{"id":13892,"date":"2026-10-01T02:45:53","date_gmt":"2026-10-01T02:45:53","guid":{"rendered":"https:\/\/www.applic8.com\/non-categorise\/comment-gerer-le-temps-de-travail-et-les-presences-quelle-methode-convient-le-mieux-a-votre-personnel-et-quelles-sont-les-exigences-legales\/"},"modified":"2026-10-01T05:10:56","modified_gmt":"2026-10-01T05:10:56","slug":"comment-gerer-le-temps-de-travail-et-les-presences-quelle-methode-convient-le-mieux-a-votre-personnel-et-quelles-sont-les-exigences-legales","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.applic8.com\/fr\/paie-mondiale\/comment-gerer-le-temps-de-travail-et-les-presences-quelle-methode-convient-le-mieux-a-votre-personnel-et-quelles-sont-les-exigences-legales\/","title":{"rendered":"Comment g\u00e9rer le temps de travail et les pr\u00e9sences : quelle m\u00e9thode convient le mieux \u00e0 votre personnel et quelles sont les exigences l\u00e9gales ?"},"content":{"rendered":"<p><strong>EN BREF :<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>La loi sur les normes du travail \u00e9quitables (Fair Labor Standards Act, FLSA) impose aux employeurs de tenir des registres pr\u00e9cis des heures travaill\u00e9es et des salaires vers\u00e9s pour tous les salari\u00e9s non exempt\u00e9s, mais n&rsquo;impose aucune m\u00e9thode sp\u00e9cifique de pointage, laissant ainsi le choix du syst\u00e8me \u00e0 l&#8217;employeur.<\/li>\n<li>Le minist\u00e8re du Travail estime que le vol salarial, souvent d\u00fb \u00e0 un enregistrement impr\u00e9cis des heures de travail, co\u00fbte aux salari\u00e9s am\u00e9ricains plus de 15 milliards de dollars par an, ce qui fait de l&rsquo;enregistrement pr\u00e9cis des heures de travail une obligation l\u00e9gale, financi\u00e8re et \u00e9thique.<\/li>\n<li>La plupart des employeurs ont le choix entre six m\u00e9thodes principales de suivi : les feuilles de pr\u00e9sence papier, les tableurs, les syst\u00e8mes de lecture de badges ou de cartes, les pointeuses biom\u00e9triques, les applications mobiles avec GPS et les logiciels de gestion des effectifs bas\u00e9s sur le cloud.<\/li>\n<li>Les pointeuses biom\u00e9triques mettent fin \u00e0 la pratique consistant pour un salari\u00e9 \u00e0 pointer \u00e0 la place d&rsquo;un autre, un probl\u00e8me qui co\u00fbte aux employeurs am\u00e9ricains environ 373 millions de dollars par an (American Payroll Association).<\/li>\n<li>Les obligations en mati\u00e8re de conservation des documents pr\u00e9vues par la FLSA imposent aux employeurs de conserver les registres de paie, y compris les donn\u00e9es relatives aux horaires et \u00e0 la pr\u00e9sence, pendant au moins trois ans, et les registres de temps pendant au moins deux ans.<\/li>\n<li>Le meilleur syst\u00e8me de gestion des temps et des pr\u00e9sences est celui qui s&rsquo;int\u00e8gre directement \u00e0 votre <a href=\"https:\/\/www.applic8.com\/fr\/as1-payroll-global\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">logiciel de paie<\/a>, ce qui r\u00e9duit la saisie manuelle des donn\u00e9es relatives aux heures travaill\u00e9es, l&rsquo;une des sources les plus courantes d&rsquo;erreurs de paie.<\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2 id=\"time_and_attendance_tracking\"><strong>Pourquoi un suivi pr\u00e9cis des horaires et des pr\u00e9sences est-il obligatoire d&rsquo;un point de vue juridique ?<\/strong><\/h2>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p style=\"font-weight: 400;\">Pour la plupart des employeurs am\u00e9ricains, l&rsquo;obligation d&rsquo;enregistrer avec pr\u00e9cision les heures de travail des salari\u00e9s n&rsquo;est pas facultative. La loi sur les normes du travail \u00e9quitables (Fair Labor Standards Act) fixe le salaire minimum f\u00e9d\u00e9ral et les r\u00e8gles relatives aux heures suppl\u00e9mentaires, qui ne peuvent \u00eatre calcul\u00e9s qu&rsquo;\u00e0 partir d&rsquo;enregistrements pr\u00e9cis des heures travaill\u00e9es. Tout employeur qui ne tient pas ces registres, ou dont les registres sous-estiment le nombre r\u00e9el d&rsquo;heures travaill\u00e9es, s&rsquo;expose \u00e0 des poursuites pour salaires impay\u00e9s, arri\u00e9r\u00e9s de salaire, dommages-int\u00e9r\u00eats \u00e9quivalents au montant impay\u00e9 et sanctions civiles.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3><strong>Que se passe-t-il lorsque les relev\u00e9s de temps et de pr\u00e9sence sont inexacts ?<\/strong><\/h3>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li>Erreurs relatives aux heures suppl\u00e9mentaires : en vertu de la loi FLSA, les salari\u00e9s non exempt\u00e9s qui travaillent plus de 40 heures par semaine ont droit \u00e0 une r\u00e9mun\u00e9ration \u00e9gale \u00e0 1,5 fois leur taux horaire normal pour chaque heure effectu\u00e9e au-del\u00e0 de 40 heures. Si le syst\u00e8me de pointage de l&#8217;employeur sous-estime ces heures, le sous-paiement constitue une infraction en mati\u00e8re de r\u00e9mun\u00e9ration, quelle que soit l&rsquo;intention.<\/li>\n<li>Risques li\u00e9s \u00e0 la l\u00e9gislation salariale des \u00c9tats : la plupart des \u00c9tats disposent de leurs propres lois en mati\u00e8re de salaires et d&rsquo;horaires de travail, qui offrent une protection au moins \u00e9quivalente \u00e0 celle de la FLSA et qui, dans de nombreux cas, sont plus strictes. La Californie, par exemple, impose le paiement d&rsquo;heures suppl\u00e9mentaires d\u00e8s que la dur\u00e9e de travail d\u00e9passe 8 heures au cours d&rsquo;une m\u00eame journ\u00e9e de travail, en plus du seuil f\u00e9d\u00e9ral de 40 heures hebdomadaires.<\/li>\n<li>Obligation de verser des arri\u00e9r\u00e9s de salaire : les salari\u00e9s qui peuvent prouver qu\u2019ils ont travaill\u00e9 plus d\u2019heures que celles enregistr\u00e9es ont droit \u00e0 des arri\u00e9r\u00e9s de salaire pouvant aller jusqu\u2019\u00e0 deux ans en vertu de la FLSA, ou jusqu\u2019\u00e0 trois ans si l\u2019infraction est intentionnelle.<\/li>\n<li>Dommages-int\u00e9r\u00eats forfaitaires : dans la plupart des affaires relatives \u00e0 la FLSA qui aboutissent \u00e0 une d\u00e9cision favorable, l&#8217;employeur est tenu de verser des dommages-int\u00e9r\u00eats forfaitaires d&rsquo;un montant \u00e9quivalent \u00e0 celui des salaires impay\u00e9s, ce qui revient \u00e0 doubler le montant total de sa responsabilit\u00e9.<\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2 id=\"six_main_methods\"><strong>Quelles sont les six principales m\u00e9thodes de suivi du temps de travail et des pr\u00e9sences ?<\/strong><\/h2>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p style=\"font-weight: 400;\">La m\u00e9thode choisie par un employeur pour <a href=\"https:\/\/www.applic8.com\/fr\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">g\u00e9rer le temps de travail et les pr\u00e9sences<\/a> d\u00e9pend de la taille de son effectif, du lieu de travail, du secteur d&rsquo;activit\u00e9 et du budget. Il n&rsquo;existe pas de m\u00e9thode universelle adapt\u00e9e \u00e0 tous les employeurs, mais chacune d&rsquo;entre elles r\u00e9pond \u00e0 un besoin pr\u00e9cis.<\/p>\n<div style=\"overflow-x: auto;\">\n<table style=\"font-weight: 400;\" width=\"1200px\">\n<tbody>\n<tr>\n<td width=\"624\">\n<p style=\"text-align: center;\"><strong>Comparaison de six m\u00e9thodes de suivi des heures et des pr\u00e9sences<\/strong><\/p>\n<p style=\"text-align: center;\"><em>Des feuilles de pr\u00e9sence papier aux logiciels dans le cloud : choisissez la solution la mieux adapt\u00e9e \u00e0 vos effectifs<\/em><\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td width=\"1200px\">\n<table width=\"1200px\">\n<tbody>\n<tr>\n<td width=\"101\">\ud83d\udcdd<\/p>\n<p><strong>Paper Timesheet<\/strong><\/p>\n<p><em>Lowest cost, highest manual effort<\/em><\/td>\n<td width=\"3\">\u25b6<\/td>\n<td width=\"101\">\ud83d\udcca<\/p>\n<p><strong>Spreadsheet<\/strong><\/p>\n<p><em>Flexible but not automated<\/em><\/td>\n<td width=\"3\">\u25b6<\/td>\n<td width=\"101\">\ud83d\udc46<\/p>\n<p><strong>Biometric Clock<\/strong><\/p>\n<p><em>Fingerprint or face; no buddy punching<\/em><\/td>\n<td width=\"3\">\u25b6<\/td>\n<td width=\"101\">\ud83d\udcf1<\/p>\n<p><strong>Mobile App<\/strong><\/p>\n<p><em>GPS check-in for field workers<\/em><\/td>\n<td width=\"3\">\u25b6<\/td>\n<td width=\"101\">\ud83d\udd16<\/p>\n<p><strong>Badge Swipe<\/strong><\/p>\n<p><em>Fast entry; pairs with door access<\/em><\/td>\n<td width=\"3\">\u25b6<\/td>\n<td width=\"101\">\u2601\ufe0f<\/p>\n<p><strong>Cloud Software<\/strong><\/p>\n<p><em>Real-time data; payroll integration<\/em><\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<div style=\"overflow-x: auto;\">\n<table style=\"font-weight: 400;\" width=\"1200px\">\n<tbody>\n<tr>\n<td width=\"133\"><strong>Method<\/strong><\/td>\n<td width=\"156\"><strong>Best For<\/strong><\/td>\n<td width=\"156\"><strong>Key Benefit<\/strong><\/td>\n<td width=\"179\"><strong>Key Limitation<\/strong><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td width=\"133\">Paper timesheets<\/td>\n<td width=\"156\">Very small teams with simple schedules<\/td>\n<td width=\"156\">Zero cost; no technology required<\/td>\n<td width=\"179\">Manual entry errors; easy to falsify; no real-time data<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td width=\"133\">Spreadsheet tracking<\/td>\n<td width=\"156\">Small businesses already using office software<\/td>\n<td width=\"156\">Flexible; customizable; low cost<\/td>\n<td width=\"179\">No automation; version control problems; time-consuming for large teams<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td width=\"133\">Biometric time clock<\/td>\n<td width=\"156\">Hourly workers; manufacturing; healthcare<\/td>\n<td width=\"156\">Eliminates buddy punching; highly accurate<\/td>\n<td width=\"179\">Higher upfront hardware cost; privacy considerations vary by state<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td width=\"133\">Mobile app with GPS<\/td>\n<td width=\"156\">Field workers; construction; delivery<\/td>\n<td width=\"156\">Real-time location verification; works anywhere<\/td>\n<td width=\"179\">Requires employee smartphones; mobile data dependency<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td width=\"133\">Badge or card swipe<\/td>\n<td width=\"156\">Office environments; retail; hospitality<\/td>\n<td width=\"156\">Fast to use; integrates with access control systems<\/td>\n<td width=\"179\">Cards can be lost or shared; no biometric verification<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td width=\"133\">Cloud-based software with self-service<\/td>\n<td width=\"156\">Remote, hybrid, and distributed teams<\/td>\n<td width=\"156\">Access from any device; integrates directly with payroll<\/td>\n<td width=\"179\">Requires reliable internet; relies on employee honesty for remote entry<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n<p style=\"font-weight: 400;\"><em>Remarque : le choix de la m\u00e9thode doit tenir compte des lois \u00e9tatiques applicables en mati\u00e8re de protection de la vie priv\u00e9e dans le domaine biom\u00e9trique (<a href=\"https:\/\/en.wikipedia.org\/wiki\/Biometric_Information_Privacy_Act\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">BIPA de l&rsquo;Illinois<\/a>, Texas, Washington et autres) avant le d\u00e9ploiement de syst\u00e8mes de reconnaissance d&#8217;empreintes digitales ou faciale. Il est recommand\u00e9 de consulter un conseiller juridique avant de mettre en \u0153uvre un syst\u00e8me de suivi biom\u00e9trique dans n&rsquo;importe quel \u00c9tat.<\/em><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2 id=\"federal_law\"><strong>Quelles sont les informations que la loi f\u00e9d\u00e9rale oblige les employeurs \u00e0 consigner ?<\/strong><\/h2>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p style=\"font-weight: 400;\">La FLSA n&rsquo;impose pas aux employeurs la mani\u00e8re dont ils doivent enregistrer les heures de travail, mais elle pr\u00e9cise exactement quelles informations doivent \u00eatre consign\u00e9es et pendant combien de temps elles doivent \u00eatre conserv\u00e9es. Le non-respect de l&rsquo;obligation de conserver les registres requis fait peser la charge de la preuve sur l&#8217;employeur en cas de litige salarial, ce qui constitue un d\u00e9savantage juridique consid\u00e9rable.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3><strong>Quelles informations sp\u00e9cifiques les employeurs soumis \u00e0 la FLSA doivent-ils consigner concernant les salari\u00e9s non exempt\u00e9s ?<\/strong><\/h3>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li>Nom complet et num\u00e9ro de S\u00e9curit\u00e9 sociale du salari\u00e9.<\/li>\n<li>Adresse, code postal compris.<\/li>\n<li>Date de naissance, si vous avez moins de 19 ans.<\/li>\n<li>Sexe et profession.<\/li>\n<li>L&rsquo;heure et le jour de la semaine auxquels commence la semaine de travail de chaque salari\u00e9.<\/li>\n<li>Nombre d&rsquo;heures travaill\u00e9es par jour ouvr\u00e9 et nombre total d&rsquo;heures travaill\u00e9es par semaine de travail.<\/li>\n<li>Mode de r\u00e9mun\u00e9ration (par exemple, taux horaire, salaire hebdomadaire ou r\u00e9mun\u00e9ration \u00e0 la pi\u00e8ce).<\/li>\n<li>Taux horaire normal pour toute semaine au cours de laquelle des heures suppl\u00e9mentaires sont effectu\u00e9es.<\/li>\n<li>R\u00e9mun\u00e9ration totale journali\u00e8re ou hebdomadaire au taux normal.<\/li>\n<li>R\u00e9mun\u00e9ration totale des heures suppl\u00e9mentaires pour chaque semaine de travail.<\/li>\n<li>Toutes les majorations ou retenues sur le salaire du salari\u00e9.<\/li>\n<li>Montant total des salaires vers\u00e9s \u00e0 chaque p\u00e9riode de paie.<\/li>\n<li>Date de paiement et p\u00e9riode de paie concern\u00e9e.<\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3><strong>Pendant combien de temps faut-il conserver les registres de pr\u00e9sence et de temps de travail ?<\/strong><\/h3>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li>Registres de paie et conventions collectives : conservation pendant au moins trois ans, conform\u00e9ment \u00e0 la partie 516 du titre 29 du CFR.<\/li>\n<li>Fiches de pr\u00e9sence, plannings de travail, registres des commandes, des exp\u00e9ditions et de la facturation : au moins deux ans.<\/li>\n<li>Plusieurs \u00c9tats imposent des d\u00e9lais de conservation plus longs ; veillez \u00e0 toujours v\u00e9rifier la l\u00e9gislation applicable au niveau de l&rsquo;\u00c9tat, en plus des d\u00e9lais minimaux fix\u00e9s au niveau f\u00e9d\u00e9ral.<\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2 id=\"buddy_punching\"><strong>Qu&rsquo;est-ce que le \u00ab buddy punching \u00bb et comment l&rsquo;\u00e9viter ?<\/strong><\/h2>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p style=\"font-weight: 400;\">On parle de \u00ab buddy punching \u00bb lorsqu&rsquo;un salari\u00e9 pointe \u00e0 l&rsquo;arriv\u00e9e ou au d\u00e9part \u00e0 la place d&rsquo;un coll\u00e8gue qui n&rsquo;est pas r\u00e9ellement pr\u00e9sent, ce qui gonfle le nombre d&rsquo;heures enregistr\u00e9es et donne lieu \u00e0 des relev\u00e9s de paie frauduleux. L&rsquo;American Payroll Association estime que ce ph\u00e9nom\u00e8ne co\u00fbte aux employeurs am\u00e9ricains environ 373 millions de dollars par an.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3><strong>Quelles sont les m\u00e9thodes de pointage les plus efficaces pour emp\u00eacher le \u00ab buddy punching \u00bb ?<\/strong><\/h3>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li>Pointeuses biom\u00e9triques : les syst\u00e8mes de reconnaissance d&#8217;empreintes digitales, de g\u00e9om\u00e9trie de la main ou faciale associent la pointage \u00e0 une caract\u00e9ristique physique unique qui ne peut \u00eatre ni partag\u00e9e ni reproduite. Il s&rsquo;agit des technologies les plus efficaces actuellement disponibles pour lutter contre le \u00ab pointage par procuration \u00bb.<\/li>\n<li>Pointage GPS via mobile : le fait d&rsquo;exiger des salari\u00e9s qu&rsquo;ils pointent via une application mobile qui enregistre leur position GPS au moment de leur arriv\u00e9e permet de disposer d&rsquo;une preuve v\u00e9rifiable attestant que le salari\u00e9 se trouvait bien sur le bon chantier.<\/li>\n<li>Prise de photo lors de l&rsquo;enregistrement de l&rsquo;arriv\u00e9e : certains syst\u00e8mes de gestion des temps et des pr\u00e9sences prennent une photo du salari\u00e9 au moment de son arriv\u00e9e et l&rsquo;enregistrent avec la fiche de pr\u00e9sence, cr\u00e9ant ainsi une trace visuelle que les responsables peuvent consulter.<\/li>\n<li>Geofencing: cloud-based systems can be configured to only accept clock-in entries from employees within a defined geographic radius of their assigned work location, rejecting entries submitted from outside that boundary.<\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3><strong>IMPORTANT : CONFORMIT\u00c9 \u00c0 LA LOI \u00c9TATIQUE SUR LA PROTECTION DES DONN\u00c9ES BIOM\u00c9TRIQUES<\/strong><\/h3>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li>Loi de l&rsquo;Illinois sur la protection des donn\u00e9es biom\u00e9triques (BIPA) : elle impose l&rsquo;obtention d&rsquo;un consentement \u00e9crit et la publication d&rsquo;une politique de conservation des donn\u00e9es, et interdit la vente de donn\u00e9es biom\u00e9triques. Elle pr\u00e9voit un droit d&rsquo;action priv\u00e9 assorti de dommages-int\u00e9r\u00eats forfaitaires compris entre 1 000 et 5 000 dollars par infraction.<\/li>\n<li>Texas et Washington : exigent le consentement \u00e9clair\u00e9 avant tout recueil d&rsquo;identifiants biom\u00e9triques ; interdisent la vente sans consentement.<\/li>\n<li>Autres \u00c9tats : la l\u00e9gislation relative \u00e0 la protection de la vie priv\u00e9e en mati\u00e8re de donn\u00e9es biom\u00e9triques conna\u00eet une expansion rapide. Veillez \u00e0 toujours v\u00e9rifier les exigences en vigueur dans chaque \u00c9tat o\u00f9 des pointeuses biom\u00e9triques seront mises en place avant leur d\u00e9ploiement.<\/li>\n<li>Mesure pratique : obtenir un formulaire de consentement \u00e9crit et sign\u00e9 de la part de chaque salari\u00e9 avant de l&rsquo;inscrire \u00e0 un syst\u00e8me biom\u00e9trique de pointage, quel que soit l&rsquo;\u00c9tat dans lequel il travaille.<\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2 id=\"connect_to_payroll\"><strong>Quel est le lien entre le suivi des heures de travail et la paie ?<\/strong><\/h2>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p style=\"font-weight: 400;\">Les donn\u00e9es relatives au temps de travail et \u00e0 la pr\u00e9sence constituent la principale source d&rsquo;informations pour tous les calculs de paie des salari\u00e9s r\u00e9mun\u00e9r\u00e9s \u00e0 l&rsquo;heure et non exempt\u00e9s. L&rsquo;exactitude de ces donn\u00e9es d\u00e9termine directement si les salari\u00e9s sont r\u00e9mun\u00e9r\u00e9s correctement, si les heures suppl\u00e9mentaires sont calcul\u00e9es de mani\u00e8re ad\u00e9quate et si l&#8217;employeur respecte ses obligations au titre de la FLSA.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3><strong>Quelles sont les erreurs les plus courantes qui surviennent lorsque la gestion des temps et des pr\u00e9sences n&rsquo;est pas int\u00e9gr\u00e9e \u00e0 la paie ?<\/strong><\/h3>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li>Erreurs li\u00e9es \u00e0 la saisie manuelle : lorsque les heures sont enregistr\u00e9es dans un syst\u00e8me puis saisies manuellement dans un logiciel de paie, les erreurs de transcription sont in\u00e9vitables \u00e0 grande \u00e9chelle. Une simple erreur d&rsquo;un chiffre lors du transfert d&rsquo;une feuille de temps peut entra\u00eener un trop-per\u00e7u, un moins-per\u00e7u ou une erreur de calcul des heures suppl\u00e9mentaires.<\/li>\n<li>Erreurs d&rsquo;arrondi : la FLSA autorise les employeurs \u00e0 arrondir les relev\u00e9s de temps \u00e0 la demi-heure, au dixi\u00e8me d&rsquo;heure ou au quart d&rsquo;heure le plus proche, \u00e0 condition que cette politique d&rsquo;arrondi ne d\u00e9savantage pas syst\u00e9matiquement les salari\u00e9s au fil du temps. L&rsquo;arrondi manuel est bien plus susceptible d&rsquo;entra\u00eener un biais syst\u00e9matique que l&rsquo;arrondi automatis\u00e9 dans un syst\u00e8me connect\u00e9.<\/li>\n<li>Signalements d&rsquo;heures suppl\u00e9mentaires manqu\u00e9s : lorsque les donn\u00e9es de temps ne sont pas transmises directement et en temps r\u00e9el au syst\u00e8me de paie, les seuils d&rsquo;heures suppl\u00e9mentaires peuvent ne pas \u00eatre signal\u00e9s avant que le cycle de paie ait \u00e9t\u00e9 valid\u00e9, ce qui n\u00e9cessite des corrections co\u00fbteuses.<\/li>\n<li>Rapprochement des absences et des cong\u00e9s : les cong\u00e9s pay\u00e9s, les arr\u00eats maladie et les indemnit\u00e9s de cong\u00e9s pay\u00e9s doivent \u00eatre rapproch\u00e9s des relev\u00e9s de pr\u00e9sence r\u00e9els afin d&rsquo;\u00e9viter tout double comptage ou toute sous-r\u00e9mun\u00e9ration. Le rapprochement manuel entre diff\u00e9rents syst\u00e8mes est l&rsquo;une des t\u00e2ches les plus chronophages et les plus sujettes aux erreurs dans le domaine de la paie.<\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3><strong>COMMENT UN SYST\u00c8ME INT\u00c9GR\u00c9 DE GESTION DU TEMPS ET DES PR\u00c9SENCES \u00c9LIMINE CES ERREURS<\/strong><\/h3>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li>Les heures sont transmises directement depuis le syst\u00e8me de gestion du temps vers le moteur de calcul de la paie, sans qu&rsquo;il soit n\u00e9cessaire de les saisir \u00e0 nouveau manuellement.<\/li>\n<li>Les alertes relatives au seuil d&rsquo;heures suppl\u00e9mentaires s&rsquo;affichent en temps r\u00e9el pendant la semaine de travail, ce qui permet aux responsables d&rsquo;intervenir avant que des heures suppl\u00e9mentaires non autoris\u00e9es ne s&rsquo;accumulent.<\/li>\n<li>Les r\u00e8gles d&rsquo;arrondi sont appliqu\u00e9es de mani\u00e8re coh\u00e9rente et automatique, conform\u00e9ment \u00e0 la politique d\u00e9finie par l&#8217;employeur, et chaque ajustement fait l&rsquo;objet d&rsquo;une piste d&rsquo;audit.<\/li>\n<li>Les soldes de cong\u00e9s approuv\u00e9s sont d\u00e9duits automatiquement des comptes de cumul et rapproch\u00e9s des relev\u00e9s de temps sans qu&rsquo;il soit n\u00e9cessaire d&rsquo;effectuer une op\u00e9ration manuelle distincte.<\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2 id=\"choose_the_right_time_and_attendance_system\"><strong>Comment choisir le bon syst\u00e8me de gestion des temps et des pr\u00e9sences ?<\/strong><\/h2>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p style=\"font-weight: 400;\">Le choix d&rsquo;un syst\u00e8me de gestion des temps et des pr\u00e9sences est une d\u00e9cision qui aura une incidence sur chaque cycle de paie, sur le flux de travail quotidien de chaque responsable et sur votre capacit\u00e9 \u00e0 vous d\u00e9fendre juridiquement en cas de future r\u00e9clamation salariale. Les crit\u00e8res ci-dessous abordent les aspects les plus importants pour la plupart des employeurs.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3><strong>Quels sont les facteurs qui devraient guider la d\u00e9cision de s\u00e9lection ?<\/strong><\/h3>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li>Type de personnel : les employ\u00e9s de bureau et les t\u00e9l\u00e9travailleurs sont bien servis par des syst\u00e8mes en libre-service bas\u00e9s sur le cloud ; les salari\u00e9s pay\u00e9s \u00e0 l&rsquo;heure travaillant sur des sites fixes tirent parti des pointeuses physiques ; les travailleurs sur le terrain ont besoin de solutions GPS mobiles.<\/li>\n<li>Int\u00e9gration du syst\u00e8me de paie : assurez-vous que le syst\u00e8me de gestion des temps et des pr\u00e9sences dispose d&rsquo;une int\u00e9gration native avec votre plateforme de paie, et non pas simplement d&rsquo;un transfert de fichiers par exportation-importation. Une int\u00e9gration native garantit un flux de donn\u00e9es en temps r\u00e9el et r\u00e9duit le nombre d&rsquo;\u00e9tapes manuelles.<\/li>\n<li>Risque de \u00ab buddy punching \u00bb : si ce ph\u00e9nom\u00e8ne constitue un probl\u00e8me dans votre environnement, un syst\u00e8me biom\u00e9trique s&rsquo;av\u00e8re nettement plus efficace que la lecture d&rsquo;une carte magn\u00e9tique ou la saisie d&rsquo;un code PIN, sous r\u00e9serve du respect de la l\u00e9gislation r\u00e9gionale en mati\u00e8re de protection de la vie priv\u00e9e.<\/li>\n<li>Visibilit\u00e9 sur les heures suppl\u00e9mentaires : le syst\u00e8me doit signaler les risques li\u00e9s aux heures suppl\u00e9mentaires en temps r\u00e9el tout au long de la semaine de travail, et pas seulement apr\u00e8s la cl\u00f4ture de la p\u00e9riode de paie.<\/li>\n<li>Accessibilit\u00e9 mobile : les responsables doivent pouvoir consulter et valider les feuilles de temps depuis un smartphone sans avoir \u00e0 se connecter \u00e0 un syst\u00e8me sur ordinateur de bureau.<\/li>\n<li>Qualit\u00e9 de la piste d&rsquo;audit : chaque pointage d&rsquo;arriv\u00e9e, de d\u00e9part, modification et validation doit \u00eatre consign\u00e9 avec un horodatage et l&rsquo;identit\u00e9 de l&rsquo;utilisateur \u00e0 l&rsquo;origine de la modification, afin de constituer un dossier solide en cas de r\u00e9clamation salariale future ou de contr\u00f4le du minist\u00e8re du Travail.<\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2 id=\"key_points\"><strong>Points cl\u00e9s<\/strong><\/h2>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li>Obligation de tenue de registres pr\u00e9vue par la FLSA : La FLSA impose aux employeurs de tenir des registres pr\u00e9cis des heures travaill\u00e9es par tous les salari\u00e9s non exempt\u00e9s. Aucune m\u00e9thode de suivi sp\u00e9cifique n&rsquo;est impos\u00e9e, mais les registres doivent \u00eatre exacts et conserv\u00e9s pendant la dur\u00e9e requise.<\/li>\n<li>D\u00e9lais de conservation : les registres de paie doivent \u00eatre conserv\u00e9s pendant au moins 3 ans, tandis que les fiches de pr\u00e9sence et les pi\u00e8ces justificatives doivent g\u00e9n\u00e9ralement \u00eatre conserv\u00e9es pendant au moins 2 ans, conform\u00e9ment \u00e0 la partie 516 du titre 29 du CFR. Certains \u00c9tats imposent des d\u00e9lais de conservation plus longs.<\/li>\n<li>Ampleur du vol salarial : Le minist\u00e8re du Travail estime que le vol salarial co\u00fbte aux travailleurs am\u00e9ricains plus de 15 milliards de dollars par an. L&rsquo;inexactitude des relev\u00e9s d&rsquo;heures en est l&rsquo;une des causes.<\/li>\n<li>Co\u00fbt du \u00ab buddy punching \u00bb : le \u00ab buddy punching \u00bb co\u00fbte aux employeurs am\u00e9ricains environ 373 millions de dollars par an (APA). Les pointeuses biom\u00e9triques peuvent contribuer \u00e0 pr\u00e9venir ce ph\u00e9nom\u00e8ne, mais leur utilisation n\u00e9cessite le respect des lois r\u00e9gionales applicables et des exigences en mati\u00e8re de consentement.<\/li>\n<li>Responsabilit\u00e9 en mati\u00e8re d&rsquo;heures suppl\u00e9mentaires : en vertu de la loi FLSA, les salari\u00e9s non exempt\u00e9s ont g\u00e9n\u00e9ralement droit \u00e0 une r\u00e9mun\u00e9ration \u00e9quivalente \u00e0 5 fois leur taux horaire normal pour les heures travaill\u00e9es au-del\u00e0 de 40 heures par semaine. Le sous-comptage des heures peut entra\u00eener une obligation de verser des arri\u00e9r\u00e9s de salaire et, \u00e9ventuellement, des dommages-int\u00e9r\u00eats forfaitaires.<\/li>\n<li>L&rsquo;int\u00e9gration est essentielle : la saisie manuelle des donn\u00e9es de temps dans le syst\u00e8me de paie peut entra\u00eener des erreurs de paie. L&rsquo;int\u00e9gration directe d&rsquo;un logiciel de gestion des temps et des pr\u00e9sences au syst\u00e8me de paie permet de r\u00e9duire ces erreurs.<\/li>\n<li>L\u00e9gislations des \u00c9tats en mati\u00e8re de donn\u00e9es biom\u00e9triques : Certains \u00c9tats, dont l&rsquo;Illinois, ont adopt\u00e9 des lois r\u00e9gissant la collecte et l&rsquo;utilisation des donn\u00e9es biom\u00e9triques. Les employeurs qui utilisent des pointeuses biom\u00e9triques doivent obtenir le consentement requis et se conformer aux exigences applicables de l&rsquo;\u00c9tat.<\/li>\n<li>Alertes en temps r\u00e9el sur les heures suppl\u00e9mentaires : des syst\u00e8mes de gestion des temps et des pr\u00e9sences efficaces peuvent signaler les risques d&rsquo;heures suppl\u00e9mentaires au cours de la semaine de travail, ce qui permet aux responsables de rem\u00e9dier aux heures excessives avant la cl\u00f4ture de la p\u00e9riode de paie.<\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2 id=\"external_sources\"><strong>Sources externes d&rsquo;autorit\u00e9<\/strong><\/h2>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p style=\"font-weight: 400;\"><strong>Tous les faits, statistiques et r\u00e9f\u00e9rences juridiques figurant dans cet article proviennent des sources suivantes. Cliquez sur chaque lien pour acc\u00e9der \u00e0 la publication originale.<\/strong><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Minist\u00e8re am\u00e9ricain du Travail, Conseiller sur la loi relative aux normes \u00e9quitables du travail <\/strong>(Fair Labor Standards Act) <a href=\"https:\/\/www.dol.gov\/agencies\/whd\/flsa\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">https:\/\/www.dol.gov\/agencies\/whd\/flsa<\/a> : dispositions de la FLSA relatives aux heures suppl\u00e9mentaires (1,5 fois le taux horaire normal pour les heures d\u00e9passant 40 par semaine), obligations en mati\u00e8re de tenue des registres (29 CFR, partie 516), contr\u00f4le du respect de la l\u00e9gislation sur les salaires et les horaires de travail, et dispositions relatives aux arri\u00e9r\u00e9s de salaire et aux dommages-int\u00e9r\u00eats forfaitaires.<\/li>\n<li><strong>Minist\u00e8re am\u00e9ricain du Travail, Division des salaires et des horaires de travail, Obligations en mati\u00e8re de tenue des registres<\/strong> <a href=\"https:\/\/www.dol.gov\/agencies\/whd\/fact-sheets\/21-flsa-recordkeeping\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">https:\/\/www.dol.gov\/agencies\/whd\/fact-sheets\/21-flsa-recordkeeping<\/a> : liste d\u00e9taill\u00e9e des informations que les employeurs doivent consigner pour les salari\u00e9s non exempt\u00e9s ; dur\u00e9es de conservation (registres de paie : trois ans ; registres de pr\u00e9sence : deux ans).<\/li>\n<li><strong>American Payroll Association (APA) <a href=\"https:\/\/www.americanpayroll.org\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><strong>https:\/\/www.americanpayroll.org <\/strong><\/a>: estimation selon laquelle la \u00ab pointeuse par procuration \u00bb co\u00fbte aux employeurs am\u00e9ricains environ 373 millions de dollars par an ; bonnes pratiques en mati\u00e8re de conformit\u00e9 aux r\u00e8gles de gestion du temps et des pr\u00e9sences.<\/strong><\/li>\n<li><strong>Minist\u00e8re am\u00e9ricain du Travail, statistiques sur le vol salarial<\/strong> <a href=\"https:\/\/www.dol.gov\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">https:\/\/www.dol.gov<\/a> : On estime que le vol salarial co\u00fbte aux travailleurs am\u00e9ricains plus de 15 milliards de dollars par an, y compris les pertes imputables \u00e0 un enregistrement impr\u00e9cis des heures de travail.<\/li>\n<li><strong>Loi de l&rsquo;Illinois sur la protection des donn\u00e9es biom\u00e9triques (BIPA), 740 ILCS 14<\/strong> <a href=\"https:\/\/www.ilga.gov\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">https:\/\/www.ilga.gov<\/a> : obligations relatives au consentement \u00e9crit, \u00e0 la politique de conservation des donn\u00e9es et \u00e0 l&rsquo;interdiction de vendre des donn\u00e9es biom\u00e9triques ; dommages-int\u00e9r\u00eats forfaitaires compris entre 1 000 et 5 000 dollars par infraction.<\/li>\n<li><strong>Society for Human Resource Management (SHRM), Guide des syst\u00e8mes de gestion des temps et des pr\u00e9sences<\/strong> <a href=\"https:\/\/www.shrm.org\/\">https:\/\/www.shrm.org<\/a> : r\u00e9f\u00e9rences technologiques en mati\u00e8re de gestion des effectifs, bonnes pratiques d&rsquo;int\u00e9gration et crit\u00e8res de s\u00e9lection des syst\u00e8mes de gestion des temps et des pr\u00e9sences.<\/li>\n<li><strong>Internal Revenue Service (IRS)<\/strong>, Guide fiscal \u00e0 l&rsquo;intention des employeurs (Publication 15) <a href=\"https:\/\/www.irs.gov\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">https:\/\/www.irs.gov<\/a> : obligations f\u00e9d\u00e9rales en mati\u00e8re de tenue des registres de paie li\u00e9es aux relev\u00e9s de temps et de pr\u00e9sence, y compris le calcul des retenues \u00e0 la source en fonction des heures travaill\u00e9es.<\/li>\n<\/ul>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>EN BREF : La loi sur les normes du travail \u00e9quitables (Fair Labor Standards 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