnées bancaires avant le premier paiement ; utilisez des fichiers de paiement ISO 20022 qui contiennent des données d’adresse structurées permettant de réduire les taux de rejet ; et surveillez le statut des paiements via le suivi SWIFT gpi afin que les échecs soient identifiés le jour même du paiement plutôt que découverts lorsque l’employé signale la non-réception.