Mobilité internationale

Qu’est-ce que la mobilité internationale ?

 

La mobilité internationale désigne la pratique consistant à déplacer des salariés au-delà des frontières nationales à des fins professionnelles, que ce soit à titre temporaire ou définitif. Elle couvre l’ensemble du cycle de vie d’une mission à l’international : immigration, conformité fiscale, paie, structuration de la rémunération, sécurité sociale et rapatriement. Pour les équipes des ressources humaines et des finances, il s’agit de l’un des domaines les plus complexes et les plus coûteux de la gestion des effectifs.

 

Comment fonctionne le programme de mobilité internationale ?

 

Les programmes de mobilité internationale gèrent les déplacements des salariés d’un pays à l’autre. L’employeur se charge de coordonner les démarches d’immigration, les contrats de travail, les ajustements salariaux, la conformité fiscale tant dans le pays d’origine que dans le pays d’accueil, les demandes au titre des conventions de sécurité sociale, ainsi que la logistique liée à la relocalisation. Chacun de ces axes de travail implique des autorités, des délais et des obligations légales différents. La plupart des organisations structurent leur programme de mobilité internationale en fonction des types de missions, chacune présentant son propre profil de conformité et ses propres implications financières.

 

Types de devoirs

 

Les missions de courte durée s’étendent généralement de 3 à 12 mois. Le salarié reste inscrit sur la liste de paie de son pays d’origine, et l’employeur se charge des obligations fiscales liées aux déplacements professionnels ainsi que des allègements prévus par les conventions de sécurité sociale, le cas échéant. Le risque lié à l’établissement stable est moindre, mais n’est pas inexistant.

Les missions de longue durée s’étendent de 1 à 5 ans. Le salarié est généralement inscrit sur la liste de paie du pays d’accueil, perçoit une rémunération adaptée au coût de la vie local et est soumis à la fiscalité et au régime de sécurité sociale du pays d’accueil. Une péréquation fiscale est généralement appliquée afin de protéger le salarié contre une charge fiscale plus élevée dans le pays d’accueil.

Les mutations définitives constituent des transferts à durée indéterminée. Le salarié met fin à son contrat de travail dans son pays d’origine et en signe un nouveau dans le pays d’accueil. L’employeur a moins d’obligations simultanées dans les deux pays que dans le cadre d’une mission, mais il doit tenir compte des droits au rapatriement et de la continuité du régime de retraite dans le pays d’origine.

Les frontaliers travaillent dans un pays et résident dans un autre. La Suisse a conclu des accords bilatéraux spécifiques régissant le statut de « Grenzganger » pour les frontaliers originaires de France, d’Allemagne, d’Italie et d’Autriche. Ces travailleurs bénéficient d’un traitement fiscal et de dispositions en matière de sécurité sociale spécifiques, qui diffèrent des règles habituelles applicables aux missions internationales.

 

Le volet Immigration et autorisation de travail 

 

Avant qu’un salarié puisse travailler dans un pays d’accueil, l’employeur doit obtenir l’autorisation de travail appropriée. En Suisse, le type de permis détermine non seulement le droit au travail, mais aussi le régime fiscal applicable. Les ressortissants de l’UE et de l’AELE bénéficient de l’accord sur la libre circulation des personnes et peuvent occuper un emploi en Suisse sans être soumis à un quota. Les ressortissants de pays non membres de l’UE doivent obtenir un permis de travail en vertu de la loi sur les étrangers et l’intégration (AIG), le nombre de permis délivrés aux travailleurs non ressortissants de l’UE étant limité chaque année.

En Suisse, les types de permis applicables aux salariés mobiles à l’international comprennent : le permis L (séjour de courte durée, jusqu’à 12 mois), le permis B (séjour temporaire, renouvelable chaque année) et le permis C (permis d’établissement, droit de séjour permanent après 5 ou 10 ans selon la nationalité). Le type de permis détermine si le salarié est soumis à la « Quellensteuer » (retenue à la source) ou à la procédure d’imposition ordinaire au titre de l’impôt sur le revenu.

 

La gestion de la paie dans le contexte de la mobilité internationale

 

La gestion de la paie des salariés en mobilité internationale est plus complexe que celle d’une paie classique, car un salarié peut être soumis à des obligations dans deux pays simultanément. Un salarié en mission de longue durée peut continuer à figurer partiellement sur la liste de paie de son pays d’origine afin d’assurer la continuité de sa retraite, tout en figurant également sur celle du pays d’accueil pour se conformer à la réglementation locale. Ce dispositif de paie partagée nécessite une coordination étroite entre les deux équipes chargées de la paie ainsi qu’un suivi rigoureux afin d’éviter toute double imposition ou toute lacune dans la couverture sociale.

L’employeur doit déterminer au cas par cas : quel est le pays dont le service de paie effectue le paiement principal, quel est le pays dont la retenue à la source s’applique et à quel taux, si un accord de totalisation des droits de sécurité sociale permet au salarié de rester affilié au régime de sécurité sociale de son pays d’origine, et comment tout ajustement de péréquation fiscale est calculé et géré par le service de paie.

 

 

Formules et modèles de coûts liés à la mobilité internationale

 

La gestion des coûts liés aux missions à l’international nécessite des formules standardisées. Celles-ci permettent aux équipes RH d’élaborer des offres de mission cohérentes, aux équipes financières d’établir des budgets précis et aux responsables de la mobilité de comparer les coûts de différentes structures de mission.

 

Formules de calcul des coûts et des rémunérations des missions

 

• Formule 1 : Total Assignment Cos

Cette formule permet de déterminer si un salarié peut continuer à bénéficier du régime de sécurité sociale de son pays d’origine pendant une mission à l’étranger. Si la durée de la mission respecte la limite prévue par la convention et que le salarié reste couvert par le régime de son pays d’origine, celui-ci peut être exonéré des cotisations de sécurité sociale du pays d’accueil. Les employeurs doivent obtenir l’attestation de couverture requise avant le début de la mission.

 

Exemple pratique de péréquation fiscale

 

Le tableau ci-dessous présente un calcul de péréquation fiscale pour un salarié domicilié en Suisse et détaché en Allemagne pour une durée de deux ans, percevant un salaire brut annuel de 180 000 CHF.

L’employeur verse 62 460 CHF au titre des frais supplémentaires de péréquation fiscale, en plus de la rémunération de base liée à l’expatriation. Ce montant doit être pris en compte dans le calcul du coût total de l’expatriation. En Suisse, les compléments de péréquation fiscale constituent eux-mêmes un revenu imposable dans le pays d’accueil, ce qui entraîne une obligation de majoration (l’impôt sur le complément de péréquation fiscale doit également être pris en charge par l’employeur afin de maintenir le revenu net de l’expatrié).

 

Pourquoi la mobilité internationale est-elle importante pour les employeurs ?

 

La mobilité internationale relève à la fois d’une stratégie de gestion des talents et d’une obligation de conformité. Bien gérée, elle permet aux entreprises de déployer rapidement les bonnes personnes partout dans le monde. Mal gérée, elle entraîne des obligations fiscales, des infractions aux règles d’immigration et des problèmes de relations sociales qui s’avèrent coûteux et longs à résoudre.

 

Mobilisation des talents et avantage concurrentiel

 

La capacité à affecter des collaborateurs qualifiés là où l’entreprise en a besoin constitue un avantage concurrentiel direct sur les marchés internationaux. Les organisations capables de déployer un ingénieur senior ou un spécialiste de la pénétration de marché dans un nouveau pays en l’espace de quelques semaines agissent plus rapidement que celles dont le processus de mobilité prend des mois. Cette rapidité repose sur la mise en place, avant même que le besoin ne se fasse sentir, de structures d’affectation préétablies, de relations avec les services d’immigration et de modalités de paie dans les pays cibles.

 

Risque financier lié au non-respect des obligations

 

Le non-respect des règles en matière de mobilité internationale entraîne des risques financiers qui s’accumulent. Un salarié travaillant dans un pays sans autorisation de travail en bonne et due forme s’expose à une expulsion immédiate et à une interdiction de réadmission. Un employeur qui omet de s’enregistrer auprès des autorités fiscales du pays d’accueil pour le paiement des charges sociales peut se voir imposer des arriérés d’impôts, des intérêts et des pénalités couvrant toute la durée de la mission. La création d’un établissement stable résultant des activités d’un salarié en mission peut exposer l’employeur à l’impôt sur les sociétés au titre des bénéfices attribuables à cette juridiction.

Les engagements en matière de péréquation fiscale qui ne sont pas suivis et gérés correctement entraînent un risque de retraitement des comptes financiers, car l’obligation de l’employeur dépend de la situation fiscale réelle du salarié détaché dans le pays d’accueil, qui ne peut être déterminée qu’après le dépôt de la déclaration d’impôt, soit un à deux ans après la clôture de l’exercice.

 

Expérience des collaborateurs et fidélisation

 

Les collaborateurs en mobilité internationale acceptent des bouleversements personnels importants pour servir les intérêts de l’entreprise. Si leur fiche de paie comporte une erreur, si leur demande de permis est retardée ou si leurs cotisations de retraite dans leur pays d’origine sont interrompues, ils s’en aperçoivent immédiatement. La qualité de l’expérience de mobilité influe directement sur la décision des collaborateurs hautement performants d’accepter de futures affectations et de rester au sein de l’organisation après leur rapatriement. La fidélisation des collaborateurs de retour d’expatriation est un indicateur clé de performance (KPI) mesurable dans les programmes de mobilité de premier plan.

 

Mobilité internationale en Suisse et à l’étranger

 

La Suisse est à la fois une destination de choix pour les affectations à l’étranger et une source importante d’expatriés, compte tenu de la concentration de sièges sociaux de multinationales dans des secteurs tels que les services financiers, l’industrie pharmaceutique et les technologies.

 

La Suisse en tant que pays d’accueil

 

La Suisse compte 26 cantons, chacun appliquant ses propres taux d’imposition sur le revenu et ses propres barèmes de Quellensteuer. Pour les expatriés arrivant en Suisse et soumis à la Quellensteuer, c’est le canton de travail qui détermine le taux de retenue à la source applicable. Un expatrié gagnant 15 000 CHF par mois peut se voir appliquer un taux d’imposition effectif très différent selon qu’il travaille à Zurich, à Zoug ou à Genève.

En vertu des accords bilatéraux de sécurité sociale conclus par la Suisse, les salariés détachés de l’UE et de l’AELE dans le cadre d’une mission de courte durée peuvent généralement continuer à bénéficier du régime de sécurité sociale de leur pays d’origine grâce au certificat A1 délivré par les autorités de ce dernier. Pour les salariés détachés non ressortissants de l’UE, la Suisse a conclu des accords bilatéraux individuels avec plus de 40 pays, qui fixent les délais d’exclusion applicables. Les employeurs doivent demander le certificat correspondant avant le début de la mission.

Le type de permis de séjour suisse a une incidence à la fois sur l’autorisation de travail et sur le régime fiscal. Les titulaires d’un permis L (à court terme) sont toujours soumis à la Quellensteuer. Les titulaires d’un permis B qui ne possèdent pas de permis C sont soumis à la Quellensteuer si leur salaire annuel est inférieur à 120 000 CHF (en 2024). Les titulaires d’un permis C et les ressortissants suisses sont imposés selon la procédure fiscale cantonale ordinaire. Les équipes chargées de la mobilité doivent suivre l’évolution du statut des permis et mettre à jour le système de paie en cas de changement de permis.

 

Assignment Type	Home Country Payroll?	Host Country Payroll?	Social Security	Key Swiss Obligation
Short-term (under 12 months, Switzerland inbound)	Yes, maintained	Shadow payroll may apply	Apply A1 / bilateral certificate	Quellensteuer via shadow payroll; PE risk assessment
Long-term (1-5 years, Switzerland inbound)	Possible partial	Yes, primary payroll	Host country unless totalization applies	Full Swiss social insurance; BVG affiliation; Quellensteuer
Permanent transfer to Switzerland	No	Yes, new contract	Swiss social insurance from day one	Standard Swiss onboarding: AHV, BVG, SUVA, FAK
Grenzganger (cross-border commuter)	No	Yes, host country payroll	Home country (bilateral agreement)	Specific Grenzganger treaty rules (France, Germany, Italy, Austria)
Short-term (Switzerland outbound)	Yes, maintained	Shadow payroll in host country	Apply A1 certificate from Switzerland	Quellensteuer stops; notify cantonal authority
Long-term (Switzerland outbound)	Partial or no	Yes, host country	Host country from transfer date	Swiss social insurance contribution continuity to be assessed

 

Comparaison entre les principaux pays

 

 

Mobilité mondiale ou télétravail international ?

 

Ces deux notions sont souvent confondues, mais elles impliquent des obligations en matière de conformité très différentes. Cette distinction a une incidence tant sur les obligations fiscales de l’employeur que sur le statut juridique du salarié.

Le développement du télétravail a estompé la frontière entre ces deux modèles. Un salarié qui passe six mois à travailler depuis un pays étranger peut être soumis aux mêmes obligations fiscales et sociales qu’un salarié en détachement officiel, mais sans que l’infrastructure nécessaire à la mise en conformité ne soit en place. Les employeurs devraient disposer d’une politique relative au télétravail transfrontalier qui définisse la durée autorisée, exige une autorisation préalable et déclenche une évaluation de conformité avant que le salarié ne s’installe à l’étranger.

 

Bonnes pratiques en matière de mobilité internationale

 

• Lancez l’évaluation de conformité avant le déménagement du salarié

 

Les démarches relatives à l’immigration, à l’enregistrement fiscal et à la demande de certificat de sécurité sociale prennent toutes du temps. Si vous ne les lancez qu’une fois que le salarié a déjà franchi la frontière, celui-ci risque de travailler en situation irrégulière et sans que les retenues fiscales appropriées soient mises en place. Pour chaque mission prévue, lancez une liste de contrôle de conformité au moins 60 jours avant la date de début prévue, couvrant l’autorisation de travail, l’enregistrement auprès de l’organisme de paie du pays d’accueil, la demande de certificat de sécurité sociale dans le pays d’origine et l’analyse des conventions fiscales.

 

• Mettre en place une politique cohérente en matière de devoirs

 

Définissez par écrit ce que comprend chaque type d’affectation : méthodologie de l’indexation sur le coût de la vie (COLA), approche en matière de logement, éligibilité à l’indemnité d’éducation, fréquence des congés dans le pays d’origine et approche de péréquation fiscale. Un traitement inégal entre les personnes affectées occupant des fonctions similaires engendre des problèmes d’équité interne et est difficile à justifier en cas de contestation. Cette politique doit être approuvée par la direction des ressources humaines et le service financier, réévaluée chaque année à la lumière des pratiques du marché et appliquée de manière uniforme dans toutes les entités opérationnelles.

 

• Recourir à une « masse salariale fantôme » pour les missions de courte durée

 

Une «paie parallèle» reproduit la paie du pays d’origine dans le pays d’accueil, dans le seul but de calculer et de déclarer les obligations fiscales et sociales du pays d’accueil, sans effectuer de deuxième versement au salarié. Pour les expatriés suisses en mission de courte durée qui restent sur la liste de paie de leur pays d’origine, l’employeur établit une liste de paie fictive suisse afin de se conformer aux obligations de retenue à la source (Quellensteuer) et de déclaration aux organismes de sécurité sociale. Sans cela, l’employeur ne respecte pas la législation suisse en matière d’impôts sur les salaires, même si le salarié n’est pas rémunéré par le biais d’une liste de paie suisse.

 

• Suivre le nombre cumulé de jours passés dans chaque pays

 

Les règles des 183 jours prévues par les conventions fiscales, les seuils d’établissement stable et les périodes d’exonération en matière de sécurité sociale dépendent tous du nombre de jours passés par le salarié dans le pays d’accueil. Mettez en place un processus de suivi du décompte des jours pour chaque salarié en mobilité, mis à jour à chaque déplacement professionnel ainsi que lors des affectations officielles. En ce qui concerne la « Quellensteuer » suisse, ce suivi doit être précis au jour près, car les codes tarifaires et les taux applicables peuvent changer lorsque le statut d’un salarié évolue en cours d’année.

 

• Remplir les déclarations d’impôts dans les délais impartis

 

Les accords de péréquation fiscale exigent que l’obligation fiscale effective dans le pays d’accueil soit confirmée, ce qui intervient lors du dépôt et du contrôle de la déclaration fiscale annuelle. Dans certains pays, cela peut prendre entre 18 et 24 mois après la fin de l’année de détachement. Les retards dans le dépôt des déclarations entraînent l’apparition de dettes fiscales en suspens au bilan de l’entreprise et prolongent la période pendant laquelle l’employeur supporte le risque financier lié à la situation fiscale du salarié détaché. Faites appel à des conseillers fiscaux du pays d’accueil dès la fin de l’année de détachement afin de préparer et de déposer les déclarations sans délai.

 

 

Comment Applic8 gère-t-il la mobilité internationale ?

 

Applic8 accompagne les collaborateurs en mobilité internationale, qu’ils se trouvent en Suisse ou à l’étranger, grâce à la plateforme de paie As1. Pour les collaborateurs en affectation à l’étranger, As1 gère la retenue à la source (Quellensteuer) en appliquant le barème cantonal approprié, en fonction du type de permis du collaborateur, de son canton de travail, de son état civil et du niveau de ses revenus. Lorsqu’un permis passe de la catégorie L à la catégorie B ou de la catégorie B à la catégorie C, la plateforme met automatiquement à jour le traitement fiscal pour le prochain cycle de paie.

Pour les cessionnaires ayant besoin d’une paie « fantôme » en Suisse, As1 effectue le calcul de la paie suisse en parallèle de celui du pays d’origine, sans générer de double paiement. Les données issues de cette paie « fantôme » alimentent les déclarations suisses à l’AVS et à la Quellensteuer, garantissant ainsi que l’employeur respecte ses obligations déclaratives en Suisse, même lorsque le salarié est rémunéré par une paie non suisse.

Les demandes de certificat d’assurance sociale pour les salariés détachés originaires de l’UE et de l’AELE dans le cadre de la procédure A1 sont prises en charge par le workflow de conformité de la plateforme. En ce qui concerne les exonérations prévues par des accords bilatéraux avec des pays non membres de l’UE, As1 identifie l’accord applicable et suit la période d’exonération par rapport à la date de début du détachement, en alertant l’équipe chargée de la mobilité avant l’expiration de cette période et avant que les cotisations dues au pays d’accueil ne deviennent exigibles.

Les rapports sur les coûts globaux de la main-d’œuvre dans As1 présentent le coût total de chaque mission par salarié, comprenant le salaire de base, les indemnités, les cotisations sociales et les estimations de péréquation fiscale, offrant ainsi aux équipes chargées de la mobilité et des finances une vue d’ensemble des coûts liés au personnel international à tout moment de l’année.

 

 

Foire aux questions sur la mobilité internationale

 

Qu’entend-on par « mobilité internationale » dans le domaine des ressources humaines ?

 

La mobilité internationale en ressources humaines désigne la fonction chargée de gérer les déplacements professionnels des salariés au-delà des frontières. Elle couvre les questions d’immigration, les permis de travail, la rémunération liée à l’expatriation, la conformité fiscale dans le pays d’origine et le pays d’accueil, la sécurité sociale, la logistique de l’installation et le rapatriement. Dans les grandes entreprises, il s’agit d’une fonction RH spécialisée. Dans les plus petites, elle est généralement gérée par des généralistes des ressources humaines, en collaboration avec des conseillers fiscaux et des spécialistes de l’immigration externes. L’objectif principal est de permettre au salarié de travailler légalement dans le pays d’accueil, avec une rémunération correctement structurée et sans charge fiscale personnelle imprévue.

 

Quelle est la différence entre la mobilité internationale et le télétravail international ?

 

La mobilité internationale désigne un détachement formellement structuré, initié par l’employeur, vers un pays d’accueil et assorti d’une gestion réglementaire bien définie : autorisation de travail, paie dans le pays d’accueil ou « paie parallèle », analyse des conventions fiscales et certificats de sécurité sociale. Le télétravail international, quant à lui, désigne une situation où le salarié travaille depuis un pays étranger de sa propre initiative, souvent sans gestion réglementaire formelle. Ces deux situations peuvent entraîner les mêmes obligations en matière de fiscalité, de sécurité sociale et d’établissement stable dans le pays d’accueil. La différence réside dans le fait que l’employeur ait ou non identifié et géré ces obligations de manière proactive. Le télétravail sans autorisation préalable ni contrôle de conformité présente les mêmes risques qu’une mission officielle, mais sans l’infrastructure nécessaire pour la gérer.

 

Comment calcule-t-on la péréquation fiscale ?

 

La péréquation fiscale se déroule en trois étapes. Premièrement, on calcule l’impôt hypothétique : l’impôt sur le revenu que le salarié aurait payé s’il était resté dans son pays d’origine avec son salaire habituel. Ce montant est prélevé sur la rémunération brute du salarié. Ensuite, l’employeur s’acquitte de l’intégralité des impôts réels du pays d’accueil pour le compte du salarié. Enfin, on compare l’impôt réel payé à l’impôt hypothétique retenu. Si l’impôt réel est supérieur à l’impôt hypothétique, l’employeur prend en charge la différence. Si l’impôt réel est inférieur, l’employeur conserve la différence. Il en résulte que la rémunération nette du salarié est identique à celle qu’il aurait perçue dans son pays d’origine, quel que soit le taux d’imposition du pays d’accueil.

 

Les cotisations aux assurances sociales suisses s’appliquent-elles aux employés en détachement ?

 

Cela dépend du pays d’origine de la personne détachée et de la durée du détachement. Les ressortissants de l’UE et de l’AELE effectuant un détachement de courte durée peuvent demander un certificat de couverture A1 et rester affiliés au régime de sécurité sociale de leur pays d’origine, en étant exemptés des cotisations suisses à l’AVS, à l’AC et à la LPP pendant la durée couverte par le certificat. Pour les ressortissants de pays non membres de l’UE, la Suisse a conclu des accords bilatéraux de sécurité sociale avec plus de 40 pays qui peuvent prévoir des exonérations similaires. Les expatriés qui ne sont pas couverts par un accord de totalisation doivent s’affilier au système suisse d’assurance sociale dès leur premier jour de travail en Suisse. As1 signale les accords applicables et suit l’expiration de la période d’exonération pour chaque expatrié.

 

Quels sont les permis nécessaires pour travailler en Suisse ?

 

Les ressortissants de l’UE et de l’AELE peuvent travailler en Suisse en vertu de l’accord sur la libre circulation des personnes, sans être soumis à un contingent. Ils se voient généralement délivrer un permis L pour les séjours de moins de 12 mois ou un permis B pour les séjours plus longs. Les ressortissants hors UE doivent obtenir un permis de travail en vertu de la loi sur les étrangers et l’intégration (AIG). Ces permis sont soumis à des contingents annuels fédéraux et cantonaux et nécessitent la preuve qu’aucun candidat approprié n’était disponible en Suisse ou dans l’UE. L’employeur doit demander le permis avant l’arrivée du salarié. Travailler sans le permis requis expose tant l’employeur que le salarié à des amendes et, dans les cas graves, à l’expulsion.