Tout savoir sur l’indemnité journalière de maladie : conditions d’éligibilité, montants et obligations de l’employeur

EN BREF : L’indemnité légale de maladie (SSP) correspond au montant minimum que les employeurs en Grande-Bretagne sont tenus de verser aux salariés éligibles qui ne peuvent pas travailler pour cause de maladie. Pour être éligible, un salarié doit percevoir au moins le salaire minimum (Lower Earnings Limit), être en arrêt maladie pendant au moins quatre jours consécutifs et être considéré comme un salarié plutôt que comme un travailleur indépendant. L’indemnité de maladie légale est versée à un taux hebdomadaire fixe pendant une période maximale de 28 semaines, mais il faut garder à l’esprit que les trois premiers jours d’absence sont considérés comme des jours d’attente non rémunérés. Les employeurs gèrent les versements du SSP via leur système de paie habituel et, dans la plupart des cas, ils ne peuvent pas se faire rembourser ces coûts par le gouvernement. Les employés sont tenus d’informer leur employeur de leur maladie et doivent fournir un certificat médical délivré par un professionnel de santé après sept jours d’absence consécutifs. Bien que les employeurs puissent proposer un régime d’indemnités de maladie plus généreux que le SSP, ils ne peuvent pas verser moins que le minimum légal.

TABLE DES MATIÈRES

1. Qu’est-ce que l’indemnité journalière de maladie prévue par la loi ?
2. Qui a droit à l’indemnité journalière de maladie prévue par la loi ?
3. Quel est le montant de l’indemnité journalière de maladie et pendant combien de temps est-elle versée ?
4. Que sont les jours d’attente du SSP et comment fonctionnent-ils ?
5. Comment les employés informent-ils leur employeur lorsqu’ils sont malades ?
6. Qu’est-ce qu’un certificat d’aptitude au travail et dans quels cas est-il requis ?
7. Comment les employeurs calculent-ils et gèrent-ils les indemnités de maladie ?
8. Les employeurs peuvent-ils demander le remboursement de l’indemnité journalière de maladie au gouvernement ?
9. Que se passe-t-il à la fin du SSP ?
10. Quelles sont les erreurs les plus courantes commises par les employeurs en matière de SSP ?
11. En quoi l’indemnité de maladie prévue par contrat diffère-t-elle de l’indemnité de maladie légale ?
12. Quels sont les droits des salariés pendant une période de SSP ?
13. Points clés

 

Qu’est-ce que l’indemnité journalière de maladie prévue par la loi ?

 

L’indemnité légale de maladie (SSP) correspond au montant minimum que les employeurs en Grande-Bretagne sont tenus de verser aux salariés éligibles qui ne peuvent pas travailler pour cause de maladie, d’accident ou de tout autre problème médical admissible. Il s’agit d’un droit fondamental établi par la législation du travail qui s’applique à tous les employeurs, quelle que soit la taille de leur entreprise ou l’ancienneté du salarié.

Le SSP n’est pas une prestation publique versée directement aux salariés ; il est versé par l’employeur dans le cadre de la procédure habituelle de paie, tout comme le salaire normal. En règle générale, c’est l’employeur qui prend en charge le coût du SSP, bien que des règles différentes aient été appliquées lors de certaines urgences sanitaires ces dernières années.

L’objectif principal du SSP est d’offrir un soutien financier aux salariés en cas de maladie de courte durée, afin de les aider à se rétablir et à se préparer à reprendre le travail. Il constitue un filet de sécurité pour les salariés dans les moments difficiles et fournit aux employeurs un cadre clair pour la gestion des absences. Il est essentiel de bien comprendre le SSP, tant pour les employeurs, quelle que soit la taille de leur entreprise, que pour les salariés qui souhaitent connaître leurs droits en cas de maladie.

Qui a droit à l’indemnité journalière de maladie prévue par la loi ?

 

Tous les salariés qui tombent malades n’ont pas automatiquement droit à l’indemnité légale de maladie. L’éligibilité dépend en réalité d’une combinaison de plusieurs facteurs : le statut professionnel du salarié, son salaire et les circonstances particulières de son absence. Les employeurs doivent examiner attentivement chacun de ces facteurs avant de décider si un salarié est éligible ou si une demande doit être rejetée.

L’éligibilité au SSP en bref :

Eligibility Criterion	Requirement	Qualifying	Non-Qualifying
Employment status	Must be classed as an employee (not self-employed)	Eligible	Not eligible
Minimum earnings	Must earn at least the Lower Earnings Limit	Eligible	Not eligible
Consecutive sick days	Must be off sick for at least 4 consecutive days	Eligible	Not eligible
Sick note requirement	Needed after 7 days; self-certification for days 1 to 7	Required after day 7	Self-cert only
Time with employer	No minimum period of service required	Day one right	Day one right

Quels sont les travailleurs qui ne peuvent pas bénéficier des indemnités de chômage ?

 

Certains groupes de travailleurs ne peuvent pas prétendre à l’indemnité journalière légale en cas de maladie et peuvent être amenés à solliciter d’autres aides auprès du système de sécurité sociale. Ces groupes comprennent :

• Les travailleurs indépendants qui exercent leur activité dans le cadre d’un contrat de prestation de services plutôt que d’un contrat de travail classique
• Les salariés dont les revenus sont inférieurs au seuil de revenu minimal pour l’année fiscale concernée
• Les salariés qui ont déjà perçu 28 semaines d’indemnités de maladie sans qu’il y ait eu d’interruption admissible de plus de huit semaines entre les périodes d’incapacité consécutives
• Les employés qui sont en détention ou qui se trouvent actuellement en dehors de l’Espace économique européen
• Les salariés qui perçoivent une indemnité légale de maternité, une allocation de maternité ou certaines autres prestations légales pendant leur arrêt maladie

Quel est le montant de l’indemnité journalière de maladie et pendant combien de temps est-elle versée ?

 

L’indemnité journalière de maladie prévue par la loi est versée à un taux hebdomadaire forfaitaire fixé par le gouvernement. Elle peut être perçue pendant 28 semaines au maximum si vous êtes dans l’incapacité de travailler pour cause de maladie. Ce taux est réévalué chaque année et augmente généralement en avril dans le cadre du processus d’ajustement mis en place par le gouvernement.

Barèmes hebdomadaires du SSP et conditions d’éligibilité par année fiscale :

Tax Year	Weekly Rate (GBP)	Waiting Days	Maximum Duration	Earnings Threshold
2024 to 2025	GBP 109.40	3	28 weeks maximum	At least 123.00 per week
2023 to 2024	GBP 109.40	3	28 weeks maximum	At least 123.00 per week
2022 to 2023	GBP 99.35	3	28 weeks maximum	At least 120.00 per week
2021 to 2022	GBP 96.35	3	28 weeks maximum	At least 120.00 per week
2020 to 2021	GBP 95.85	3	28 weeks maximum	At least 120.00 per week

Le SSP est versé de la même manière que le salaire habituel, selon le même calendrier. Ainsi, si un salarié est payé chaque semaine, il percevra également son SSP chaque semaine. S’il est payé chaque mois, le SSP correspondant aux jours ouvrant droit à l’indemnité sera inclus dans sa paie mensuelle. Il est important que les bulletins de paie indiquent clairement les versements du SSP séparément du salaire habituel, afin que les salariés puissent facilement voir ce qu’ils perçoivent.

La durée maximale du SSP est de 28 semaines ; cette durée s’applique à une seule période d’incapacité ou à des périodes consécutives lorsque les intervalles entre les absences sont inférieurs ou égaux à huit semaines. Si un salarié reprend le travail pendant plus de huit semaines entre deux épisodes de maladie, un nouveau droit de 28 semaines prend effet à compter de sa prochaine absence.

Que sont les jours d’attente du SSP et comment fonctionnent-ils ?

 

Les trois premiers jours de toute période d’incapacité de travail sont appelés « jours de carence ». Pendant cette période, les employeurs ne sont pas tenus de verser l’indemnité légale de maladie (SSP). La SSP prend effet à partir du quatrième jour consécutif de maladie. Les « jours ouvrables » désignent les jours où un salarié serait normalement censé travailler conformément à son contrat.

Par exemple, si une personne travaille du lundi au vendredi et tombe malade un lundi, ses jours d’attente seront le lundi, le mardi et le mercredi. Cela signifie que le SSP commencera le jeudi, qui est le quatrième jour ouvrable. Pour les travailleurs à temps partiel ou ceux ayant des horaires variables, les jours ouvrables doivent être convenus entre l’employeur et l’employé ou précisés dans le contrat de travail. En l’absence d’accord, la règle par défaut est que tous les jours de la semaine comptent, à l’exception des dimanches.

Les jours de carence ne sont pas remis à zéro en cas de périodes d’incapacité liées entre elles. Ainsi, si un salarié reprend le travail puis tombe à nouveau malade dans les huit semaines qui suivent, cette nouvelle absence est considérée comme liée à la précédente, ce qui signifie qu’aucun jour de carence supplémentaire n’est requis. Cette règle permet d’éviter que les salariés ne soient injustement pénalisés à plusieurs reprises pour les mêmes problèmes de santé persistants.

Comment les employés informent-ils leur employeur lorsqu’ils sont malades ?

 

Les salariés doivent informer leur employeur de tout arrêt maladie dès que possible. La plupart des entreprises ont mis en place une politique en matière d’arrêts maladie qui précise la manière de les prévenir, que ce soit par téléphone, par e-mail ou via un système en ligne. Cette politique indique généralement qui contacter et à quel moment, généralement avant le début du premier jour ouvrable de l’arrêt.

Les employeurs peuvent exiger que leurs salariés respectent cette procédure de notification pour pouvoir prétendre à l’indemnité légale de maladie (SSP). Toutefois, ils ne peuvent pas fixer un délai de notification antérieur au premier jour de l’incapacité. Si un salarié ne prévient pas son employeur comme il se doit, ce dernier peut être en droit de retenir le versement de l’indemnité légale de maladie, mais uniquement si le salarié n’avait pas de motif valable pour ne pas avoir suivi la procédure.

Pour mettre en place une procédure efficace de déclaration d’arrêt maladie, voici les éléments à inclure :

• Une date limite précise à laquelle les employés doivent prendre contact, par exemple avant une certaine heure lors de leur premier jour de congé
• Le nom ou le poste de la personne à contacter, par exemple leur supérieur hiérarchique direct ou un membre du service des ressources humaines
• Le moyen de communication privilégié, qu’il s’agisse d’un appel téléphonique, d’un message écrit ou de l’utilisation d’un système de gestion des absences en ligne
• Demander à l’employé d’indiquer une date de retour approximative, s’il le peut
• Conseils pour tenir l’employeur informé si l’absence se prolonge plus que prévu
• Informations sur l’autocertification et sur les cas où un certificat médical délivré par un professionnel de santé est nécessaire

Qu’est-ce qu’un certificat d’aptitude au travail et dans quels cas est-il requis ?

 

Un certificat d’aptitude au travail, officiellement appelé « attestation d’aptitude au travail », est un document délivré par un médecin agréé. Il atteste qu’un salarié est dans l’incapacité de travailler en raison d’une maladie ou d’un accident. Ce nouveau système remplace l’ancien système de certificats médicaux et permet aux médecins non seulement d’attester qu’un salarié ne peut pas travailler, mais aussi d’indiquer qu’il pourrait être apte au travail moyennant certains aménagements raisonnables.

Les employeurs peuvent demander un certificat médical lorsqu’un salarié a été absent pendant sept jours consécutifs, week-ends et jours fériés compris. Au cours de la première semaine d’absence, les salariés peuvent se déclarer aptes au travail eux-mêmes, c’est-à-dire qu’ils peuvent remplir le formulaire d’autocertification de l’employeur sans avoir besoin de consulter un médecin. Pour les absences de sept jours ou moins, les employeurs ne peuvent pas exiger de certificat médical, mais ils peuvent tout de même demander aux salariés de remplir un formulaire d’autocertification.

Un certificat médical délivré par un professionnel de santé contient généralement certaines informations essentielles, notamment :

• Le nom de l’employé et la date à laquelle la note a été émise
• Le problème de santé ou le diagnostic à l’origine de l’incapacité de travail
• Que le médecin estime que l’employé est inapte au travail ou qu’il pourrait être apte moyennant certaines adaptations
• Si des ajustements sont proposés, une liste de ce que ceux-ci pourraient être, par exemple une modification des tâches, un changement d’horaires ou des adaptations nécessaires sur le lieu de travail
• La période couverte par l’arrêt de travail
• La signature et les coordonnées du praticien

Comment les employeurs calculent-ils et gèrent-ils les indemnités de maladie ?

 

Le calcul de l’indemnité journalière légale (SSP) comporte plusieurs étapes pour les employeurs. Tout d’abord, ils doivent déterminer le nombre de jours ouvrant droit à l’indemnité compris dans la période d’incapacité. Ils doivent veiller à exclure les trois premiers jours de carence de cette période initiale. Ensuite, ils appliquent le taux hebdomadaire en vigueur et le divisent par le nombre de jours ouvrants de cette semaine pour obtenir un taux journalier. Ce taux journalier est ensuite multiplié par le nombre total de jours ouvrants pour lesquels l’indemnité de maladie légale est due.

Comment est calculé le taux journalier de l’indemnité de chômage ?

 

Pour calculer le montant journalier de l’indemnité de maladie (SSP), il suffit de diviser le montant hebdomadaire par le nombre de jours ouvrables de la semaine concernée. Par exemple, si un salarié totalise cinq jours ouvrables au cours d’une semaine de l’année fiscale 2024-2025, il faut diviser 109,40 GBP par 5, ce qui donne 21,88 GBP par jour ouvrable. Si un employé a trois jours ouvrables dans une semaine, le calcul serait de 109,40 GBP divisé par 3, ce qui donne 36,47 GBP par jour ouvrable.

Le SSP doit être traité par le service de la paie et :

 

• Is subject to income tax and National Insurance contributions just like regular wages
• Ces éléments doivent être clairement détaillés sur la fiche de paie de l’employé
• Ces informations doivent figurer dans les registres de paie de l’employeur, notamment la période d’incapacité, les jours ouvrables pris en compte et les jours de carence
• Versé aux mêmes intervalles que le salaire habituel de l’employé
• Déclarées à l’administration fiscale par le biais des déclarations en temps réel de l’employeur

Les employeurs peuvent-ils demander le remboursement de l’indemnité journalière de maladie au gouvernement ?

 

En règle générale, les employeurs ne peuvent pas se faire rembourser par l’État l’indemnité journalière de maladie (SSP). La prise en charge de cette indemnité incombe entièrement à l’employeur dans le cadre de la relation de travail. C’est la norme depuis la suppression des anciens programmes de remboursement destinés aux petites entreprises.

Toutefois, lors de certaines urgences de santé publique, des programmes temporaires ont été mis en place pour permettre aux employeurs de demander le remboursement des prestations de maladie (SSP) liées à ces situations. Il est important de noter que ces programmes sont régis par des lois différentes et ont des dates de début et de fin précises. Les employeurs ne doivent pas partir du principe qu’il est possible de demander le remboursement des prestations de maladie sans avoir préalablement consulté les dernières directives de l’administration fiscale.

Que se passe-t-il à la fin du SSP ?

 

Lorsqu’un salarié a atteint la limite maximale de 28 semaines d’indemnités journalières de maladie et qu’il n’est toujours pas en mesure de reprendre le travail, le versement de ces indemnités prend fin. À ce stade, l’employeur est tenu de remettre au salarié un formulaire lui permettant de demander une aide complémentaire auprès de la sécurité sociale. Ce formulaire précisera les dates de versement des indemnités journalières de maladie ainsi que le motif de leur cessation.

Il est important de noter que la fin du SSP ne signifie pas pour autant la fin de la relation de travail. Les salariés en congé de maladie de longue durée conservent leurs droits en matière d’emploi, notamment le droit d’accumuler des congés annuels, de percevoir une indemnité de préavis en cas de licenciement et de bénéficier d’une protection contre le licenciement abusif. Les employeurs qui envisagent un licenciement pour raisons de santé doivent respecter une procédure équitable, qui implique de recueillir des preuves médicales, de mener des consultations et d’envisager des aménagements raisonnables.

Voici ce que les employeurs doivent faire lorsque le SSP prend fin :

1. 1. • Remettez le formulaire nécessaire à l’employé dans les sept jours suivant la fin de la période de prestations de chômage partiel afin qu’il puisse solliciter d’autres aides
      • Restez en contact avec l’employé et veillez à ce que les registres d’absences soient à jour
      • Recueillez des informations médicales actualisées avant de prendre toute décision concernant le maintien de l’emploi de l’employé
      • Discutez avec l’employé de la possibilité d’un retour progressif, d’une adaptation de ses tâches ou d’autres aménagements raisonnables
      • Demandez l’avis d’un spécialiste de la médecine du travail si la situation de l’employé est complexe ou si le pronostic est incertain
      • Suivez une procédure équitable d’évaluation des compétences avant d’envisager un licenciement, en veillant à ce que le salarié dispose d’une chance raisonnable de se rattraper

Quelles sont les erreurs les plus courantes commises par les employeurs en matière de SSP ?

 

Même les employeurs les mieux intentionnés peuvent commettre des erreurs lorsqu’il s’agit de gérer l’indemnité légale de maladie (SSP). Certaines de ces erreurs proviennent d’une mauvaise compréhension des règles, tandis que d’autres sont dues à des procédures obsolètes ou à des négligences administratives. En prenant conscience des pièges les plus courants, les employeurs peuvent mettre en place les mesures nécessaires pour les éviter.

Non-versement des indemnités de maladie aux salariés éligibles : certains employeurs pensent à tort que ces indemnités ne sont versées qu’après une certaine durée d’ancienneté. Il s’agit là d’une idée fausse ; les salariés éligibles ont droit à ces indemnités dès le premier jour.

Erreur dans le calcul des jours d’attente : l’une des erreurs les plus fréquentes dans le calcul des prestations de chômage est de mal identifier les jours ouvrables et d’appliquer de manière incorrecte le délai d’attente de trois jours.

Utilisation de barèmes erronés : il est facile de ne pas tenir compte des nouveaux barèmes du SSP, surtout lorsqu’ils changent en avril, ce qui conduit certains employeurs à utiliser des chiffres obsolètes datant des années fiscales précédentes.

Demander un certificat médical trop tôt : les employeurs ne peuvent pas exiger de certificat médical pour les absences d’une durée inférieure ou égale à sept jours. Cela pourrait être considéré comme une entrave illégale au droit de l’employé à percevoir l’indemnité de maladie (SSP).

Non-remise du formulaire requis à l’expiration du SSP : les employeurs sont légalement tenus de fournir ce formulaire dans les meilleurs délais. Tout manquement à cette obligation peut retarder l’accès du salarié à d’autres formes d’aide.

Considérer le SSP comme facultatif : n’oubliez pas que le SSP est un droit légal, et non une prestation que les employeurs peuvent choisir de refuser aux salariés qui ne respectent pas les procédures de notification sans motif valable.

En quoi l’indemnité de maladie prévue par contrat diffère-t-elle de l’indemnité de maladie légale ?

 

L’indemnité de maladie contractuelle est une option plus généreuse proposée par les employeurs, soit en complément, soit en remplacement du minimum légal de base. Lorsqu’un régime contractuel est en place, les salariés peuvent percevoir l’intégralité de leur salaire ou une partie de celui-ci pendant une période déterminée, avant que le versement ne revienne au taux légal. Certains employeurs prolongent cette prestation pendant plusieurs semaines, voire plusieurs mois, offrant ainsi une bien meilleure protection financière que l’indemnité de maladie légale (SSP) seule.

Il est important de noter qu’un régime contractuel d’indemnités de maladie ne peut en aucun cas verser un montant inférieur au minimum prévu par le SSP. Si les dispositions contractuelles devaient aboutir à un versement inférieur au SSP pour une période donnée, l’employeur est tenu de combler la différence afin de garantir que le montant versé atteigne au moins le taux légal. Ces régimes contractuels doivent être clairement décrits dans le contrat de travail ou le règlement intérieur, en précisant les taux, les critères d’éligibilité et la durée dans un langage simple et clair.

Quels sont les droits des salariés pendant une période de SSP ?

 

Le fait de percevoir des indemnités journalières de maladie ne signifie pas que le salarié perd ses autres droits liés à l’emploi. Qu’il s’agisse d’un arrêt maladie de courte durée ou d’une période plus longue, le salarié bénéficie toujours d’un ensemble de protections que l’employeur est tenu de respecter.

Voici les droits liés à l’emploi qui restent applicables en cas d’arrêt maladie :

• Les salariés continuent d’accumuler des congés annuels pendant leur arrêt maladie, y compris les jours fériés. S’ils n’ont pas pu prendre leurs congés en raison de leur maladie, les jours non utilisés peuvent être reportés sur l’année de référence suivante.
• La protection contre le licenciement abusif reste en vigueur ; si une personne est licenciée en raison de son absence pour cause de maladie sans qu’une procédure équitable ait été suivie, ce licenciement pourrait être considéré comme abusif.
• Si la maladie est considérée comme un handicap, les employés ont le droit de bénéficier d’aménagements raisonnables en vertu de la législation contre la discrimination fondée sur le handicap.
• Si un employeur décide de mettre fin au contrat de travail pendant ou après une période de maladie, l’indemnité de préavis doit être calculée sur la base du salaire normal, et non pas uniquement sur la base de l’indemnité légale de maladie.
• Les salariés ont le droit d’être tenus informés de tout changement sur leur lieu de travail, des procédures de licenciement ou des opportunités de promotion qui se présentent pendant leur absence.
• Enfin, les salariés ont le droit de reprendre le travail après leur absence sans subir de conséquences négatives pour avoir perçu leurs indemnités journalières de maladie prévues par la loi.

 

 

POINTS CLÉS   L’indemnité légale de maladie correspond au montant minimum que les employeurs sont légalement tenus de verser aux salariés éligibles qui ne peuvent pas travailler pour cause de maladie. Cette indemnité est versée par l’intermédiaire de la paie, et non directement par l’État. Pour pouvoir en bénéficier, les salariés doivent être classés comme tels, percevoir au moins le salaire minimum et être en arrêt maladie pendant au moins quatre jours consécutifs. Les trois premiers jours d’absence sont considérés comme des jours d’attente non rémunérés, et l’indemnité de maladie (SSP) prend effet à partir du quatrième jour ouvrable. Pour l’année fiscale 2024-2025, le montant hebdomadaire actuel de l’indemnité de maladie (SSP) s’élève à 109,40 livres sterling et peut être versé pendant une période maximale de 28 semaines. Les employés peuvent déclarer eux-mêmes leur absence pendant la première semaine ; toutefois, un certificat médical délivré par un professionnel de santé est nécessaire pour les absences plus longues. Dans la plupart des cas, les employeurs ne peuvent pas se faire rembourser les indemnités de maladie par l’État ; la charge financière leur incombe. Once SSP ends after 28 weeks, employers are required to provide the appropriate form so the employee can apply for additional support. Si l’indemnité de maladie prévue par contrat peut être supérieure à l’indemnité de maladie de base (SSP), elle ne doit en aucun cas être inférieure ; toutes les conditions doivent être clairement consignées par écrit. Les salariés conservent l’intégralité de leurs droits en matière d’emploi pendant leur arrêt maladie, notamment le droit d’accumuler des congés annuels, la protection contre le licenciement abusif et le droit à des aménagements raisonnables. Parmi les erreurs courantes commises par les employeurs, on peut citer le mauvais calcul des jours de carence, l’utilisation de taux obsolètes et le fait de demander un certificat médical trop tôt.