{"id":14146,"date":"2026-10-13T10:09:25","date_gmt":"2026-10-13T10:09:25","guid":{"rendered":"https:\/\/www.applic8.com\/non-categorise\/rapport-de-presence-comment-lutiliser\/"},"modified":"2026-10-14T05:59:31","modified_gmt":"2026-10-14T05:59:31","slug":"rapport-de-presence-comment-lutiliser","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.applic8.com\/fr\/paie-mondiale\/rapport-de-presence-comment-lutiliser\/","title":{"rendered":"Rapport de pr\u00e9sence : comment l&rsquo;utiliser ?"},"content":{"rendered":"<p style=\"font-weight: 400;\"><strong>EN BREF<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Un relev\u00e9 de pr\u00e9sence est un document structur\u00e9 qui recense les pr\u00e9sences, les absences, les retards, les cong\u00e9s pris et les heures travaill\u00e9es par les salari\u00e9s sur une p\u00e9riode donn\u00e9e, g\u00e9n\u00e9ralement au quotidien, chaque semaine ou chaque mois.<\/li>\n<li>Les relev\u00e9s de pr\u00e9sence remplissent trois fonctions distinctes : la v\u00e9rification de <a href=\"https:\/\/www.applic8.com\/fr\/traitement-des-salaires-en-suisse\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">l&rsquo;exactitude de la paie<\/a>, la gestion des effectifs et la planification des horaires, ainsi que la documentation relative \u00e0 la conformit\u00e9 aux lois f\u00e9d\u00e9rales et r\u00e9gionales en mati\u00e8re de salaires et d&rsquo;horaires de travail.<\/li>\n<li>La loi sur les normes du travail \u00e9quitables (Fair Labor Standards Act, FLSA) impose aux employeurs de tenir des registres pr\u00e9cis des heures travaill\u00e9es par tous les salari\u00e9s non exempt\u00e9s. La feuille de pr\u00e9sence est le principal document justifiant cette obligation.<\/li>\n<li>Les indicateurs cl\u00e9s d&rsquo;un rapport de pr\u00e9sence bien con\u00e7u comprennent le taux d&rsquo;absent\u00e9isme, le taux de retards, le facteur de Bradford, le taux de respect des horaires et les heures suppl\u00e9mentaires exprim\u00e9es en pourcentage du nombre total d&rsquo;heures.<\/li>\n<li>Les donn\u00e9es relatives \u00e0 l&rsquo;assiduit\u00e9 doivent \u00eatre trait\u00e9es dans le respect de la confidentialit\u00e9 des donn\u00e9es. Les dossiers contenant des informations sur les absences pour raisons de sant\u00e9, les cong\u00e9s FMLA ou les am\u00e9nagements pour personnes en situation de handicap sont soumis aux exigences de confidentialit\u00e9 pr\u00e9vues par les lois HIPAA et ADA.<\/li>\n<li>Les rapports de pr\u00e9sence num\u00e9riques g\u00e9n\u00e9r\u00e9s par les syst\u00e8mes de gestion des temps et des pr\u00e9sences r\u00e9duisent les erreurs manuelles, s&rsquo;int\u00e8grent directement au syst\u00e8me de paie et offrent une visibilit\u00e9 en temps r\u00e9el sur la disponibilit\u00e9 du personnel.<\/li>\n<li>Les responsables qui examinent r\u00e9guli\u00e8rement les rapports d&rsquo;assiduit\u00e9 et agissent en fonction des tendances, et non pas uniquement des incidents isol\u00e9s, parviennent \u00e0 r\u00e9duire l&rsquo;absent\u00e9isme, \u00e0 d\u00e9tecter rapidement les signes de d\u00e9sengagement et \u00e0 instaurer une culture de la responsabilit\u00e9 en mati\u00e8re d&rsquo;assiduit\u00e9.<\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2 id=\"attendance_report\"><strong>Qu&rsquo;est-ce qu&rsquo;un rapport de pr\u00e9sence et pourquoi est-il important ?<\/strong><\/h2>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p style=\"font-weight: 400;\">Un <a href=\"https:\/\/www.applic8.com\/fr\/gestion-des-absences-et-suivi-du-temps\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">rapport de pr\u00e9sence<\/a> est un document structur\u00e9 ou un fichier num\u00e9rique qui consigne les donn\u00e9es de pr\u00e9sence des salari\u00e9s sur une p\u00e9riode donn\u00e9e. Dans sa forme la plus simple, il r\u00e9pond \u00e0 trois questions pour chaque salari\u00e9 : \u00e9tait-il pr\u00e9vu qu\u2019il travaille ? \u00c9tait-il pr\u00e9sent ? Si ce n\u2019est pas le cas, pourquoi ? Dans la pratique, un rapport de pr\u00e9sence bien con\u00e7u va plus loin : il recense les heures d\u2019arriv\u00e9e et de d\u00e9part, le nombre total d\u2019heures travaill\u00e9es, les heures suppl\u00e9mentaires, le type de cong\u00e9, les retards et les tendances cumul\u00e9es au fil du temps.<\/p>\n<p style=\"font-weight: 400;\">Les relev\u00e9s de pr\u00e9sence sont essentiels, car la disponibilit\u00e9 du personnel constitue le fondement m\u00eame de l&rsquo;ex\u00e9cution des op\u00e9rations. Une entreprise ne peut pas servir ses clients, atteindre ses objectifs de production ni maintenir la qualit\u00e9 de ses services si ses effectifs sont impr\u00e9visibles. En mati\u00e8re de paie, les relev\u00e9s de pr\u00e9sence constituent la source de donn\u00e9es \u00e0 partir de laquelle est calcul\u00e9e la r\u00e9mun\u00e9ration des salari\u00e9s pay\u00e9s \u00e0 l&rsquo;heure et des salari\u00e9s non exempt\u00e9s. Sur le plan de la conformit\u00e9, ils constituent la preuve documentaire attestant que l&#8217;employeur a rempli son obligation l\u00e9gale de suivre et de r\u00e9mun\u00e9rer avec pr\u00e9cision le temps de travail.<\/p>\n<p style=\"font-weight: 400;\"><em>\u00ab Un rapport de pr\u00e9sence n\u2019est pas un document de surveillance ; c\u2019est un outil de gestion. Son objectif n\u2019est pas de prendre les employ\u00e9s en flagrant d\u00e9lit d\u2019irr\u00e9gularit\u00e9, mais de fournir aux responsables les informations dont ils ont besoin pour prendre les bonnes d\u00e9cisions en mati\u00e8re d\u2019horaires, de dotation en personnel et d\u2019accompagnement des employ\u00e9s. Les organisations qui exploitent le mieux les donn\u00e9es de pr\u00e9sence sont celles qui consid\u00e8rent les tendances comme des sujets de discussion, et non comme des infractions \u00e0 sanctionner. \u00bb<\/em><\/p>\n<p style=\"font-weight: 400;\">La Division des salaires et des horaires de travail (WHD) du minist\u00e8re du Travail impose aux employeurs de tenir des registres pr\u00e9cis des heures travaill\u00e9es par tous les salari\u00e9s non exempt\u00e9s, conform\u00e9ment \u00e0 la partie 516 du titre 29 du CFR. Ces registres doivent \u00eatre conserv\u00e9s pendant au moins trois ans. Source : WHD du minist\u00e8re du Travail, \u00e0 l&rsquo;adresse <a href=\"https:\/\/www.dol.gov\/agencies\/whd\/flsa\/recordkeeping\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">dol.gov\/agencies\/whd\/flsa\/recordkeeping<\/a>.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2 id=\"different_types\"><strong>Quels sont les diff\u00e9rents types de relev\u00e9s de pr\u00e9sence ?<\/strong><\/h2>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p style=\"font-weight: 400;\">Les rapports de pr\u00e9sence varient en fonction de leur fr\u00e9quence, de leur port\u00e9e et de leur objectif. Les diff\u00e9rentes parties prenantes ont besoin de vues diff\u00e9rentes des m\u00eames donn\u00e9es de pr\u00e9sence sous-jacentes. Le tableau ci-dessous r\u00e9sume les types de rapports les plus courants et leurs principaux cas d&rsquo;utilisation.<\/p>\n<div style=\"overflow-x: auto;\">\n<table style=\"font-weight: 400;\" width=\"1200px\">\n<thead>\n<tr>\n<td width=\"144\"><strong>Report Type<\/strong><\/td>\n<td width=\"156\"><strong>What It Shows<\/strong><\/td>\n<td width=\"108\"><strong>Primary User<\/strong><\/td>\n<td width=\"96\"><strong>Frequency<\/strong><\/td>\n<td width=\"120\"><strong>Key Use Case<\/strong><\/td>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td width=\"144\">Daily attendance report<\/td>\n<td width=\"156\">Who was present, absent, late, or on leave each day<\/td>\n<td width=\"108\">Line managers, HR ops<\/td>\n<td width=\"96\">Daily<\/td>\n<td width=\"120\">Same-day absence flagging and coverage decisions<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td width=\"144\">Weekly attendance summary<\/td>\n<td width=\"156\">Hours worked, absences, tardiness trends per employee per week<\/td>\n<td width=\"108\">Managers, payroll team<\/td>\n<td width=\"96\">Weekly<\/td>\n<td width=\"120\">Input for weekly payroll runs and scheduling<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td width=\"144\">Monthly attendance report<\/td>\n<td width=\"156\">Consolidated attendance metrics per employee for the month<\/td>\n<td width=\"108\">HR, payroll, department heads<\/td>\n<td width=\"96\">Monthly<\/td>\n<td width=\"120\">Monthly payroll processing; leave balance updates<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td width=\"144\">Absenteeism report<\/td>\n<td width=\"156\">Absence patterns by employee, department, and period<\/td>\n<td width=\"108\">HR analytics, senior management<\/td>\n<td width=\"96\">Monthly or quarterly<\/td>\n<td width=\"120\">Identifying chronic absence; supporting disciplinary action<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td width=\"144\">Tardiness report<\/td>\n<td width=\"156\">Late arrivals and early departures by frequency and duration<\/td>\n<td width=\"108\">Supervisors, HR<\/td>\n<td width=\"96\">Weekly or monthly<\/td>\n<td width=\"120\">Coaching conversations; pattern identification<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td width=\"144\">Overtime report<\/td>\n<td width=\"156\">Overtime hours by employee and department<\/td>\n<td width=\"108\">Finance, operations, HR<\/td>\n<td width=\"96\">Weekly or monthly<\/td>\n<td width=\"120\">Payroll cost control; ArG or FLSA compliance tracking<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td width=\"144\">Leave balance report<\/td>\n<td width=\"156\">Accrued, used, and remaining leave for each employee<\/td>\n<td width=\"108\">HR, employees<\/td>\n<td width=\"96\">Monthly or on demand<\/td>\n<td width=\"120\">Leave planning; end-of-period carryover decisions<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td width=\"144\">FMLA or ADA tracking report (US)<\/td>\n<td width=\"156\">Protected leave usage by employee against entitlement<\/td>\n<td width=\"108\">HR, legal<\/td>\n<td width=\"96\">On demand; quarterly review<\/td>\n<td width=\"120\">Compliance tracking; preventing interference claims<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n<p style=\"font-weight: 400;\"><em>Conseil aux \u00e9quipes RH : la plupart des entreprises g\u00e9n\u00e8rent automatiquement des rapports de pr\u00e9sence \u00e0 partir de leur plateforme de gestion des temps et des pr\u00e9sences. Cependant, les rapports les plus utiles ne sont pas toujours ceux que le syst\u00e8me g\u00e9n\u00e8re par d\u00e9faut. Identifiez les trois ou quatre d\u00e9cisions que les donn\u00e9es de pr\u00e9sence doivent \u00e9tayer au sein de votre entreprise (planification des horaires, v\u00e9rification de la paie, gestion des absences, conformit\u00e9) et concevez des rapports sp\u00e9cifiquement destin\u00e9s \u00e0 r\u00e9pondre \u00e0 ces questions, plut\u00f4t que d\u2019utiliser des rapports g\u00e9n\u00e9riques.<\/em><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2 id=\"attendance_report_include\"><strong>Quelles informations un rapport de pr\u00e9sence doit-il contenir ?<\/strong><\/h2>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p style=\"font-weight: 400;\">Les champs sp\u00e9cifiques d&rsquo;un rapport de pr\u00e9sence d\u00e9pendent de son objectif, mais un rapport complet r\u00e9pondant aux besoins en mati\u00e8re de paie et de gestion des effectifs comprend g\u00e9n\u00e9ralement les \u00e9l\u00e9ments de donn\u00e9es suivants.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3><strong>Identification des salari\u00e9s<\/strong><\/h3>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li>Nom complet et num\u00e9ro d&rsquo;identification de l&#8217;employ\u00e9.<\/li>\n<li>Service, centre de co\u00fbts et site pour les organisations multi-sites.<\/li>\n<li>Intitul\u00e9 du poste et cat\u00e9gorie d&#8217;emploi (temps plein, temps partiel, r\u00e9mun\u00e9ration \u00e0 l&rsquo;heure, salari\u00e9 exon\u00e9r\u00e9, salari\u00e9 non exon\u00e9r\u00e9).<\/li>\n<li>Nom du superviseur ou du responsable \u00e0 des fins de filtrage et de remont\u00e9e d&rsquo;informations.<\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3><strong>\u00c9v\u00e9nements li\u00e9s \u00e0 la fr\u00e9quentation<\/strong><\/h3>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li>Date de chaque jour ouvrable pr\u00e9vu au cours de la p\u00e9riode consid\u00e9r\u00e9e.<\/li>\n<li>Heures de d\u00e9but et de fin pr\u00e9vues pour chaque journ\u00e9e de travail.<\/li>\n<li>Heures r\u00e9elles d&rsquo;arriv\u00e9e et de d\u00e9part pour chaque journ\u00e9e de travail.<\/li>\n<li>Nombre total d&rsquo;heures travaill\u00e9es par jour et par p\u00e9riode.<\/li>\n<li>Retards : nombre de minutes de retard \u00e0 chaque arriv\u00e9e tardive.<\/li>\n<li>D\u00e9part anticip\u00e9 : nombre de minutes d&rsquo;avance \u00e0 chaque d\u00e9part anticip\u00e9.<\/li>\n<li>Type d&rsquo;absence : pr\u00e9sent, absent avec autorisation, absent sans autorisation, en cong\u00e9 autoris\u00e9, en cong\u00e9 FMLA ou en cong\u00e9 prot\u00e9g\u00e9, jour f\u00e9ri\u00e9.<\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3><strong>Calculs agr\u00e9g\u00e9s<\/strong><\/h3>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li>Nombre total d&rsquo;heures pr\u00e9vues pour la p\u00e9riode.<\/li>\n<li>Nombre total d&rsquo;heures effectivement travaill\u00e9es au cours de la p\u00e9riode.<\/li>\n<li>Nombre total d&rsquo;heures suppl\u00e9mentaires pour la p\u00e9riode.<\/li>\n<li>Nombre total d&rsquo;heures suppl\u00e9mentaires pour la p\u00e9riode.<\/li>\n<li>Nombre total d&rsquo;arriv\u00e9es en retard et nombre cumul\u00e9 de minutes de retard pour la p\u00e9riode.<\/li>\n<li>Soldes de cong\u00e9s : cumul\u00e9s, utilis\u00e9s et restants pour chaque type de cong\u00e9.<\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3><strong>Donn\u00e9es relatives \u00e0 la p\u00e9riode et donn\u00e9es comparatives<\/strong><\/h3>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li>Comparaison avec la p\u00e9riode pr\u00e9c\u00e9dente afin d&rsquo;identifier les tendances (ce mois-ci par rapport au mois dernier ; ce trimestre par rapport au m\u00eame trimestre de la p\u00e9riode pr\u00e9c\u00e9dente).<\/li>\n<li>Moyenne du service pour les indicateurs cl\u00e9s, permettant de replacer les performances individuelles dans leur contexte.<\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"font-weight: 400;\"><em>\u00ab L&rsquo;erreur la plus courante dans la conception d&rsquo;un rapport de pr\u00e9sence consiste \u00e0 collecter trop de donn\u00e9es sans mettre en \u00e9vidence les informations pertinentes. Un rapport qui pr\u00e9sente chaque horodatage de pointage de 200 salari\u00e9s est certes complet d&rsquo;un point de vue technique, mais il est inutilisable sur le plan op\u00e9rationnel pour un responsable qui le consulte un lundi matin. Une bonne conception de rapport de pr\u00e9sence commence par la d\u00e9cision que le lecteur doit prendre, puis s\u00e9lectionne le minimum de donn\u00e9es n\u00e9cessaires pour y parvenir. \u00bb<\/em><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2 id=\"key_attendance_metrics\"><strong>Quels sont les indicateurs cl\u00e9s de pr\u00e9sence que chaque rapport devrait prendre en compte ?<\/strong><\/h2>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p style=\"font-weight: 400;\">Les donn\u00e9es brutes relatives \u00e0 la pr\u00e9sence deviennent exploitables lorsqu&rsquo;elles sont converties en indicateurs permettant d&rsquo;\u00e9tablir des comparaisons avec des valeurs de r\u00e9f\u00e9rence, d&rsquo;\u00eatre suivies dans le temps et d&rsquo;\u00e9tayer la prise de d\u00e9cision. Les indicateurs suivants sont les plus couramment utilis\u00e9s dans la gestion de la pr\u00e9sence du personnel.<\/p>\n<div style=\"overflow-x: auto;\">\n<table style=\"font-weight: 400;\" width=\"1200px\">\n<thead>\n<tr>\n<td width=\"144\"><strong>Metric<\/strong><\/td>\n<td width=\"180\"><strong>Formula<\/strong><\/td>\n<td width=\"180\"><strong>What a High Number Signals<\/strong><\/td>\n<td width=\"120\"><strong>Benchmark<\/strong><\/td>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td width=\"144\">Absenteeism rate<\/td>\n<td width=\"180\">(Total absent days \/ Total scheduled days) x 100<\/td>\n<td width=\"180\">Potential disengagement, health issues, or culture concerns<\/td>\n<td width=\"120\">Under 3% is generally considered healthy<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td width=\"144\">Tardiness rate<\/td>\n<td width=\"180\">(Late arrivals \/ Total scheduled shifts) x 100<\/td>\n<td width=\"180\">Scheduling friction, commute issues, or engagement problems<\/td>\n<td width=\"120\">Under 5% in most industries<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td width=\"144\">Attendance rate<\/td>\n<td width=\"180\">(Days present \/ Days scheduled) x 100<\/td>\n<td width=\"180\">High number is positive; measures reliability<\/td>\n<td width=\"120\">Above 95% indicates strong attendance discipline<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td width=\"144\">Bradford Factor<\/td>\n<td width=\"180\">S2 x D (S = absence episodes; D = total days absent)<\/td>\n<td width=\"180\">High score flags frequent short absences vs. one long absence<\/td>\n<td width=\"120\">Scores above 45 often trigger review conversations<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td width=\"144\">Schedule adherence<\/td>\n<td width=\"180\">(Scheduled hours worked \/ Total scheduled hours) x 100<\/td>\n<td width=\"180\">High adherence signals workforce reliability<\/td>\n<td width=\"120\">Above 90% for shift-based teams<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td width=\"144\">Overtime as % of total hours<\/td>\n<td width=\"180\">(Overtime hours \/ Total hours worked) x 100<\/td>\n<td width=\"180\">High number signals potential understaffing or workload issues<\/td>\n<td width=\"120\">Under 10% for sustainable operations<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3><strong>Qu&rsquo;est-ce que le facteur de Bradford et comment le calcule-t-on ?<\/strong><\/h3>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p style=\"font-weight: 400;\">Le \u00ab facteur Bradford \u00bb est une formule utilis\u00e9e pour identifier les absences courtes et fr\u00e9quentes, qui perturbent davantage le fonctionnement de l&rsquo;entreprise que les absences uniques de plus longue dur\u00e9e. La formule est la suivante : score du facteur Bradford = S au carr\u00e9 \u00d7 D, o\u00f9 S correspond au nombre d&rsquo;\u00e9pisodes d&rsquo;absence distincts au cours de la p\u00e9riode et D au nombre total de jours d&rsquo;absence.<\/p>\n<ul>\n<li>Un salari\u00e9 ayant enregistr\u00e9 une seule absence de 5 jours : 1 \u00d7 1 \u00d7 5 = score de Bradford de 5 (impact faible).<\/li>\n<li>Un salari\u00e9 ayant enregistr\u00e9 5 absences distinctes d&rsquo;une journ\u00e9e chacune : 5 \u00d7 5 \u00d7 5 = score de Bradford de 125 (impact \u00e9lev\u00e9).<\/li>\n<li>Les deux salari\u00e9s ont \u00e9t\u00e9 absents pendant le m\u00eame nombre total de jours, mais ces absences fr\u00e9quentes entra\u00eenent des perturbations bien plus importantes au niveau op\u00e9rationnel.<\/li>\n<li>Le \u00ab Bradford Factor \u00bb est un bon moyen d&rsquo;engager la conversation, mais ne constitue pas en soi un outil disciplinaire. Les scores \u00e9lev\u00e9s justifient une discussion constructive sur les causes sous-jacentes, et non une escalade automatique.<\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"font-weight: 400;\">La formule dite \u00ab Bradford Factor \u00bb a \u00e9t\u00e9 mise au point \u00e0 l&rsquo;universit\u00e9 de Bradford et est largement utilis\u00e9e dans la gestion des pr\u00e9sences par les services des ressources humaines. Elle s&rsquo;av\u00e8re particuli\u00e8rement efficace pour identifier les tendances en mati\u00e8re d&rsquo;absences intermittentes de courte dur\u00e9e chez les salari\u00e9s r\u00e9mun\u00e9r\u00e9s \u00e0 l&rsquo;heure et ceux travaillant par \u00e9quipes. Source : CIPD (Chartered Institute of Personnel and Development) sur <a href=\"https:\/\/www.cipd.org\/uk\/knowledge\/factsheets\/absence-factsheet\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">cipd.org\/uk\/knowledge\/factsheets\/absence-factsheet.<\/a><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2 id=\"legal_requirements\"><strong>Quelles sont les obligations l\u00e9gales en mati\u00e8re de tenue des registres de pr\u00e9sence ?<\/strong><\/h2>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p style=\"font-weight: 400;\">La tenue d&rsquo;un registre des pr\u00e9sences n&rsquo;est pas seulement une bonne pratique aux \u00c9tats-Unis. Il s&rsquo;agit d&rsquo;une obligation l\u00e9gale en vertu de la l\u00e9gislation f\u00e9d\u00e9rale et, dans de nombreux cas, de la l\u00e9gislation des \u00c9tats.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3><strong>Exigences f\u00e9d\u00e9rales en mati\u00e8re de tenue des registres pr\u00e9vues par la FLSA<\/strong><\/h3>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li>La loi sur les normes du travail \u00e9quitables (Fair Labor Standards Act) impose aux employeurs de tenir un registre pr\u00e9cis des heures travaill\u00e9es chaque jour et chaque semaine de travail pour tous les salari\u00e9s non exempt\u00e9s.<\/li>\n<li>La loi n&rsquo;impose pas de m\u00e9thode ni de formulaire sp\u00e9cifique pour la saisie des heures, mais exige que les registres soient exacts, complets et conserv\u00e9s pendant la dur\u00e9e requise.<\/li>\n<li>Les documents relatifs \u00e0 la paie doivent \u00eatre conserv\u00e9s pendant au moins trois ans. Les documents servant de base au calcul des salaires, notamment les fiches de pr\u00e9sence et les plannings, doivent \u00eatre conserv\u00e9s pendant au moins deux ans.<\/li>\n<li>Des relev\u00e9s d&rsquo;heures inexacts ou manquants exposent l&#8217;employeur \u00e0 des r\u00e9clamations de salaires arri\u00e9r\u00e9s, \u00e0 des dommages-int\u00e9r\u00eats forfaitaires et \u00e0 des amendes civiles dans le cadre d&rsquo;une enqu\u00eate men\u00e9e par la Division des salaires et des horaires de travail du minist\u00e8re du Travail (DOL).<\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3><strong>Obligations en mati\u00e8re de tenue des registres au titre de la FMLA<\/strong><\/h3>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li>La loi sur le cong\u00e9 familial et m\u00e9dical (FMLA) impose aux employeurs concern\u00e9s par cette loi de tenir \u00e0 jour un registre des cong\u00e9s pris au titre de la FMLA par les salari\u00e9s \u00e9ligibles.<\/li>\n<li>Les dossiers relatifs \u00e0 la FMLA doivent \u00eatre conserv\u00e9s pendant au moins trois ans et doivent inclure les dates des cong\u00e9s FMLA pris, les traces des notifications, les certificats m\u00e9dicaux et les paiements des cotisations au titre des prestations de sant\u00e9.<\/li>\n<li>Les dossiers relatifs \u00e0 la FMLA doivent rester confidentiels et \u00eatre conserv\u00e9s s\u00e9par\u00e9ment des dossiers g\u00e9n\u00e9raux du personnel afin de respecter les exigences de confidentialit\u00e9 pr\u00e9vues par la FMLA et l&rsquo;ADA.<\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3><strong>L&rsquo;ADA et la confidentialit\u00e9 des informations de sant\u00e9<\/strong><\/h3>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li>Les registres de pr\u00e9sence faisant \u00e9tat d&rsquo;absences li\u00e9es \u00e0 un handicap ou d&rsquo;am\u00e9nagements adapt\u00e9s sont soumis aux obligations de confidentialit\u00e9 pr\u00e9vues par l&rsquo;ADA. Ils doivent \u00eatre conserv\u00e9s s\u00e9par\u00e9ment des dossiers g\u00e9n\u00e9raux de pr\u00e9sence et des dossiers du personnel.<\/li>\n<li>Les responsables ne devraient pas avoir acc\u00e8s aux motifs m\u00e9dicaux d&rsquo;un cong\u00e9, mais uniquement \u00e0 l&rsquo;existence m\u00eame de ce cong\u00e9 et \u00e0 sa dur\u00e9e approuv\u00e9e.<\/li>\n<li>Les documents attestant des motifs m\u00e9dicaux d&rsquo;absence doivent \u00eatre g\u00e9r\u00e9s par les ressources humaines, et non par les sup\u00e9rieurs hi\u00e9rarchiques, et conserv\u00e9s dans le dossier m\u00e9dical confidentiel du salari\u00e9 plut\u00f4t que dans son dossier personnel g\u00e9n\u00e9ral.<\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"font-weight: 400;\"><em>Mention l\u00e9gale : plusieurs \u00c9tats ont leurs propres exigences en mati\u00e8re de tenue des registres de pr\u00e9sence et de cong\u00e9s, qui vont au-del\u00e0 des exigences minimales f\u00e9d\u00e9rales. La Californie, New York et l\u2019Illinois, en particulier, ont des exigences d\u00e9taill\u00e9es concernant la tenue des registres relatifs \u00e0 l\u2019accumulation et \u00e0 l\u2019utilisation des cong\u00e9s maladie pay\u00e9s. Veillez \u00e0 toujours v\u00e9rifier les exigences en vigueur dans chaque \u00c9tat, en plus des obligations f\u00e9d\u00e9rales.<\/em><\/p>\n<p style=\"font-weight: 400;\">Les obligations en mati\u00e8re de tenue des registres pr\u00e9vues par la FLSA sont codifi\u00e9es dans le 29 CFR, partie 516. Celles pr\u00e9vues par la FMLA figurent dans le 29 CFR, partie 825, sous-partie G. Source : minist\u00e8re du Travail, \u00e0 l&rsquo;adresse <a href=\"https:\/\/www.dol.gov\/agencies\/wh\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">dol.gov\/agencies\/whd<\/a>.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2 id=\"generated_and_distributed\"><strong>Comment un rapport de pr\u00e9sence est-il \u00e9tabli et diffus\u00e9 ?<\/strong><\/h2>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p style=\"font-weight: 400;\">Le processus de g\u00e9n\u00e9ration d\u00e9pend du syst\u00e8me de gestion des temps et des pr\u00e9sences utilis\u00e9. Il est important de bien comprendre le flux de donn\u00e9es, depuis l&rsquo;enregistrement de l&rsquo;arriv\u00e9e jusqu&rsquo;\u00e0 la g\u00e9n\u00e9ration du rapport, afin de garantir l&rsquo;exactitude et la rapidit\u00e9 de ce dernier.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3><strong>G\u00e9n\u00e9ration de rapports de pr\u00e9sence num\u00e9riques<\/strong><\/h3>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li>Les plateformes de gestion des temps et des pr\u00e9sences enregistrent en temps r\u00e9el les donn\u00e9es relatives aux pointages \u00e0 l&rsquo;arriv\u00e9e et au d\u00e9part, classent chaque \u00e9v\u00e9nement en fonction de l&rsquo;horaire de travail pr\u00e9vu de l&#8217;employ\u00e9 et calculent automatiquement les heures travaill\u00e9es, les retards et les absences.<\/li>\n<li>Les rapports sont g\u00e9n\u00e9r\u00e9s selon un calendrier pr\u00e9d\u00e9fini ou \u00e0 la demande, \u00e0 partir de la base de donn\u00e9es en temps r\u00e9el, afin de garantir leur exactitude jusqu&rsquo;\u00e0 la fin de la p\u00e9riode de r\u00e9f\u00e9rence.<\/li>\n<li>L&rsquo;int\u00e9gration au syst\u00e8me de paie permet aux donn\u00e9es des relev\u00e9s de pr\u00e9sence d&rsquo;\u00eatre directement transf\u00e9r\u00e9es dans les <a href=\"https:\/\/www.applic8.com\/fr\/calculateur-de-salaire-net-en-suisse\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">calculs de paie<\/a> sans qu&rsquo;il soit n\u00e9cessaire de les saisir \u00e0 nouveau manuellement, ce qui \u00e9limine les erreurs de saisie.<\/li>\n<li>La plupart des plateformes permettent d&rsquo;exporter les rapports dans plusieurs formats, notamment au format PDF pour la diffusion, au format CSV pour une analyse plus approfondie, et via des flux API directs vers les syst\u00e8mes <a href=\"https:\/\/www.applic8.com\/fr\/as1-payroll-global\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">RH et de paie connect\u00e9s<\/a>.<\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3><strong>G\u00e9n\u00e9ration manuelle des rapports de pr\u00e9sence<\/strong><\/h3>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li>Pour les organisations qui utilisent encore des feuilles de pr\u00e9sence manuelles, le rapport de pr\u00e9sence est \u00e9tabli par le service des ressources humaines ou le service de la paie, qui rassemble les documents papier ou les fichiers Excel remis par les salari\u00e9s et valid\u00e9s par leurs sup\u00e9rieurs hi\u00e9rarchiques.<\/li>\n<li>La saisie manuelle comporte un risque important d&rsquo;erreurs de transcription, de retards dans la transmission des informations et d&rsquo;incoh\u00e9rences dans la classification des types d&rsquo;absences.<\/li>\n<li>Le minist\u00e8re du Travail (DOL) a confirm\u00e9, dans les directives de la Division des salaires et des horaires de travail, qu\u2019il incombe aux employeurs de tenir des registres pr\u00e9cis, m\u00eame lorsqu\u2019ils utilisent des syst\u00e8mes manuels. L\u2019estimation des heures travaill\u00e9es fournie par un salari\u00e9 est pr\u00e9sum\u00e9e exacte si l\u2019employeur n\u2019est pas en mesure de produire des registres contredisant cette estimation.<\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3><strong>Distribution et contr\u00f4le d&rsquo;acc\u00e8s<\/strong><\/h3>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li>Les relev\u00e9s de pr\u00e9sence de chaque salari\u00e9 doivent \u00eatre accessibles au salari\u00e9 concern\u00e9, \u00e0 son sup\u00e9rieur hi\u00e9rarchique direct et au service des ressources humaines.<\/li>\n<li>Les rapports agr\u00e9g\u00e9s au niveau des services ou des organisations sont destin\u00e9s aux cadres sup\u00e9rieurs et aux responsables op\u00e9rationnels.<\/li>\n<li>Les donn\u00e9es relatives \u00e0 la FMLA et aux absences pour raisons m\u00e9dicales doivent \u00eatre r\u00e9serv\u00e9es au personnel des ressources humaines et ne doivent pas figurer dans les rapports transmis aux responsables hi\u00e9rarchiques.<\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2 id=\"attendance_reports_effectively\"><strong>Comment les responsables peuvent-ils exploiter efficacement les rapports de pr\u00e9sence ?<\/strong><\/h2>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p style=\"font-weight: 400;\">L&rsquo;utilit\u00e9 d&rsquo;un rapport de pr\u00e9sence d\u00e9pend enti\u00e8rement des mesures qu&rsquo;il suscite. Les responsables qui re\u00e7oivent ces rapports sans les examiner, sans tirer les le\u00e7ons des tendances qui s&rsquo;en d\u00e9gagent ni sans assurer un suivi aupr\u00e8s des employ\u00e9s passent \u00e0 c\u00f4t\u00e9 de l&rsquo;int\u00e9r\u00eat premier du suivi des pr\u00e9sences.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3><strong>Prendre l&rsquo;habitude de faire r\u00e9guli\u00e8rement le point<\/strong><\/h3>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li>Consultez les rapports de pr\u00e9sence quotidiens en d\u00e9but de journ\u00e9e afin d&rsquo;identifier les absences impr\u00e9vues et de prendre des d\u00e9cisions en temps r\u00e9el concernant la couverture du personnel.<\/li>\n<li>Consultez chaque lundi matin les r\u00e9sum\u00e9s hebdomadaires afin d&rsquo;identifier les salari\u00e9s ayant accumul\u00e9 un nombre important de retards, d&rsquo;heures suppl\u00e9mentaires ou d&rsquo;absences au cours de la semaine pr\u00e9c\u00e9dente.<\/li>\n<li>Examinez les rapports mensuels \u00e0 la fin de chaque mois afin d&rsquo;identifier les salari\u00e9s dont les indicateurs d&rsquo;assiduit\u00e9 affichent une tendance n\u00e9gative, avant que cette tendance ne s&rsquo;installe durablement.<\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3><strong>Agir en fonction de tendances, et pas seulement d&rsquo;incidents isol\u00e9s<\/strong><\/h3>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li>Une seule absence n&rsquo;a g\u00e9n\u00e9ralement pas d&rsquo;importance. Trois absences en six semaines, toutes un lundi, constituent une tendance qui m\u00e9rite d&rsquo;\u00eatre abord\u00e9e.<\/li>\n<li>Les entretiens portant sur la gestion de l&rsquo;assiduit\u00e9 doivent avant tout \u00eatre encourageants et empreints de curiosit\u00e9, plut\u00f4t que de nature corrective. Les causes les plus courantes des probl\u00e8mes d&rsquo;assiduit\u00e9 (probl\u00e8mes li\u00e9s \u00e0 la garde des enfants, difficult\u00e9s de trajet, probl\u00e8mes de sant\u00e9, d\u00e9sengagement) peuvent \u00eatre r\u00e9solues gr\u00e2ce \u00e0 un accompagnement adapt\u00e9.<\/li>\n<li>Utilisez le facteur de Bradford et les tendances en mati\u00e8re d&rsquo;absent\u00e9isme pour identifier les salari\u00e9s qui ont besoin d&rsquo;un accompagnement, et non pour monter des dossiers disciplinaires.<\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3><strong>Liaison des donn\u00e9es de pr\u00e9sence avec la paie<\/strong><\/h3>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li>Avant chaque cycle de paie, comparez le rapport de pr\u00e9sence aux donn\u00e9es de temps en cours de traitement afin de v\u00e9rifier que les heures travaill\u00e9es, les heures suppl\u00e9mentaires et les cong\u00e9s pris sont correctement pris en compte.<\/li>\n<li>Les divergences constat\u00e9es dans les donn\u00e9es de pr\u00e9sence apr\u00e8s le traitement de la paie n\u00e9cessitent de relancer le cycle de paie, ce qui s&rsquo;av\u00e8re plus co\u00fbteux et plus lourd sur le plan administratif qu&rsquo;une v\u00e9rification pr\u00e9alable au traitement.<\/li>\n<li>En ce qui concerne les cong\u00e9s FMLA, v\u00e9rifiez que le cong\u00e9 enregistr\u00e9 dans le syst\u00e8me de gestion des pr\u00e9sences correspond bien aux documents de cong\u00e9 approuv\u00e9s figurant dans le dossier confidentiel du salari\u00e9 avant de traiter la paie.<\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"font-weight: 400;\"><em>\u00ab Le rapport d&rsquo;assiduit\u00e9 sert avant tout \u00e0 engager le dialogue, et non \u00e0 y mettre fin. Lorsqu&rsquo;un responsable constate une tendance pr\u00e9occupante, ce rapport marque le d\u00e9but d&rsquo;une enqu\u00eate, et non la conclusion d&rsquo;un dossier. Les responsables qui exploitent le mieux les donn\u00e9es d&rsquo;assiduit\u00e9 sont ceux qui les consid\u00e8rent comme un signal indiquant qu&rsquo;un salari\u00e9 pourrait avoir besoin d&rsquo;aide, et non comme des preuves \u00e0 utiliser contre lui. \u00bb<\/em><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2 id=\"data_privacy\"><strong>Quelles sont les r\u00e8gles en mati\u00e8re de protection des donn\u00e9es qui s&rsquo;appliquent aux registres de pr\u00e9sence ?<\/strong><\/h2>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p style=\"font-weight: 400;\">Les registres de pr\u00e9sence constituent des donn\u00e9es \u00e0 caract\u00e8re personnel soumises \u00e0 la l\u00e9gislation applicable en mati\u00e8re de protection de la vie priv\u00e9e. Les obligations sp\u00e9cifiques d\u00e9pendent de la juridiction et de la nature des donn\u00e9es collect\u00e9es.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3><strong>Obligations en mati\u00e8re de protection de la vie priv\u00e9e aux \u00c9tats-Unis<\/strong><\/h3>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li>HIPAA : les registres de pr\u00e9sence faisant \u00e9tat d&rsquo;absences pour raisons m\u00e9dicales, de diagnostics ou d&rsquo;informations relatives aux traitements doivent \u00eatre consid\u00e9r\u00e9s comme des informations m\u00e9dicales prot\u00e9g\u00e9es s&rsquo;ils rel\u00e8vent de la gestion du r\u00e9gime de sant\u00e9 collectif d&rsquo;un employeur. Les registres des absences pour raisons m\u00e9dicales doivent \u00eatre conserv\u00e9s s\u00e9par\u00e9ment des registres de pr\u00e9sence g\u00e9n\u00e9raux.<\/li>\n<li>ADA : les dossiers relatifs aux absences li\u00e9es \u00e0 un handicap et aux am\u00e9nagements n\u00e9cessaires doivent rester confidentiels et \u00eatre conserv\u00e9s s\u00e9par\u00e9ment des dossiers g\u00e9n\u00e9raux du personnel. Les responsables ne doivent pas avoir acc\u00e8s aux motifs m\u00e9dicaux justifiant une absence relevant de l&rsquo;ADA.<\/li>\n<li>FMLA : les dossiers relatifs aux cong\u00e9s FMLA doivent rester confidentiels et \u00eatre conserv\u00e9s pendant trois ans.<\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3><strong>Obligations en mati\u00e8re de protection de la vie priv\u00e9e au niveau europ\u00e9en et international<\/strong><\/h3>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li>En vertu du RGPD, les registres de pr\u00e9sence constituent des donn\u00e9es \u00e0 caract\u00e8re personnel soumises aux principes de lic\u00e9it\u00e9 du traitement, de minimisation des donn\u00e9es et de limitation de la finalit\u00e9. Les salari\u00e9s disposent d&rsquo;un droit d&rsquo;acc\u00e8s \u00e0 leurs propres donn\u00e9es de pr\u00e9sence.<\/li>\n<li>Les donn\u00e9es biom\u00e9triques relatives \u00e0 la pr\u00e9sence (empreintes digitales, reconnaissance faciale lors de la pointage) constituent une cat\u00e9gorie particuli\u00e8re de donn\u00e9es au sens du RGPD, ce qui n\u00e9cessite un consentement explicite et une analyse d&rsquo;impact relative \u00e0 la protection des donn\u00e9es.<\/li>\n<li>Le transfert transfrontalier des donn\u00e9es relatives \u00e0 la pr\u00e9sence, \u00e0 des fins de reporting sur l&rsquo;effectif mondial, doit respecter les m\u00e9canismes de transfert pr\u00e9vus par le RGPD lorsque les donn\u00e9es concernent des salari\u00e9s de l&rsquo;Union europ\u00e9enne.<\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2 id=\"external_references\"><strong>R\u00e9f\u00e9rences externes<\/strong><\/h2>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p style=\"font-weight: 400;\"><strong>Toutes les informations relatives \u00e0 la r\u00e9glementation, \u00e0 la l\u00e9gislation et \u00e0 la conformit\u00e9 cit\u00e9es dans cet article proviennent des sources faisant autorit\u00e9 suivantes :<\/strong><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3><strong>Autorit\u00e9s f\u00e9d\u00e9rales charg\u00e9es du travail et des salaires<\/strong><\/h3>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Division des salaires et des horaires de travail du minist\u00e8re du Travail (DOL)<\/strong> : <a href=\"https:\/\/www.dol.gov\/agencies\/whd\/flsa\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Guide de l&#8217;employeur relatif \u00e0 la FLSA : https:\/\/www.dol.gov\/agencies\/whd\/flsa<\/a><\/li>\n<li><strong>DOL : Guide \u00e0 l&rsquo;intention des employeurs concernant la FMLA et obligations en mati\u00e8re de tenue des registres<\/strong> : <a href=\"https:\/\/www.dol.gov\/agencies\/whd\/fmla\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">https:\/\/www.dol.gov\/agencies\/whd\/fmla<\/a><\/li>\n<li><strong>DOL : R\u00e8glement relatif \u00e0 la tenue des registres au titre de la FMLA (29 CFR, partie 825)<\/strong> : <a href=\"https:\/\/www.ecfr.gov\/current\/title-29\/subtitle-B\/chapter-V\/subchapter-B\/part-825\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">https:\/\/www.ecfr.gov\/current\/title-29\/subtitle-B\/chapter-V\/subchapter-B\/part-825<\/a><\/li>\n<li><strong>Bureau des statistiques du travail : taux d&rsquo;absent\u00e9isme des salari\u00e9s par secteur d&rsquo;activit\u00e9<\/strong> : <a href=\"https:\/\/www.bls.gov\/news.release\/atus.toc.htm\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">https:\/\/www.bls.gov\/news.release\/atus.toc.htm<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3><strong>L&rsquo;ADA, la loi HIPAA et la vie priv\u00e9e des salari\u00e9s<\/strong><\/h3>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li><strong>EEOC : Confidentialit\u00e9 des dossiers m\u00e9dicaux en vertu de l&rsquo;ADA (29 CFR, partie 1630) <\/strong>: <a href=\"https:\/\/www.eeoc.gov\/disability-discrimination\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">https:\/\/www.eeoc.gov\/disability-discrimination<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3><strong>Pratiques RH et gestion des pr\u00e9sences<\/strong><\/h3>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li><strong>CIPD : fiche d&rsquo;information sur la gestion des absences et recommandations relatives au \u00ab Bradford Factor \u00bb<\/strong> : <a href=\"https:\/\/www.cipd.org\/uk\/knowledge\/factsheets\/absence-factsheet\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">https:\/\/www.cipd.org\/uk\/knowledge\/factsheets\/absence-factsheet\/<\/a><\/li>\n<li><strong>American Payroll Association : ressources sur la conformit\u00e9 en mati\u00e8re de gestion du temps de travail et de paie <\/strong>: <a href=\"https:\/\/www.americanpayroll.org\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">https:\/\/www.americanpayroll.org<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2 id=\"keypoints\"><strong>Points cl\u00e9s<\/strong><\/h2>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li>Un rapport de pr\u00e9sence recense les pr\u00e9sences, les absences, les retards, les heures suppl\u00e9mentaires et les cong\u00e9s pris par les salari\u00e9s au cours d&rsquo;une p\u00e9riode donn\u00e9e. Il sert \u00e0 la fois \u00e0 garantir l&rsquo;exactitude de la paie, \u00e0 faciliter la gestion des effectifs et \u00e0 assurer le respect des obligations l\u00e9gales.<\/li>\n<li>La loi FLSA impose aux employeurs de tenir des registres pr\u00e9cis des heures travaill\u00e9es par tous les salari\u00e9s non exempt\u00e9s. Les registres de paie doivent \u00eatre conserv\u00e9s pendant au moins trois ans ; les registres de calcul des heures, pendant au moins deux ans.<\/li>\n<li>Les principaux indicateurs de pr\u00e9sence comprennent le taux d&rsquo;absent\u00e9isme, le taux de retards, le facteur de Bradford, le taux de respect des horaires et les heures suppl\u00e9mentaires exprim\u00e9es en pourcentage du nombre total d&rsquo;heures travaill\u00e9es.<\/li>\n<li>Le \u00ab facteur Bradford \u00bb (S\u00b2 \u00d7 D) permet d&rsquo;identifier les sch\u00e9mas d&rsquo;absences fr\u00e9quentes et de courte dur\u00e9e qui perturbent davantage le fonctionnement de l&rsquo;entreprise que des absences uniques plus longues, m\u00eame lorsque le nombre total de jours d&rsquo;absence est identique.<\/li>\n<li>Les syst\u00e8mes de gestion des pr\u00e9sences num\u00e9riques qui s&rsquo;int\u00e8grent \u00e0 la gestion de la paie \u00e9liminent les erreurs li\u00e9es \u00e0 la ressaisie manuelle et permettent de v\u00e9rifier les donn\u00e9es de pr\u00e9sence avant chaque cycle de paie.<\/li>\n<li>Les dossiers relatifs aux cong\u00e9s FMLA doivent rester confidentiels, \u00eatre conserv\u00e9s s\u00e9par\u00e9ment des dossiers g\u00e9n\u00e9raux du personnel et \u00eatre conserv\u00e9s pendant au moins trois ans, conform\u00e9ment \u00e0 la partie 825 du titre 29 du CFR.<\/li>\n<li>Les dossiers relatifs aux cong\u00e9s FMLA doivent rester confidentiels, \u00eatre conserv\u00e9s s\u00e9par\u00e9ment des dossiers g\u00e9n\u00e9raux du personnel et \u00eatre conserv\u00e9s pendant au moins trois ans, conform\u00e9ment \u00e0 la partie 825 du titre 29 du CFR.<\/li>\n<li>Les relev\u00e9s de pr\u00e9sence doivent \u00eatre examin\u00e9s quotidiennement (pour la planification des effectifs), hebdomadairement (pour identifier les tendances) et mensuellement (pour analyser les tendances et v\u00e9rifier la paie).<\/li>\n<li>Le \u00ab Bradford Factor \u00bb est un outil destin\u00e9 \u00e0 susciter le dialogue, et non un instrument disciplinaire. Les scores \u00e9lev\u00e9s doivent inciter \u00e0 mener une r\u00e9flexion constructive sur les causes profondes avant d\u2019envisager toute mesure corrective.<\/li>\n<li>En vertu du RGPD, les registres de pr\u00e9sence constituent des donn\u00e9es \u00e0 caract\u00e8re personnel soumises aux principes de minimisation des donn\u00e9es, de limitation de la finalit\u00e9 et de droits d&rsquo;acc\u00e8s des salari\u00e9s. Les donn\u00e9es biom\u00e9triques de pointage rel\u00e8vent d&rsquo;une cat\u00e9gorie particuli\u00e8re de donn\u00e9es n\u00e9cessitant un consentement explicite et une analyse d&rsquo;impact relative \u00e0 la protection des donn\u00e9es.<\/li>\n<\/ul>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>EN BREF Un relev\u00e9 de pr\u00e9sence est un document structur\u00e9 qui recense les pr\u00e9sences, les&#8230;<\/p>\n","protected":false},"author":13,"featured_media":14147,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"content-type":"","inline_featured_image":false,"footnotes":""},"categories":[96],"tags":[],"class_list":["post-14146","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","category-paie-mondiale"],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v28.6 - https:\/\/yoast.com\/product\/yoast-seo-wordpress\/ -->\n<title>Rapport de pr\u00e9sence : comment l&#039;utiliser 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