En bref
- Les arriérés de salaire correspondent aux sommes dues par un employeur pour une période antérieure durant laquelle un salarié a été sous-rémunéré.qa
- It commonly arises from delayed raises, late promotions, payroll errors, contract settlements, or wage law violations.
- Le calcul consiste à multiplier la différence de rémunération par le nombre d’heures, de jours ou de périodes de paie concernées.
- Les arriérés de salaire constituent des rémunérations imposables, et il peut s’avérer nécessaire de recalculer les heures supplémentaires pour la période concernée.
- Les arriérés de salaire constituent des rémunérations imposables, et il peut s’avérer nécessaire de recalculer les heures supplémentaires pour la période concernée.
Qu’est-ce qu’une rémunération rétroactive ?
Le salaire rétroactif, souvent appelé « arriéré de salaire », correspond à une rémunération versée a posteriori pour un travail effectué au cours d’une période antérieure, lorsque le salarié a perçu un montant inférieur à celui auquel il avait droit. Il couvre la différence entre le montant effectivement versé et celui qui aurait dû l’être, sur la base du taux, des heures ou des conditions applicables pour cette période.
Ce terme est le plus souvent utilisé lorsqu’une augmentation ou une promotion a été approuvée avec une date d’entrée en vigueur déjà passée. L’employeur verse alors une somme forfaitaire ou ajuste les bulletins de paie ultérieurs afin de compenser la différence correspondant aux semaines ou aux mois antérieurs.
Le paiement rétroactif n’est pas une prime. Il s’agit d’un salaire déjà acquis et simplement versé avec retard. Un retard de paiement ne transforme pas la rémunération acquise en un cadeau ou une récompense. dol.gov
Quand les arriérés de salaire sont-ils versés ?
On parle de « rémunération rétroactive » lorsque le montant correct de la rémunération est connu ou approuvé après la période à laquelle il se rapporte. Le tableau ci-dessous répertorie les situations les plus courantes.
| Situation | What Happens | Typical Result |
| Delayed raise approval | A raise is approved after its effective date | Employee receives the difference for the gap period |
| Contract or agreement settlement | A new pay scale is agreed after the old one expired | Back pay is calculated from the agreed start date |
| Payroll or data entry error | An employee was paid at the wrong rate or hours were missed | Employer corrects the error and pays the shortfall |
| Promotion processed late | A new title and pay rate start before paperwork is finished | Higher rate applies from the true start date |
| Wage law violation | Minimum wage or overtime was not paid correctly | Back wages are owed for the affected period |
Dans les entreprises syndiquées et du secteur public, les négociations peuvent se prolonger au-delà de la date d’expiration d’une convention collective, et la nouvelle grille salariale est alors appliquée rétroactivement à une date déterminée. Dans d’autres cas, la cause est une simple erreur humaine, comme un barème qui n’a jamais été mis à jour dans le système de paie.
Comment calcule-t-on les arriérés de salaire ?
Pour calculer les arriérés de salaire, il faut déterminer la différence entre le salaire correct et le salaire perçu, puis la multiplier par la période concernée. Les étapes sont simples.
- Indiquez la date à laquelle le nouveau taux ou les nouvelles conditions auraient dû prendre effet.
- Déterminez le taux applicable et le taux effectivement payé pour chaque période.
- Soustrayez le montant payé du montant dû pour chaque période.
- Additionnez les différences pour toutes les périodes concernées.
- Indiquez tous les autres éléments de rémunération qui dépendent du taux horaire, tels que les heures supplémentaires ou les primes de poste.
Le tableau ci-dessous applique ces étapes à trois cas de figure courants. Ces trois exemples utilisent des chiffres simples afin que les calculs soient faciles à suivre.
| Scenario | Calculation | Retroactive Amount |
| Hourly raise from $25 to $27, 12 weeks at 40 hours | 2 dollars times 40 hours times 12 weeks | $960.00 |
| Salary raise from $60,000 to $63,000, 3 months late | 3,000 divided by 12 months, times 3 months | $750.00 |
| Same salary raise, biweekly pay, 6 pay periods late | 3,000 divided by 26 periods, times 6 periods | $692.31 |
Notez qu’une même augmentation donne lieu à des montants légèrement différents selon la manière dont la période de paie est divisée. Quelle que soit l’approche retenue, elle doit correspondre au mode de rémunération habituel du salarié et être appliquée de manière cohérente.
Les arriérés de salaire sont-ils versés en une seule fois ou de manière échelonnée ?
Généralement sous forme de somme forfaitaire versée lors d’un jour de paie habituel ou par un versement distinct, bien que l’employeur et le salarié puissent convenir de répartir ce montant sur plusieurs paies. La méthode importe moins que la précision et le respect des délais, à condition que le montant total soit versé et que les détails soient clairement expliqués.
Les arriérés de salaire sont-ils imposables ?
Oui. Les arriérés de salaire sont considérés comme des rémunérations ; ils sont donc soumis à la retenue à la source de l’impôt sur le revenu et aux charges sociales, tout comme le salaire normal. La réglementation fédérale classe les arriérés de salaire versés sous forme de somme forfaitaire comme des rémunérations complémentaires, sur lesquelles les employeurs peuvent effectuer une retenue soit en appliquant un pourcentage forfaitaire, soit en les ajoutant au salaire normal et en effectuant une retenue sur le montant total.
Étant donné qu’une somme forfaitaire peut faire augmenter le montant d’une paie par rapport à la normale, la retenue à la source sur cette paie peut sembler plus importante, même si l’impôt annuel réel dû par le salarié dépend de son revenu total de l’année. Les salariés qui constatent une retenue à la source plus élevée que prévu peuvent modifier leurs formulaires de retenue à la source ou revoir ce montant lors de la déclaration de leurs revenus.
Quel est l’impact des arriérés de salaire sur les heures supplémentaires ?
Cela peut entraîner une augmentation de la rémunération des heures supplémentaires pour la période concernée. Si un salarié non exempté a effectué des heures supplémentaires au cours des semaines couvertes par une augmentation rétroactive, la prime d’heures supplémentaires doit généralement être recalculée en appliquant le taux de rémunération corrigé. Se contenter de verser la différence de salaire de base sans ajuster la rémunération des heures supplémentaires peut entraîner une sous-rémunération du salarié.
Les employeurs doivent tenir des registres précis des heures travaillées pendant toute la période concernée afin que le recalcul des heures supplémentaires puisse être effectué correctement. La réglementation fédérale impose aux employeurs de conserver les registres des heures travaillées et des salaires versés aux salariés non exemptés.
Les arriérés de salaire ont-ils une incidence sur les prestations et les cotisations de retraite ?
C’est possible. Si l’abondement ou la cotisation à un régime de retraite est calculé(e) sur la base du salaire, le salaire corrigé peut entraîner une augmentation du montant que l’employeur doit verser au régime, et le salarié peut également avoir la possibilité de verser les cotisations non versées. Certaines prestations, telles que la couverture d’assurance-vie ou l’assurance invalidité, peuvent également être liées au salaire. Les employeurs doivent examiner les règles du régime et s’adresser à l’administrateur du régime afin de vérifier si des ajustements sont nécessaires pour la période concernée.
Les arriérés de salaire sont-ils considérés comme des revenus de l’année au cours de laquelle ils sont perçus ?
En règle générale, oui. Sur le plan fiscal, les arriérés de salaire sont généralement déclarés comme revenus l’année où le salarié les perçoit effectivement, et non l’année où ils ont été acquis, ce qui peut modifier le montant figurant sur les bulletins de paie de fin d’année. Il existe quelques exceptions pour certains règlements judiciaires ; les salariés concernés par des montants importants devraient donc envisager de consulter un fiscaliste.
L’employeur est-il tenu de le verser ?
Tout dépend de la raison pour laquelle cette somme est due. Si le salarié a perçu un salaire inférieur au salaire minimum ou s’il n’a pas été rémunéré pour les heures supplémentaires auxquelles il avait droit, l’employeur est légalement tenu de lui verser la différence. Si le sous-paiement résulte d’un contrat écrit, d’une lettre d’embauche ou d’une politique d’entreprise clairement définie, l’employeur est généralement tenu de s’y conformer également.
La décision d’accorder une augmentation dont la date d’entrée en vigueur est antérieure est différente. Lorsqu’il s’agit d’une décision purement discrétionnaire et qu’aucune promesse n’a été faite, l’employeur peut disposer d’une plus grande marge de manœuvre ; toutefois, dès lors qu’une date d’entrée en vigueur rétroactive est annoncée par écrit, les salariés sont en droit de s’attendre à être rémunérés en conséquence. Les lois régionales pouvant prévoir des protections supplémentaires, il convient de vérifier les réglementations locales.
Jusqu’à quand peut remonter le paiement rétroactif ?
Pour les réclamations relevant de la législation fédérale sur les salaires, le délai général est de deux ans à compter de la date de l’infraction, prolongé à trois ans si celle-ci était intentionnelle. Les réclamations fondées sur un contrat et celles relevant de la législation salariale des États peuvent être soumises à des délais différents, parfois plus longs. Ces délais pouvant être stricts, les salariés qui estiment avoir été sous-payés doivent agir sans tarder, et les employeurs qui constatent une erreur doivent la corriger dès que possible.
Comment les employeurs et les salariés doivent-ils gérer cette situation ?
Les deux parties ont tout à gagner à ce que la procédure se déroule dans le calme et soit bien documentée. Les employeurs doivent vérifier les faits, calculer le montant dû et le verser sans délai, tandis que les salariés doivent conserver leurs propres justificatifs et poser leurs questions dès que possible.
Que doit faire un salarié s’il estime avoir droit à un rappel de salaire ?
Rassemblez vos bulletins de paie, vos lettres d’embauche, vos plannings et toute autorisation écrite. Comparez les montants versés à ceux qui vous avaient été promis, puis adressez une demande écrite claire au service de la paie ou au responsable des ressources humaines. Si le litige porte sur le salaire minimum ou les heures supplémentaires et qu’il n’est pas résolu, l’employé peut contacter la Division des salaires et des horaires (Wage and Hour Division) du ministère américain du Travail ou l’agence régionale du travail de son État.
Que doit faire un employeur lorsqu’une erreur est constatée ?
Corrigez rapidement cette erreur, versez l’intégralité du montant dû et consignez la manière dont ce montant a été calculé. Vérifiez si d’autres salariés ont été concernés par la même erreur, car les erreurs de paie se répètent souvent au sein d’un même groupe. Une correction rapide et transparente permet de préserver la confiance et de réduire le risque de litiges plus importants.
Quelles erreurs faut-il éviter ?
La plupart des problèmes liés aux arriérés de salaire sont dus à des calculs incomplets ou à un manque de communication. Le tableau ci-dessous répertorie les erreurs courantes et les bonnes pratiques à adopter.
| Common Mistake | Why It Causes Problems | Better Approach |
| Forgetting overtime at the new rate | Overtime for the back period may also be underpaid | Recalculate overtime hours using the corrected rate |
| Paying only the base difference | Bonuses or premiums tied to pay may also change | Review every pay element linked to the rate |
| Skipping tax withholding | Back pay is taxable income | Run it through payroll like any other wage payment |
| Poor communication | Employees may not understand the amount or timing | Send a written breakdown with dates and calculations |
| Not documenting the decision | Disputes are harder to resolve later | Keep approvals, dates, and calculations on file |
Où trouver des vidéos et des guides officiels ?
Les administrations publiques publient des fiches d’information, des règles relatives à la tenue des registres et de courtes vidéos explicatives portant sur les arriérés de salaire, les heures supplémentaires et les charges sociales. La consultation de ces ressources aide les employeurs et les salariés à vérifier les montants dus et les modalités de paiement. Vous trouverez les liens vers les pages officielles dans la section « Sources » ci-dessous.
Points clés
- Les arriérés de salaire correspondent aux rémunérations dues pour une période antérieure au cours de laquelle un salarié a été sous-rémunéré.
- Parmi les causes courantes, on peut citer les augmentations de salaire retardées, les promotions tardives, les erreurs de paie, les règlements de contrats et les violations de la législation sur les salaires.
- Pour le calculer, multipliez la différence de rémunération par le nombre d’heures, de jours ou de périodes de paie concernées.
- Il s’agit d’une rémunération imposable, ce qui peut nécessiter un nouveau calcul des heures supplémentaires au taux corrigé.
- Les actions en justice fédérales en matière salariale sont généralement soumises à un délai de prescription de deux ans, ou de trois ans en cas d’infractions délibérées.
- Des dossiers clairs et des explications écrites aident tant les employeurs que les salariés à résoudre rapidement les problèmes.
Sources et lectures complémentaires
Ministère américain du Travail : obligations en matière de tenue des registres prévues par la FLSA
Service des impôts (Internal Revenue Service) : Guide fiscal à l’intention des employeurs
Service des impôts (Internal Revenue Service) : charges sociales pour les entreprises
