Votre liste de contrôle pour les responsables de la paie au niveau mondial

En bref

• Une liste de contrôle écrite offre aux responsables de la paie une meilleure visibilité, une plus grande cohérence et une meilleure responsabilisation dans tous les pays où l’entreprise est présente.
• Le traitement des retenues à la source porte sur les impôts obligatoires, les retenues à la source et le respect des délais de déclaration.
• La gestion de la paie comprend le traitement des salaires, les virements bancaires ainsi que la tenue précise des registres de présence et de congés.
• Le volet « Données et sécurité » couvre les performances du système, la validation et la gestion des changements.
• Le reporting comprend le rapprochement avec les systèmes comptables et RH, ainsi que le respect des délais de remise des rapports.

C’est en passant en revue ces quatre catégories à chaque cycle de paie que l’on transforme la gestion de la paie, qui passe d’une activité réactive et précipitée à un processus prévisible et vérifiable.

 

Pourquoi la gestion de la paie à l’international nécessite-t-elle une liste de contrôle officielle ?

 

La gestion de la paie est soumise à des processus et à des réglementations stricts, qui ne cessent de se renforcer à l’échelle mondiale. Une liste de contrôle formelle permet aux équipes chargées de la paie d’avoir une meilleure visibilité sur ce qui a été fait et ce qui ne l’a pas été, d’assurer la cohérence d’un cycle de paie à l’autre et de clarifier les responsabilités en cas de problème.

Une liste de contrôle efficace doit refléter à la fois les politiques propres à l’entreprise et les obligations légales liées au paiement des salaires. Cela comprend généralement la saisie et la codification des heures normales et des heures supplémentaires, les ajustements salariaux, le versement des primes et des commissions, le traitement des indemnités de licenciement, ainsi que la gestion des avantages sociaux tels que les congés payés et les indemnités de maladie. Le fait d’omettre systématiquement l’un de ces éléments entraîne des manquements à la conformité et des réclamations de la part des salariés.

Il est utile de considérer que la liste de contrôle s’adresse simultanément à deux publics différents. En interne, elle fournit à l’équipe chargée de la paie une norme commune afin que les mêmes étapes soient suivies, quelle que soit la personne en charge d’un cycle de paie donné. En externe, elle offre aux auditeurs, aux autorités de régulation et aux responsables financiers un élément concret à présenter lorsqu’ils demandent comment l’exactitude de la paie est garantie. Une liste de contrôle qui n’existe que de manière informelle, dans l’esprit d’une seule personne, ne peut remplir correctement aucun de ces deux objectifs.

 

Les quatre catégories ci-dessous couvrent les domaines à l’origine de la plupart des erreurs de paie. C’est en les passant en revue au début de chaque cycle, plutôt qu’uniquement lorsqu’un problème survient, que l’on parvient à anticiper les difficultés au lieu de les subir. Chaque catégorie présente en outre des sources d’erreur spécifiques ; c’est pourquoi il est rarement aussi efficace de les traiter comme une liste de tâches indifférenciée que de les examiner une par une.

Il est également utile de revoir régulièrement la liste de contrôle elle-même, et pas seulement de la parcourir à chaque cycle. La réglementation change, les politiques d’entreprise évoluent et de nouveaux types d’avantages sociaux ou de structures salariales s’ajoutent au fil du temps. Une liste de contrôle qui était exacte il y a deux ans peut omettre une étape qui n’est devenue pertinente qu’à la suite d’un récent changement de politique ou de l’ajout d’un nouveau pays d’activité. Intégrer une révision périodique de la liste de contrôle elle-même, indépendamment de sa consultation à chaque période de paie, permet de la maintenir utile au lieu qu’elle ne devienne un document obsolète auquel personne ne fait plus confiance.

 

Que faut-il vérifier lors du traitement des déductions ?

 

C’est au niveau du traitement des retenues à la source que se concentre le risque de non-conformité, car il concerne des sommes dues aux autorités fiscales et aux organismes publics, et non pas uniquement aux salariés. Deux vérifications sont particulièrement importantes à chaque cycle :

• Vérifiez que toutes les charges et retenues obligatoires ont été correctement calculées et prélevées pour chaque salarié.
• toutes les charges et retenues obligatoires. S’assurer que les déclarations fiscales et les cotisations sociales sont transmises dans les délais fixés par la législation du travail et la législation fiscale de chaque pays.

Étant donné que ces délais et ces taux varient selon les juridictions et peuvent changer sans préavis, c’est dans ce domaine que la validation automatisée, associée à un calendrier de conformité régulièrement mis à jour, s’avère la plus utile.

Il est préférable de considérer les deux vérifications ci-dessus comme des habitudes distinctes plutôt que de traiter le traitement des retenues à la source comme une seule étape. Il est préférable de vérifier l’exactitude des calculs en amont, idéalement avant la finalisation du cycle de paie, car corriger une erreur de retenue après le versement des salaires implique généralement de devoir déposer une déclaration rectificative par la suite. En revanche, il est préférable de suivre la ponctualité des déclarations à l’aide d’un calendrier pays par pays qui signale les échéances à venir bien avant qu’elles n’arrivent, car les délais légaux laissent rarement une marge suffisante pour un dépôt tardif sans pénalité.

De nombreuses équipes chargées de la paie trouvent également utile de tenir un registre à jour des exceptions liées aux retenues, c’est-à-dire des cas où la retenue à la source d’un salarié a nécessité un ajustement manuel, afin que la personne qui s’occupera ensuite de la paie de ce salarié comprenne pourquoi les chiffres diffèrent d’un calcul standard. Sans ce registre, la même exception fait parfois l’objet d’une nouvelle analyse complète à chaque cycle.

 

En quoi consiste exactement le traitement des salaires ?

 

Le traitement des salaires est l’aspect de la gestion de la paie avec lequel les employés sont directement en contact, ce qui en fait la catégorie la plus susceptible de générer des demandes d’assistance en cas de problème. Il comprend :

• Répondre aux questions des salariés concernant la paie et résoudre les problèmes liés à la paie au fur et à mesure qu’ils se présentent.
• Gérer le paiement de l’ensemble des salariés, notamment en effectuant les opérations de paie et en transférant les fonds sur les comptes bancaires des salariés.
• Tenir à jour et avec précision les registres de présence et d’absence, y compris les congés payés, les indemnités de maladie et les congés parentaux.

La précision des relevés de présence et de congés revêt ici autant d’importance que l’étape du paiement elle-même, car les erreurs dans ces relevés constituent l’une des causes les plus fréquentes d’une erreur dans le montant de la paie.

Une erreur courante consiste à considérer le traitement des salaires comme une simple étape technique, consistant à effectuer le calcul et à envoyer le paiement, sans prévoir de vérification des données qui ont servi de base à ce calcul. Un salarié ayant pris un congé sans solde qui n’a jamais été enregistré, ou un responsable ayant approuvé des heures supplémentaires qui n’ont jamais été saisies dans le système, entraînera une erreur dans le montant du salaire, même si tous les calculs en aval sont techniquement corrects. La vérification des données d’entrée est tout aussi importante que celle des résultats.

La communication avec les salariés mérite également une attention particulière dans cette catégorie. Lorsqu’un salarié pose une question relative à la paie, la rapidité et la clarté avec lesquelles cette question reçoit une réponse déterminent le niveau de confiance que les salariés accordent au processus de paie dans son ensemble. Une simple vérification consistant à s’assurer que toutes les demandes en suspens concernant la paie ont été traitées avant le début du cycle suivant peut empêcher l’accumulation, à l’insu de tous, d’un arriéré de questions non résolues.

 

Comment garantir l’exactitude et la sécurité des données relatives à la paie ?

 

La qualité et la sécurité des données constituent la base de tous les autres éléments de cette liste de contrôle, car les erreurs qui surviennent à ce stade se répercutent sur l’ensemble des paiements et des rapports en aval. Chaque cycle doit inclure :

• Analyser et évaluer les performances du système de gestion de la paie, identifier les améliorations possibles et mettre en œuvre les changements permettant d’accroître l’efficacité et la précision.
• Vérifier et valider toutes les informations relatives à la paie, notamment les salaires, les primes, les heures supplémentaires et les avantages sociaux, afin de s’assurer qu’elles sont exactes et à jour.
• Traiter les modifications ou mises à jour relatives à la paie, telles que les changements de salaire, les promotions, les licenciements ou les mutations, dès qu’elles sont approuvées.

C’est en considérant cela comme un contrôle régulier, plutôt que comme une configuration ponctuelle, que l’on parvient à détecter les petites erreurs de données avant qu’elles ne s’accumulent au fil de plusieurs cycles de paie.

Dans ce domaine, le timing est plus important qu’il n’y paraît à première vue. Une promotion ou une modification salariale approuvée mais non traitée avant le versement des salaires entraîne au moins un cycle de sous-paiement, suivi d’une correction que l’équipe chargée de la paie et l’employé doivent tous deux suivre. En intégrant une brève marge de manœuvre dans la liste de contrôle, c’est-à-dire un moment où les changements en attente sont examinés avant la finalisation du versement des salaires plutôt qu’après, on élimine une grande partie de ces erreurs de timing.

La sécurité mérite autant d’attention que la précision. Vérifier qui a accès aux données de paie et s’assurer que ces droits d’accès sont modifiés lorsqu’une personne change de poste ou quitte l’entreprise relève autant du contrôle de l’intégrité des données que de la sécurité. Des droits d’accès obsolètes constituent une source fréquente de modifications accidentelles des données et, dans les cas les plus graves, d’utilisation abusive délibérée.

 

Quels éléments doivent figurer dans les déclarations de paie ?

 

Le reporting constitue le point de contrôle qui permet de vérifier que toutes les données en amont ont bien été enregistrées correctement dans les systèmes sur lesquels s’appuient la direction et les auditeurs. Il comprend :

• Vérifier que toutes les informations relatives à la paie ont bien été enregistrées avec exactitude dans les systèmes comptables et de ressources humaines de l’entreprise.
• Veiller à ce que tous les rapports de paie soient générés et transmis dans les délais fixés.

La production de rapports est souvent considérée comme la dernière étape, mais elle est plus efficace lorsqu’elle s’inscrit dans un suivi continu tout au long du cycle plutôt que d’être effectuée à la hâte à la fin du mois.

En intégrant de petits contrôles de rapprochement au cours du cycle de paie, plutôt que de reporter toutes les vérifications à la fin, on a plus de chances de détecter les écarts tant qu’il est encore facile d’en retracer l’origine. Un écart entre les registres de paie et les registres comptables est bien plus facile à expliquer la semaine même où il s’est produit qu’un mois plus tard, une fois que plusieurs cycles de paie supplémentaires ont eu lieu.

Il est également utile de faire la distinction entre le reporting interne, c’est-à-dire les chiffres utilisés par la direction et le service financier pour gérer l’entreprise, et le reporting réglementaire, c’est-à-dire les chiffres exigés par les autorités fiscales et les organismes de contrôle du travail. Ces deux types de reporting doivent être précis, mais leurs délais et leurs formats diffèrent souvent ; les traiter comme une seule et même tâche peut conduire à accorder à l’un d’entre eux moins d’attention qu’il ne le mérite.

 

La liste de contrôle en un coup d’œil

 

Le tableau ci-dessous présente un aperçu de chaque catégorie, de ce qu’elle recouvre et des raisons pour lesquelles elle doit figurer sur la liste de contrôle de tout responsable de la paie.

A one-page printable version of this checklist, or a short infographic walking through the four categories, can make it easier for a payroll team to keep on hand during a live pay cycle rather than referring back to the full article each time. A short walkthrough video showing how the checklist fits into an actual pay run can also help newer team members get up to speed faster than reading through the written version alone.

 

FAQ

 

À quelle fréquence faut-il revoir cette liste de contrôle ?

 

Passez en revue les quatre catégories à chaque cycle de paie, car chacune d’entre elles couvre des éléments qui nécessitent une attention régulière plutôt qu’une configuration ponctuelle. Par ailleurs, revoyez la liste de contrôle elle-même une ou deux fois par an afin de vous assurer qu’elle reflète toujours la réglementation en vigueur et la politique de l’entreprise.

 

Qui devrait être responsable de chaque catégorie ?

 

La répartition des responsabilités varie en fonction de la taille et de la structure de l’entreprise, mais chaque catégorie correspond généralement à un ensemble de compétences spécifique : le traitement des retenues à la source nécessite une personne disposant de connaissances en fiscalité et en conformité ; le traitement des salaires nécessite une personne à l’aise avec la communication avec les salariés ; la gestion des données et de la sécurité nécessite une personne ayant l’esprit orienté vers les systèmes ; et l’établissement des rapports nécessite une personne maîtrisant à la fois la paie et la comptabilité.

 

Cette liste de contrôle s’applique-t-elle de la même manière dans tous les pays ?

 

Ces quatre catégories s’appliquent partout, mais les exigences spécifiques à chacune d’entre elles (taux d’imposition, dates limites de déclaration, types de congés légaux) varient selon les juridictions. La liste de contrôle fournit le cadre général ; l’expertise locale permet de préciser les détails propres à chaque pays.

 

Quel est le plus grand risque lié au fait de ne pas remplir une catégorie ?

 

Le fait de négliger le traitement des retenues a tendance à entraîner les conséquences les plus graves, car cela implique des déclarations légales et des pénalités. Le fait de négliger les vérifications relatives au traitement des salaires a tendance à se révéler le plus rapidement, car les salariés remarquent presque immédiatement une erreur sur leur fiche de paie. Les lacunes en matière de données et de rapports sont souvent celles qui passent le plus inaperçues, mais elles s’aggravent à mesure qu’elles restent sans être détectées.

 

Points clés

 

• Le traitement des retenues à la source garantit la conformité ; respectez les délais de retenue et de déclaration dans chaque pays.
• La gestion des salaires est le domaine que les salariés remarquent en premier ; il est donc essentiel que les opérations de paie et les registres des congés soient toujours exacts.
• Les contrôles des données et de la sécurité devraient être effectués à chaque cycle, et pas seulement lorsqu’un problème survient.
• Les rapports confirment que toutes les étapes en amont ont été enregistrées correctement avant l’expiration des délais.
• C’est grâce à une liste de contrôle écrite et reproductible que la gestion de la paie devient un processus cohérent et vérifiable dans tous les pays.

 

Sources et lectures complémentaires

 

Pour en savoir plus sur les exigences en matière de conformité de la paie et les normes de déclaration mentionnées dans cette liste de contrôle, consultez les ressources de la SHRM consacrées à la paie et à la conformité, ainsi que celles de l’OCDE relatives à l’administration fiscale ; ces deux sources traitent de manière plus approfondie des obligations légales en matière de retenues à la source et de déclaration.