La sécurité de la paie consiste en l’ensemble des mesures prises pour protéger les informations sensibles des employés, telles que les coordonnées bancaires, les adresses et les numéros de sécurité sociale, contre les menaces potentielles, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’entreprise. Le traitement de la paie comprend des données sensibles sur les employés, telles que les noms, les numéros de sécurité sociale et les informations sur les salaires. C’est pourquoi les entreprises sont tenues de protéger les données de leurs employés contre les violations de données par le biais de cyber-attaques et d’adhérer aux réglementations du GDPR.
Alors, comment pouvez-vous mettre en œuvre la sécurité globale de la paie ?
Paiements
Sécurité des salaires :
La mise en œuvre de pratiques de paie dans vos mesures de sécurité signifie que les politiques sont à la disposition des employés s’ils en ont besoin et quand ils en ont besoin. Cela inclut des éléments tels que, mais sans s’y limiter :
> Limiter le nombre d’employés ayant accès aux données sensibles des employés
> Encourager les employés à recevoir des dépôts directs au lieu de chèques imprimés
> Mise en œuvre d’un logiciel de sécurité pour l’informatique en nuage
> Assurer la conformité avec les réglementations en matière de traitement des données de chaque pays spécifique
– Logiciel de paie :
La mise à jour régulière de votre logiciel de paie garantit un niveau de sécurité optimal et l’accès aux dernières intégrations de tiers. En outre, une politique de mise à jour claire dans les procédures de paie et de sécurité de votre entreprise est le meilleur moyen de s’assurer que votre logiciel est constamment mis à jour.
–Tâches liées à la paie :
La répartition des tâches liées à la paie entre quelques employés réduit le risque de vol et de fraude, car un nombre limité de personnes ont accès à ces données. Toutefois, le fait que certains aspects du processus de paie soient vérifiés par un petit nombre d’employés permet de détecter les erreurs humaines et de les minimiser. L’erreur humaine reste l’une des principales raisons des erreurs de paie et des violations accidentelles de données, ce qui compromet la sécurité.
– Audit des salaires :
Les audits annuels de la paie peuvent vous aider à prévenir les violations de données, les fraudes et les détournements de fonds. Le nombre de violations de données a augmenté de 68 % entre 2020 et 2021.
Comment procéder à l’audit ?
1. Discutez avec vos équipes chargées de la paie et de l’informatique – évaluez vos procédures actuelles et recueillez leurs commentaires.
2. Confirmez les informations relatives aux employés, telles que les taux de rémunération
3. Comparez les heures figurant dans vos registres de paie aux heures déclarées sur les fiches de présence.
4. Exécutez un rapport sur le grand livre pour faire correspondre chaque transaction à vos registres de paie.
– Fiches de paie : Physique ou numérique :
Bien que les dépôts directs soient privilégiés du point de vue de la sécurité, certains employés préfèrent les chèques imprimés. Un moyen d’éviter les failles de sécurité est de limiter la quantité de données sensibles imprimées sur les chèques.
– Opérations de paie :
Les fournisseurs tiers peuvent contribuer à protéger les données de vos employés grâce à leurs propres mesures de sécurité complètes. Pour ce faire, vous devez recueillir des informations sur les points suivants
> Cryptage des données
> Caractéristiques de sécurité
> Serveurs utilisés pour stocker les données
> Historique des salaires
> Distribution des fiches de paie
> La réputation du fournisseur – comment gère-t-il les problèmes de sécurité ?
Salariés
– Formation des employés:
Saviez-vous que 85 % des violations de données enregistrées sont involontaires ? Les employés doivent bien comprendre l’ensemble du processus de paie, en particulier lorsqu’il est étendu à l’échelle mondiale, et les directives strictes qui l’accompagnent afin de garantir qu’aucune violation de données ne se produise.
– Anciens employés :
Les failles de sécurité peuvent être causées par d’anciens employés qui ont connaissance d’informations sensibles. Un moyen de minimiser ce risque est de leur retirer l’accès à votre logiciel de paie et de récupérer les actifs de l’entreprise tels que les identifiants de sécurité et l’équipement.
– Références :
Les études montrent que les employés devraient mettre à jour leur mot de passe tous les 60 à 90 jours et que cela devrait être clairement indiqué dans la procédure de sécurité de l’entreprise ainsi que dans leur période de formation.
– Vol de temps :
Les erreurs de relevé d’heures constituent une part importante des erreurs humaines dans le domaine de la paie. Il y a falsification des feuilles de temps lorsque les employés font intentionnellement de fausses déclarations sur leurs feuilles de temps. Des politiques claires en matière de temps de présence et un logiciel de gestion des temps de présence amélioreront la sécurité globale de votre système de paie.
La gestion des salaires est un élément clé de toute entreprise et vos employés en dépendent fortement. Il est essentiel de s’assurer qu’elle est effectuée correctement et de donner à vos employés la tranquillité d’esprit de savoir que leurs données et leur argent durement gagné sont en sécurité.
