Paie locale

Qu’est-ce que la gestion de la paie locale ?

 

En bref :

• La gestion de la paie est assurée localement dans chaque pays.
• Respecte la législation du travail, les taux d’imposition et les règles en matière d’assurance sociale en vigueur dans le pays.
• Utilise l’infrastructure locale de gestion de la paie et des paiements.
• L’employeur dispose d’une personne morale enregistrée dans le pays.
• Les impôts et les cotisations sociales sont versés aux collectivités locales.
• Cela contraste avec la gestion centralisée de la paie, où le traitement de la paie est effectué depuis un autre pays.

 

Comment fonctionne la gestion de la paie dans le pays ?

 

La gestion de la paie dans le pays signifie que l’entreprise traite les salaires, les retenues et les versements d’impôts conformément à la réglementation du pays où chaque salarié travaille, à partir d’une entité employeur enregistrée dans cette juridiction. La paie de chaque pays est autonome : elle s’appuie sur les barèmes fiscaux locaux, les taux de cotisation locaux, les fréquences de paiement locales et l’infrastructure bancaire locale.

Pour une multinationale employant du personnel en Suisse, en Allemagne et à Singapour, la gestion de la paie par pays implique trois cycles de paie distincts fonctionnant simultanément, chacun appliquant les règles propres à sa juridiction. Les données peuvent être transmises vers une plateforme centrale à des fins de reporting, mais les calculs sous-jacents, les versements et les déclarations légales s’effectuent au niveau local.

 

Quelles sont les exigences en matière de gestion de la paie dans le pays ?

 

Pour gérer la paie dans un pays donné, l’employeur doit être légalement enregistré en tant qu’employeur sur le territoire concerné. Cela implique de disposer d’une entité juridique locale, telle qu’une GmbH en Suisse, une GmbH en Allemagne ou une Pte. Ltd. à Singapour, et d’être inscrit auprès de l’administration fiscale compétente, de l’organisme de sécurité sociale, de la caisse de retraite et de l’organisme d’assurance accidents. Sans cet enregistrement, l’employeur ne peut pas gérer légalement la paie dans ce pays.

L’enregistrement entraîne des obligations continues : verser les cotisations sociales dans les délais légaux, déposer les déclarations annuelles de salaires, conserver les registres de paie pendant la durée légale de conservation et établir des bulletins de paie conformes aux exigences locales en matière de format. En Suisse, les bulletins de paie doivent être conformes à l’article 323b du Code des obligations et indiquer chaque retenue sur une ligne distincte.

 

Le cycle de paie local

 

Le cycle de paie suit, quel que soit le pays, les mêmes étapes fondamentales, même si les modalités varient. Les données relatives à la paie sont collectées : les heures travaillées, les modifications salariales, les nouvelles embauches, les départs, les primes, les remboursements de frais et les relevés de congés sont extraits des systèmes RH et de gestion des temps. La rémunération brute est calculée en appliquant les taux de rémunération, les règles relatives aux heures supplémentaires et les éventuels éléments de rémunération variables. Les retenues légales sont calculées : retenue à la source de l’impôt sur le revenu, cotisations sociales, cotisations de retraite et tout autre prélèvement obligatoire spécifique à la juridiction concernée. La rémunération nette est déterminée et versée sur les comptes bancaires des salariés. Les montants retenus sont versés à l’administration fiscale, à la sécurité sociale et à la caisse de retraite dans les délais impartis. Les bulletins de paie sont générés et distribués. Les registres de paie sont archivés.

 

Déclarations et rapports réglementaires

 

La gestion de la paie dans le pays entraîne des obligations légales de déclaration qui vont au-delà du simple bulletin de salaire. En Suisse, celles-ci comprennent le versement mensuel des cotisations AVS/AI/APG et AC à la caisse cantonale de compensation, le versement des cotisations LPP à la caisse de pension, le versement de la prime d’assurance-accidents SUVA, le versement mensuel ou trimestriel de l’impôt à la source (Quellensteuer) à l’administration fiscale cantonale pour les salariés étrangers éligibles, ainsi que la déclaration annuelle des salaires AVS pour chaque salarié. Chaque déclaration a son propre délai, son propre format et son propre canal de transmission.

En Allemagne, les employeurs remplissent chaque mois une « Lohnsteueranmeldung » (déclaration d’impôt sur les salaires) et transmettent des déclarations mensuelles d’assurance sociale à l’organisme compétent. Aux États-Unis, les employeurs remplissent le formulaire 941 tous les trimestres pour les charges sociales fédérales et le formulaire 940 une fois par an pour la cotisation fédérale au chômage, auxquels s’ajoutent des déclarations au niveau des États qui varient d’un État à l’autre..

 

 

Formules de calcul de la paie dans le pays

 

Ces formules s’appliquent à tous les calculs de paie effectués dans le pays. Les taux et plafonds spécifiques varient selon la juridiction, mais la structure reste la même. Tous les exemples chiffrés sont exprimés en francs suisses et reposent sur les taux suisses de 2024.

 

Formules de calcul de base

 

• Formule 1 : Rémunération nette

Le salaire net correspond au montant qu’un salarié perçoit sur son compte bancaire une fois que les retenues obligatoires et facultatives ont été déduites de son salaire brut. Le salaire brut peut inclure le salaire de base, les heures supplémentaires, les primes et d’autres versements tels que le 13e mois, tandis que les retenues peuvent inclure l’impôt sur le revenu, les cotisations sociales, les cotisations de retraite, ainsi que les prestations ou primes d’assurance autorisées par le salarié.

• Formule 2 : Coût total de l’emploi (point de vue de l’employeur)

Le coût salarial total correspond au montant total dépensé par un employeur pour un salarié, comprenant la rémunération brute de ce dernier ainsi que la part patronale des cotisations sociales et autres cotisations obligatoires. Dans cet exemple, la rémunération brute du salarié s’élève à 9 750 CHF, tandis que les cotisations patronales s’élèvent à 1 336,75 CHF, ce qui donne un coût salarial total de 11 086,75 CHF.

• Formule 3 : Cotisations suisses AVS/AI/APG

La cotisation AVS/AI/APG est calculée en appliquant un taux de 5,30 % à la rémunération brute totale du salarié. Le salarié et l’employeur versent chacun 5,30 %, ce qui donne une cotisation combinée de 10,60 %. La cotisation s’applique à la rémunération brute, telle que le salaire, les primes, le 13e mois et les indemnités imposables, sans plafond annuel de revenus. Par exemple, sur une rémunération brute de 9 750 CHF, chaque partie verse 516,75 CHF.

• Formule 4 : Assurance chômage suisse (ALV)

L’assurance chômage suisse (ALV) est calculée à hauteur de 1,10 % du salaire brut, dans la limite d’un plafond mensuel de 12 350 CHF. Le salarié et l’employeur versent chacun 1,10 % sur les revenus ne dépassant pas ce plafond. Pour les revenus supérieurs au plafond, le salarié paie une surtaxe de solidarité supplémentaire de 0,50 %, tandis que la cotisation de l’employeur s’arrête au niveau du plafond. Par exemple, sur un salaire brut de 9 750 CHF, chaque partie verse 107,25 CHF.

• Formule 5 : Retraite professionnelle BVG

La prévoyance professionnelle BVP est une cotisation de retraite versée par l’employeur en Suisse qui contribue au financement de la retraite du salarié. Les cotisations sont généralement calculées sur la base du salaire coordonné du salarié, leur montant dépendant de l’âge de ce dernier et du régime de prévoyance applicable. Le salarié et l’employeur versent généralement chacun une cotisation, l’employeur étant tenu de verser au moins un montant équivalent à celui du salarié.

• Formule 6 : Quellensteuer (retenue à la source suisse pour les ressortissants étrangers)

La « Quellensteuer » est un impôt à la source suisse prélevé directement sur le salaire d’un salarié lorsque celui-ci ne dispose pas d’un permis de séjour de catégorie C. Le taux d’imposition applicable dépend de facteurs tels que le canton d’emploi, la situation familiale, le nombre d’enfants à charge et le revenu mensuel. Par exemple, en appliquant un taux de 9,5 % à un revenu mensuel brut de 9 750 CHF, le montant prélevé au titre de l’impôt s’élèverait à environ 926,25 CHF.

 

Paie en Suisse : exemple pratique mensuel

 

Le tableau ci-dessous présente le calcul complet de la paie mensuelle d’un salarié suisse percevant un salaire de base de 9 000 CHF, soumis à la Quellensteuer (barème B0N, canton de Zurich), âgé de 35 à 44 ans au titre de la LPP, sur la base des taux en vigueur en 2024.

 

Salaire mensuel assuré au titre de la LPP = (108 000 CHF bruts annuels – 25 725 CHF de déduction de coordination) / 12 = 6 856,25 CHF. Avec un taux d’épargne de 10 % pour la tranche d’âge 35-44 ans = 685,63 CHF de cotisation d’épargne avant primes de risque. Le montant de 430 CHF indiqué ci-dessus est simplifié ; la cotisation LPP réelle varie selon la caisse et comprend des composantes distinctes de risque et d’épargne.

 

Pourquoi la gestion de la paie locale est-elle importante ?

 

La gestion de la paie locale constitue le fondement de la conformité lorsque l’on emploie du personnel sur un marché étranger. Toute erreur dans ce domaine engendre une responsabilité qui s’accumule à chaque cycle de paie.

 

Obligation légale, et non facultative

 

Tout employeur ayant des salariés dans une juridiction est légalement tenu de gérer la paie conformément à la réglementation locale, de prélever les impôts et cotisations applicables et de les verser dans les délais impartis. Il n’existe aucun moyen légal de rémunérer des salariés dans un pays tout en contournant les obligations locales en matière de paie, à moins que l’employeur ne fasse appel à un « employeur de référence » qui assume ces obligations en son nom. Tenter de rémunérer des salariés étrangers à partir d’un système de paie de son pays d’origine sans enregistrement local entraîne des impôts sur les salaires impayés, des cotisations sociales non déclarées et des bulletins de paie non conformes à la législation locale.

 

Droits des salariés et conformité des bulletins de paie

 

Les salariés ont le droit, en vertu de la loi, de recevoir des bulletins de paie conformes à la législation locale. En Suisse, cela signifie que chaque retenue doit être détaillée séparément, conformément à l’article 323b du Code des obligations. En Allemagne, le bulletin de paie doit mentionner les quatre branches de l’assurance sociale. En France, les bulletins de paie doivent inclure les montants des cotisations à l’URSSAF et aux syndicats. Un bulletin de paie établi selon un modèle de paie du pays d’origine ne répond pas aux exigences locales et expose l’employeur à des réclamations de la part des salariés et à un contrôle de la part des autorités du travail.

 

Les dates limites pour le paiement des charges sociales sont immuables

 

Chaque paie nationale est soumise à des échéances de versement qui ne peuvent être manquées sous peine de pénalités. En Suisse, les cotisations AVS sont versées chaque mois à la caisse cantonale de compensation, et la Quellensteuer est versée chaque mois ou chaque trimestre selon la taille de l’employeur. En Allemagne, la « Lohnsteueranmeldung » doit être déposée au plus tard le 10 du mois suivant. Aux États-Unis, les versements des charges sociales fédérales sont dus deux fois par semaine ou mensuellement, en fonction du montant de l’impôt dû l’année précédente. Les retards de paiement entraînent des pénalités qui s’accumulent rapidement : aux États-Unis, l’IRS impose des pénalités comprises entre 2 % et 15 % du montant impayé, en fonction du retard de paiement.

 

Gestion de la paie en Suisse et à l’international

 

La gestion de la paie dans chaque pays obéit à une structure d’obligations qui lui est propre. Le tableau ci-dessous présente les principales exigences réglementaires applicables en Suisse et sur six autres marchés majeurs.

 

Suisse

 

La gestion de la paie en Suisse compte parmi les plus complexes d’Europe en raison de la combinaison des obligations fédérales et cantonales. Le système fédéral d’assurance sociale (AVS/AI/APG à 10,60 % au total, AC à 2,20 % au total jusqu’au plafond de 148 200 CHF) s’applique à l’échelle nationale. Les obligations en matière de prévoyance professionnelle (LPP) varient selon la caisse de pension. Les taux de l’impôt à la source varient selon les 26 cantons. Les taux des allocations familiales (FAK) varient selon les cantons. Les taux des cotisations d’assurance accidents SUVA varient selon la classification des risques par secteur d’activité.

L’employeur doit s’inscrire séparément auprès : de la caisse cantonale de compensation (Ausgleichskasse) pour l’AVS/l’AC ; d’une caisse de retraite agréée LPP pour la prévoyance professionnelle ; de la SUVA ou d’un assureur accidents privé pour l’assurance accidents LAA ; de l’administration fiscale cantonale pour l’impôt à la source ; et de la caisse cantonale FAK pour les allocations familiales. Chaque inscription s’accompagne de ses propres obligations de déclaration mensuelles, trimestrielles et annuelles.

Conformément à l’article 958f du Code des obligations, les registres de paie doivent être conservés pendant 10 ans. La déclaration annuelle des salaires AVS doit être transmise à la caisse cantonale de compensation au plus tard le 30 janvier de l’année suivante. L’analyse de l’égalité salariale entre hommes et femmes est obligatoire pour les employeurs comptant 100 salariés ou plus ; elle doit être effectuée tous les quatre ans en vertu de la loi révisée sur l’égalité entre hommes et femmes (Gleichstellungsgesetz), le dernier cycle d’obligation s’étendant à partir de 2020.

 

Gestion de la paie au niveau national vs gestion de la paie à l’échelle mondiale

 

Ces deux termes désignent des modèles opérationnels différents pour la gestion de la paie à l’échelle internationale. Ils ne s’excluent pas mutuellement, mais reflètent des niveaux différents de centralisation et d’intégration.

Dans la pratique, la plupart des employeurs multinationaux gèrent la paie au niveau national dans le cadre d’un système de paie mondial. La conformité réglementaire repose toujours sur la législation nationale, car les lois relatives aux charges sociales sont locales. Ce qui varie, c’est de savoir si ces paies locales sont gérées de manière indépendante ou coordonnées via une plateforme mondiale unique et un modèle de gouvernance centralisé.

 

Bonnes pratiques en matière de gestion de la paie locale

 

Effectuez toutes les inscriptions avant le premier cycle de paie

 

Chaque inscription prend du temps : en Suisse, l’inscription à l’AVS et à la LPP peut prendre entre deux et quatre semaines ; l’inscription auprès des organismes de sécurité sociale allemands nécessite un délai similaire. Lancez la procédure d’inscription au moins 30 jours avant la date prévue pour la première embauche. Si l’inscription n’est pas effectuée, l’employeur ne peut légalement verser les salaires à la date prévue et risque de devoir payer des cotisations rétroactives à compter du premier jour de travail du salarié si l’inscription est appliquée avec effet rétroactif.

 

Créer un calendrier de paie spécifique à chaque pays

 

Chaque paie nationale a ses propres dates limites de transmission des données, délais de traitement, dates de versement et échéances légales de versement. Établissez et publiez un calendrier de paie pour chaque pays au début de chaque année, indiquant les dates limites de transmission des données, les dates de traitement, les dates de versement ainsi que toutes les échéances de versement et de déclaration. Partagez-le avec les services des ressources humaines, de la comptabilité et tout prestataire externe chargé de la paie. Les retards de versement coûtent cher et peuvent être évités grâce à un calendrier bien tenu à jour.

 

Révision des tarifs au début de chaque année

 

Les taux de paie nationaux évoluent chaque année. Les taux de l’AVS suisse, les retenues de coordination LPP et les seuils de cotisation, les plafonds de rémunération de l’AC, les barèmes cantonaux de l’impôt à la source et les taux de la FAK font tous l’objet d’une révision chaque année en janvier. Il convient d’appliquer les nouveaux taux dès le premier cycle de paie de l’année. Le traitement de la paie de janvier selon les taux de l’année précédente entraîne des erreurs cumulatives qui s’accumulent à chaque période de paie jusqu’à ce qu’elles soient corrigées et peuvent donner lieu à des intérêts de retard sur les cotisations non versées.

 

Rapprocher chaque paie avec le grand livre avant le paiement

 

Avant de verser la rémunération nette des salariés et de s’acquitter des impôts, il convient de rapprocher les données de paie du grand livre. Vérifiez que la charge salariale brute, les retenues sur salaire, les cotisations patronales et la rémunération nette correspondent bien. Tout écart inexpliqué doit faire l’objet d’une enquête avant que le paiement ne soit autorisé. Les corrections apportées après le paiement sont plus difficiles à effectuer, plus visibles pour les salariés et plus difficiles à expliquer aux auditeurs que celles détectées avant le paiement.

 

Conserver des documents prêts pour un audit pendant toute la durée de conservation légale

 

En Suisse, les documents relatifs à la paie doivent être conservés pendant 10 ans, conformément à l’article 958f du Code des obligations. En Allemagne, les documents relatifs aux salaires doivent être conservés pendant 6 ans pour les fiches de paie et 10 ans pour les registres comptables. Aux États-Unis, l’IRS exige que les documents relatifs aux charges sociales soient conservés pendant au moins 4 ans à compter de la date d’échéance ou de paiement de l’impôt, la date la plus tardive étant retenue. Conservez ces documents dans un format permettant de les récupérer et de les présenter à un auditeur dans les 48 heures suivant une demande.

 

Comment Applic8 gère-t-il la paie locale ?

 

Applic8 gère la gestion de la paie en Suisse et sur les marchés internationaux via la plateforme As1. Pour la gestion de la paie en Suisse, As1 gère l’ensemble des 26 barèmes cantonaux de l’impôt à la source (Quellensteuer), les taux de cotisation AVS/AI/APG et AC, les déductions de coordination LPP et les barèmes de cotisation par tranche d’âge, les classifications de primes SUVA, ainsi que les taux cantonaux de la FAK. Lorsque les taux fédéraux ou cantonaux changent au 1er janvier, As1 met à jour de manière centralisée l’ensemble de la logique de calcul afin que le premier cycle de paie de l’année applique les taux corrects sans intervention manuelle.

Les données de base des salariés sont transférées du système RH vers As1 via une intégration directe ; ainsi, les modifications salariales, les nouvelles embauches, les départs et les changements de statut d’autorisation sont mis à jour automatiquement avant le traitement de la paie. Les bulletins de paie sont générés au format standard suisse, détaillant chaque retenue conformément à l’article 323b du Code des obligations, et sont mis à la disposition des salariés via le portail en libre-service dans les heures qui suivent la validation de la paie.

As1 génère les données de déclaration salariale AVS destinées à être transmises chaque année à la caisse de compensation cantonale, les fichiers de versement de l’impôt à la source pour chaque canton, ainsi que les rapports de cotisations LPP destinés à l’administrateur de la caisse de pension. Les équipes financières reçoivent les écritures comptables relatives à la paie, mises en correspondance avec leur plan comptable, ce qui élimine la ressaisie manuelle qui est généralement à l’origine de la plupart des erreurs de paie en fin de période.

Pour les employeurs multinationaux, As1 regroupe la gestion de la paie suisse et celle des autres pays au sein d’une seule et même structure de reporting, offrant ainsi à l’équipe financière internationale une vue d’ensemble du coût total de la main-d’œuvre sans avoir à attendre que chaque équipe locale compile et transmette ses propres rapports.

 

 

Foire aux questions sur la gestion de la paie dans le pays

 

Qu’est-ce que la gestion de la paie locale ?

 

La gestion de la paie locale consiste à traiter la paie des salariés d’un pays donné en respectant la législation, les taux d’imposition, les règles en matière de sécurité sociale et les systèmes de paiement de ce pays. Pour gérer légalement la paie locale, l’employeur doit disposer d’une entité enregistrée et être immatriculé en tant qu’employeur dans le pays concerné. Il s’agit d’une exigence fondamentale en matière de conformité pour tout employeur, quel que soit le lieu d’activité : les salariés de chaque pays doivent être rémunérés conformément à la réglementation locale, et les retenues à la source doivent être versées aux autorités locales. Ce concept se distingue de la paie mondiale, qui désigne le modèle opérationnel consistant à gérer plusieurs paies locales à partir d’une plateforme centralisée ou par l’intermédiaire d’un prestataire unique.

 

Quelle est la différence entre la gestion de la paie au niveau national et la gestion de la paie à l’échelle mondiale ?

 

La paie nationale désigne la manière dont la paie est traitée dans un pays donné : au niveau local, conformément à la réglementation de ce pays. La gestion globale de la paie désigne le modèle opérationnel qui permet de gérer les paies nationales de plusieurs pays à partir d’une seule plateforme, d’une seule structure de gouvernance et d’un seul niveau de reporting. Toute gestion globale de la paie se compose, au niveau de la conformité, de paies nationales. La distinction réside dans la manière dont ces paies locales sont coordonnées et déclarées. Une entreprise employant du personnel dans cinq pays dispose toujours de cinq paies nationales. Le fait que ces cinq paies soient gérées indépendamment ou consolidées au sein d’une seule plateforme globale de gestion de la paie relève d’une décision opérationnelle distincte.

 

Comment fonctionne la gestion de la paie en Suisse ?

 

Pour la gestion de la paie en Suisse, l’employeur doit être affilié à la caisse cantonale de compensation pour les cotisations AVS/AI/APG et AC, à une caisse de pension agréée LPP, à un assureur accidents agréé par la SUVA, à l’administration fiscale cantonale pour l’impôt à la source (pour les salariés étrangers ne disposant pas d’un permis C) et à la caisse cantonale FAK pour les allocations familiales. Chaque mois, le service de paie calcule le salaire brut, déduit l’AVS/AI/APG à hauteur de 5,30 %, l’AC à hauteur de 1,10 % jusqu’au plafond de revenu, les cotisations salariales LPP, l’assurance accidents NBU et l’impôt à la source selon le barème cantonal applicable. Les cotisations patronales sont calculées séparément en sus. As1 se charge de tous ces calculs et génère les fichiers de versement et les déclarations annuelles requis.

 

Quelles sont les formalités d’enregistrement nécessaires pour gérer la paie en Suisse ?

 

Pour gérer la paie en Suisse, l’employeur doit effectuer cinq démarches d’enregistrement. Premièrement, s’inscrire auprès de la caisse de compensation cantonale (Ausgleichskasse) du canton où l’entreprise a son siège social pour les cotisations AVS/AI/APG et AC. Deuxièmement, s’affilier à une caisse de pension agréée LPP pour les salariés gagnant plus de 22 050 CHF par an (seuil d’entrée pour 2024). Troisièmement, il doit s’affilier à la SUVA ou à un assureur accidents privé pour l’assurance accidents LAA. Quatrièmement, il doit s’inscrire auprès de l’administration fiscale cantonale pour le versement de l’impôt à la source s’il emploie des ressortissants étrangers ne disposant pas d’un permis C. Cinquièmement, il doit s’inscrire auprès de la caisse cantonale d’allocations familiales (FAK) pour le versement des cotisations patronales aux allocations familiales.

 

Quels documents relatifs à la paie doivent être conservés en Suisse ?

 

En vertu de l’article 958f du Code suisse des obligations, les documents relatifs à la gestion des salaires, notamment les fiches de paie, les déclarations de salaire, les attestations de versement aux assurances sociales et les contrats de travail, doivent être conservés pendant 10 ans. Ces documents doivent être conservés sous une forme permettant leur consultation et leur vérification. La caisse de compensation AVS, les autorités fiscales cantonales et les organes de surveillance des caisses de pension LPP ont tous le droit de contrôler les documents relatifs à la gestion des salaires des employeurs. Les archives numériques sont acceptées à condition qu’elles répondent aux exigences d’intégrité et d’accessibilité spécifiées dans l’ordonnance sur les livres et registres (GeBüV). Le délai de conservation de 10 ans court à compter de la fin de l’année civile au cours de laquelle les documents ont été créés.